Pour les PME, dont le responsable financier est en général relativement accessible, il existe de nombreuses solutions, proposées par des banques ou des jeunes pousses, qui permettent à celui-ci de fournir des cartes à la demande, adossées à un compte bancaire de la société, aux employés ayant un besoin ponctuel. Naturellement, ce genre de mécanisme centralisé (même si des délégations sont parfois possibles) est beaucoup moins adapté quand les requêtes peuvent émaner de milliers de personnes.
Dans l'approche de BMO, ce sont les managers possédant une carte physique qui prennent la responsabilité directe de partager cette dernière avec les membres de leur équipe. Ils disposent pour ce faire d'une application dans laquelle il leur suffit d'indiquer l'adresse de messagerie du bénéficiaire, la date d'expiration souhaitée et le plafond applicable pour créer une carte virtuelle dont les transactions sont imputés sur leur compte, avec les classiques fonctions d'intégration de justificatifs et de réconciliation.
Dans sa version du logiciel, le destinataire a accès aux informations nécessaires pour régler des achats en ligne et il peut ajouter la carte reçue à son porte-monnaie mobile, Google Pay ou Apple Pay, pour les dépenses dans des commerces en dur (boutiques mais aussi taxis, hôtels… lors de déplacements professionnels). Soulignons également l'existence de deux variantes, l'une pour les « invités » (par exemple des travailleurs occasionnels) et l'autre à rechargement automatique pour une utilisation récurrente.
Des options supplémentaires ajoutent encore à la polyvalence du système. D'une part, le porteur a la capacité, à tout moment, d'annuler une des cartes qu'il a émises. D'autre part, les allocataires sont en mesure de solliciter une mise à jour de leur support, notamment pour un relèvement du montant autorisé. Toutes ces interactions se déroulent dans l'application (en complément, probablement, d'une défense orale de ses arguments par le demandeur) et les changements sont (évidemment) instantanés.
La gestion des achats professionnels est souvent un pire cauchemar dans les grands groupes que dans les petites entreprises. Les instruments de paiement « officiels » ne sont normalement attribués qu'à des personnes ayant atteint un certain niveau dans la hiérarchie et toutes celles qui n'en bénéficient pas doivent se contenter des traditionnelles procédures manuelles de remboursement (lourdes, coûteuses et sources d'erreur)… à moins que leur chef ne leur prête sa carte, avec les risques associés. BMO apporte enfin ure réponse à cette problématique, au profit de l'efficacité et de la simplicité.