Photo: RNZ / Nick Monro
Le ministère de la Conservation a bâclé sa gestion d’un projet de financement informatique de 25 millions de dollars.
Il a déclaré qu’il l’avait toujours livré dans les limites du budget, mais qu’il avait dû mettre en place un nouveau programme de travail pour résoudre les problèmes fondamentaux.
Le DOC a entrepris de grands changements dans son système d’information sur la gestion financière à la fin de 2020.
Il a été mis en ligne l’année dernière sans tests appropriés ni formation du personnel, déclenchant plusieurs examens internes et un externe.
“Il y a eu de nombreux défauts de gestion dans la livraison de ce projet”, a déclaré l’examen externe, communiqué à RNZ dans le cadre de l’OIA.
La supervision du projet et le contrôle de la qualité faisaient particulièrement défaut.
Le DOC était exposé à des risques indus, a montré l’examen.
“Il y a … des anecdotes selon lesquelles du code a été mis en production lors de la mise en production qui n’a jamais été examiné ou testé et que cette situation existe toujours.”
Certains membres du personnel ont déclaré aux évaluateurs que l’équipe du projet “avait refusé d’écouter” l’aspect commercial du DOC, mais d’autres, au contraire, ont déclaré que l’équipe n’était “pas autorisée” à s’engager de cette manière.
“Cela devrait être étudié par le groupe de gouvernance actuel et la situation doit être traitée si une déconnexion entre le travail de projet actuel et l’entreprise est identifiée.”
Le calendrier du projet n’était pas clair et le personnel n’a pas reçu de formation adéquate, a révélé l’examen.
Mais tout cela était masqué par des communications en rose.
“Il y avait une réticence perçue pour le projet à communiquer honnêtement sur où en sont les choses, préférant se concentrer uniquement sur les messages positifs.”
Les communications sont revenues au jargon technique, déroutant les utilisateurs.
“Les dirigeants se sentaient incapables de transmettre des messages car ils étaient mal équipés pour expliquer si des questions étaient posées par leur personnel.”
Près de 90% du budget du projet – fixé à 21,5 millions de dollars mais ensuite porté à 25,7 millions de dollars – est allé à des entrepreneurs et consultants externes.
Un porte-parole a déclaré que 21,5 millions de dollars du budget approuvé avaient été dépensés jusqu’à la mise en service du système, et les 4,2 millions de dollars supplémentaires depuis lors.
Les défaillances ont entraîné des coûts inattendus pour le DOC.
Il avait mis en place un « nouveau programme de travail pour remédier aux problèmes fondamentaux », mis en place une structure de gouvernance et « embauché une équipe dédiée à la mise en œuvre du programme », a-t-il déclaré à RNZ cette semaine.
Le ministère fait face à une réduction de 20% de son budget global d’ici 2026, passant d’environ 900 millions de dollars à 700 millions de dollars, a indiqué un briefing ministériel plus tôt cette année.
Pour le projet de financement, trois des neuf approches de gestion n’étaient pas assez bonnes, et deux étaient encore pires – “inadaptées à l’objectif”.
La gouvernance au sommet pour piloter le projet était particulièrement faible, changeant trois fois au fur et à mesure que les choses avançaient.
Il est passé d’être supervisé par “un grand groupe inefficace” à n’avoir “aucun groupe de gouvernance formel” pendant six mois, puis a subi un autre grand changement trois semaines seulement avant d’être mis en ligne.
“Les raisons… de la mauvaise performance de la gouvernance comprenaient la charge de travail excessive des dirigeants, l’inexpérience des dirigeants… les agendas personnels détournant les priorités du groupe de gouvernance et d’autres activités au DOC distrayant les dirigeants… (par exemple, une restructuration de l’organisation).”
Il manquait un enregistrement des décisions clés et il n’existait pas de plan de gestion de projet généralement vital.
“Un calendrier détaillé n’a jamais été partagé avec les membres de l’équipe.”
Les tentatives de formation du personnel du DOC à l’utilisation du nouveau système à l’aide de modules en ligne n’ont pas bien fonctionné et la formation en personne est arrivée “trop tard”. Les personnes qui ne connaissaient pas l’informatique ont eu du mal.
Aucun test utilisateur n’a été effectué avant de pousser – “un écart significatif par rapport à la pratique standard de l’industrie pour un projet de cette nature”.
À travers tout cela, les problèmes ont été masqués par des communications roses, alors que parler franchement aurait été préférable, a-t-il déclaré.
Quatre des neuf formes de gestion se sont bien déroulées : des finances, des avantages, des risques et des ressources en personnel – bien que les pressions de Covid-19 et la longue durée du projet “aient vu certains membres travailler des heures excessives”.
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