Par Jeannie Rüsch.
Toutes nos félicitations! Après un processus de recherche assidu, vous avez trouvé la solution technologique qui répondra à plusieurs ou à la plupart des besoins de votre cabinet comptable ; cependant, ce n’est que la première partie du processus. Maintenant que vous avez identifié la bonne solution, il est temps de la mettre en œuvre. L’adoption de nouvelles technologies comporte ses propres défis, mais avec la bonne stratégie, vous pouvez rendre cette partie du processus un peu plus fluide.
Un défi commun
Lors d’un récent webinaire pour les comptables sur le démarrage d’une pratique CAS avec l’automatisation du paiement des factures, les participants ont été interrogés sur les principaux obstacles à l’introduction de nouvelles technologies dans leur entreprise. Il y avait un consensus sur le fait que le plus grand obstacle était d’obtenir l’adhésion de toutes les parties, et cela englobait la direction et le personnel du cabinet ainsi que les clients. Cela reflète ce que nous avons vu dans les récentes recherches de Bill.com, montrant que le défi est assez courant dans tous les domaines. Cela devrait soulager toute entreprise inquiète que cela lui soit propre, car un défi partagé et commun signifie un intérêt partagé pour une solution.
Alignement du leadership dans votre entreprise
Obtenir l’adhésion des dirigeants est une étape cruciale de toute mise en œuvre technologique. Vous avez besoin d’un sponsor exécutif pour aider à faire passer ce changement – et plus votre entreprise est grande, plus ce sponsor est important. Cependant, il est probable que votre équipe de direction ne sera pas les utilisateurs quotidiens de cette technologie, donc la clé ici sera de montrer comment l’adoption de nouvelles technologies améliorera les résultats de votre entreprise. Soyez prêt à démontrer quels processus seront améliorés et comment cela profitera à l’entreprise. Cela pourrait inclure :
- Gain de temps et de ressources grâce à une efficacité accrue
- Réduction des erreurs une fois les processus manuels automatisés
- Rapports plus précis et/ou opportuns
De plus, assurez-vous de mettre en évidence toutes les nouvelles sources de revenus qui pourraient résulter de la mise en œuvre de nouvelles technologies. Par exemple, si les employés peuvent se concentrer sur un travail à plus grande valeur ou ont plus de temps pour se perfectionner, cela permet-il à l’entreprise d’offrir de nouveaux services ? Il est également utile de reconnaître comment le passage de tâches subalternes à une charge de travail plus épanouissante pourrait avoir un impact positif sur les efforts de rétention et de recrutement des talents de votre entreprise.
L’alignement du leadership n’est pas seulement un obstacle pour les cabinets comptables, c’est aussi un point sensible pour vos clients. Dans une enquête que Bill.com a récemment menée avec Wakefield, 34 % des personnes interrogées – dans ce cas, les directeurs financiers, les vice-présidents des finances et les contrôleurs – ont indiqué que le leadership ne réalisait pas l’investissement nécessaire comme un problème technologique.
Garantir la compréhension et le soutien du personnel
La meilleure façon d’impliquer votre personnel dans une adoption technologique planifiée est d’intégrer les principes d’une solide approche de gestion du changement. Commencez par créer un plan détaillé pour introduire cette nouvelle technologie et la déployer dans votre entreprise. Cela devrait inclure les éléments suivants :
Rédigez la bonne annonce.
Si vous avez la bonne approche lors de l’annonce de ce changement, la nouvelle technologie est quelque chose qui pourrait être passionnant ! Plutôt que d’entrer immédiatement dans les mauvaises herbes, concentrez-vous d’abord sur la façon dont cela profitera aux membres de votre équipe. Gardez à l’esprit que les avantages peuvent être différents en fonction du rôle de chaque membre de l’équipe : alors que le personnel de niveau supérieur peut être plus intéressé par l’impact de cette technologie sur les relations avec les clients, le personnel subalterne peut simplement vouloir savoir comment cette mise en œuvre fera son travail. Plus facile.
De nombreux cabinets comptables nous ont dit de manière anecdotique qu’une fois que leur personnel avait compris comment les nouvelles technologies allaient réduire la quantité de travail manuel et/ou répétitif dont ils étaient responsables, les changements étaient immédiatement applicables et les membres de l’équipe étaient beaucoup plus réceptifs.
Trouvez vos champions.
L’identification des membres clés de l’équipe qui peuvent agir en tant que pom-pom girls pour votre nouvelle technologie aidera à maintenir le moral tout au long du processus d’adoption. Cependant, être un vrai champion va plus loin que d’avoir une attitude positive. Donnez à votre personnel les moyens de se familiariser avec le fonctionnement de la technologie et la meilleure façon de l’utiliser pour répondre aux besoins de votre entreprise.
Il est essentiel que votre équipe soit alignée et à jour avant que de nouvelles technologies ne soient présentées aux clients, en particulier les membres de l’équipe qui sont en première ligne de l’engagement client. La perception par les clients des changements que vous mettez en œuvre sera influencée par la façon dont votre personnel se sent, vous voudrez donc transmettre un ton de confiance et de positivité.
De nombreuses solutions technologiques proposent des formations avancées et/ou des certifications pour leurs produits. C’est l’occasion pour les membres de l’équipe de se tailler de nouveaux rôles en tant qu ‘«experts» technologiques officiels ou non officiels, ce qui non seulement fournit une ressource aux personnes qui ont besoin de plus de conseils, mais donne également à ces champions un sentiment d’appartenance et un intérêt dans le processus, ce qui peut aider à la rétention des talents.
Planifiez, planifiez et planifiez encore.
Examinez et affinez les processus quotidiens pour déterminer où les nouvelles technologies joueront un rôle. Donnez aux membres de l’équipe les moyens d’intervenir dans le processus et réfléchissez à la manière dont vous pouvez aligner les intérêts des employés sur les besoins de l’entreprise. Une fois qu’un processus proposé a été déterminé, envisagez un déploiement lent qui laisse le temps de peaufiner le processus avant que le commutateur ne soit basculé à 100 %.
Une façon de procéder consiste à tester en version bêta le nouveau processus avec un petit nombre de clients de confiance. Cela permet au personnel de se familiariser davantage avec la technologie avant qu’elle ne soit mise en œuvre à plus grande échelle, notamment en identifiant les points faibles initiaux et en développant quelques meilleures pratiques précoces.
Préparez-vous également à l’inévitable perte de production momentanée à mesure que votre personnel augmente – c’est normal. Si vous vous y préparez et les aidez à comprendre qu’il arrive et qu’il est attendu, vous pourrez y travailler ensemble tout en apprenant de nouveaux flux de travail et de nouvelles façons de penser et de faire leur travail.
Amener les clients à utiliser les nouvelles technologies
Semblable à l’importance de l’approche avec votre équipe interne, une attention particulière lorsque vous annoncez une nouvelle technologie à vos clients peut créer de l’enthousiasme et de l’acceptation lorsqu’elle est effectuée correctement. Votre cabinet est un partenaire de confiance pour vos clients, et ce changement n’est qu’une façon de démontrer votre engagement continu à répondre efficacement aux besoins de vos clients. Gardez à l’esprit les éléments suivants d’une annonce forte.
- Messagerie: Créez des messages alignés concernant les nouvelles technologies, y compris une compréhension de ce qu’elles sont, de la valeur qu’elles apportent aux clients et des raisons pour lesquelles votre entreprise fait le changement. Les clients doivent avoir une compréhension claire de la façon dont cette technologie améliorera et simplifiera les services que vous fournissez.
- Dialogue ouvert: C’est l’occasion de renforcer la confiance de vos clients envers votre cabinet – montrez que vous les connaissez ainsi que leurs points faibles, et que vous vous engagez à les soulager de la manière la plus efficace possible.
- Apporter un soutien: Les clients doivent se sentir soutenus tout au long du processus de mise en œuvre, alors indiquez très clairement si votre entreprise prévoit de fournir une formation ou des ressources. La formation des clients sur de nouveaux logiciels est une solution gagnant-gagnant : vous pouvez mettre en valeur l’expertise technologique et établir des relations plus solides avec les clients tout en vous assurant que les clients s’intègrent plus rapidement et (espérons-le) plus facilement.
- Horaire: Tout comme le personnel aura besoin de temps pour s’adapter, laissez le temps aux clients de digérer ces informations et de poser des questions avant que la technologie ne soit déployée. Le but ici est d’être aussi flexible et accommodant que possible. La dernière chose que vous voulez, c’est que les clients aient l’impression que ce changement leur a été imposé.
Dans la même enquête Bill.com mentionnée ci-dessus, 40 % des responsables financiers que nous avons interrogés ont déclaré qu’ils prévoyaient d’automatiser les processus financiers en 2022. Cela offre aux cabinets comptables l’occasion de guider leurs clients lors de la prise de décision. processus de fabrication et de mise en œuvre.
Une main ferme pour une adoption stable
Il n’y a pas encore de solution miracle qui résoudra tous vos besoins. En attendant, il est important de continuer à innover et de s’assurer que toutes les parties prenantes impactées par les solutions que vous choisissez de mettre en place restent informées et rassurées que votre entreprise a ses meilleurs intérêts en tête lorsqu’il est question de nouvelles technologies.
——
Jeannie Ruesch est directrice principale du marketing chez Bill.com et travaille dans le secteur de la comptabilité depuis plus de sept ans. Elle a précédemment travaillé chez Xero et The Sleeter Group. Elle a plus de 20 ans d’expérience dans la création et la stratégie de marque, la conception, le développement des médias sociaux, la génération de la demande et le marketing client. Elle est une passionnée de technologie dans l’âme, une auteure, une graphiste primée et adore trouver des moyens d’aider les clients à résoudre les problèmes.
Par Jeannie Rüsch.
Toutes nos félicitations! Après un processus de recherche assidu, vous avez trouvé la solution technologique qui répondra à plusieurs ou à la plupart des besoins de votre cabinet comptable ; cependant, ce n’est que la première partie du processus. Maintenant que vous avez identifié la bonne solution, il est temps de la mettre en œuvre. L’adoption de nouvelles technologies comporte ses propres défis, mais avec la bonne stratégie, vous pouvez rendre cette partie du processus un peu plus fluide.
Un défi commun
Lors d’un récent webinaire pour les comptables sur le démarrage d’une pratique CAS avec l’automatisation du paiement des factures, les participants ont été interrogés sur les principaux obstacles à l’introduction de nouvelles technologies dans leur entreprise. Il y avait un consensus sur le fait que le plus grand obstacle était d’obtenir l’adhésion de toutes les parties, et cela englobait la direction et le personnel du cabinet ainsi que les clients. Cela reflète ce que nous avons vu dans les récentes recherches de Bill.com, montrant que le défi est assez courant dans tous les domaines. Cela devrait soulager toute entreprise inquiète que cela lui soit propre, car un défi partagé et commun signifie un intérêt partagé pour une solution.
Alignement du leadership dans votre entreprise
Obtenir l’adhésion des dirigeants est une étape cruciale de toute mise en œuvre technologique. Vous avez besoin d’un sponsor exécutif pour aider à faire passer ce changement – et plus votre entreprise est grande, plus ce sponsor est important. Cependant, il est probable que votre équipe de direction ne sera pas les utilisateurs quotidiens de cette technologie, donc la clé ici sera de montrer comment l’adoption de nouvelles technologies améliorera les résultats de votre entreprise. Soyez prêt à démontrer quels processus seront améliorés et comment cela profitera à l’entreprise. Cela pourrait inclure :
- Gain de temps et de ressources grâce à une efficacité accrue
- Réduction des erreurs une fois les processus manuels automatisés
- Rapports plus précis et/ou opportuns
De plus, assurez-vous de mettre en évidence toutes les nouvelles sources de revenus qui pourraient résulter de la mise en œuvre de nouvelles technologies. Par exemple, si les employés peuvent se concentrer sur un travail à plus grande valeur ou ont plus de temps pour se perfectionner, cela permet-il à l’entreprise d’offrir de nouveaux services ? Il est également utile de reconnaître comment le passage de tâches subalternes à une charge de travail plus épanouissante pourrait avoir un impact positif sur les efforts de rétention et de recrutement des talents de votre entreprise.
L’alignement du leadership n’est pas seulement un obstacle pour les cabinets comptables, c’est aussi un point sensible pour vos clients. Dans une enquête que Bill.com a récemment menée avec Wakefield, 34 % des personnes interrogées – dans ce cas, les directeurs financiers, les vice-présidents des finances et les contrôleurs – ont indiqué que le leadership ne réalisait pas l’investissement nécessaire comme un problème technologique.
Garantir la compréhension et le soutien du personnel
La meilleure façon d’impliquer votre personnel dans une adoption technologique planifiée est d’intégrer les principes d’une solide approche de gestion du changement. Commencez par créer un plan détaillé pour introduire cette nouvelle technologie et la déployer dans votre entreprise. Cela devrait inclure les éléments suivants :
Rédigez la bonne annonce.
Si vous avez la bonne approche lors de l’annonce de ce changement, la nouvelle technologie est quelque chose qui pourrait être passionnant ! Plutôt que d’entrer immédiatement dans les mauvaises herbes, concentrez-vous d’abord sur la façon dont cela profitera aux membres de votre équipe. Gardez à l’esprit que les avantages peuvent être différents en fonction du rôle de chaque membre de l’équipe : alors que le personnel de niveau supérieur peut être plus intéressé par l’impact de cette technologie sur les relations avec les clients, le personnel subalterne peut simplement vouloir savoir comment cette mise en œuvre fera son travail. Plus facile.
De nombreux cabinets comptables nous ont dit de manière anecdotique qu’une fois que leur personnel avait compris comment les nouvelles technologies allaient réduire la quantité de travail manuel et/ou répétitif dont ils étaient responsables, les changements étaient immédiatement applicables et les membres de l’équipe étaient beaucoup plus réceptifs.
Trouvez vos champions.
L’identification des membres clés de l’équipe qui peuvent agir en tant que pom-pom girls pour votre nouvelle technologie aidera à maintenir le moral tout au long du processus d’adoption. Cependant, être un vrai champion va plus loin que d’avoir une attitude positive. Donnez à votre personnel les moyens de se familiariser avec le fonctionnement de la technologie et la meilleure façon de l’utiliser pour répondre aux besoins de votre entreprise.
Il est essentiel que votre équipe soit alignée et à jour avant que de nouvelles technologies ne soient présentées aux clients, en particulier les membres de l’équipe qui sont en première ligne de l’engagement client. La perception par les clients des changements que vous mettez en œuvre sera influencée par la façon dont votre personnel se sent, vous voudrez donc transmettre un ton de confiance et de positivité.
De nombreuses solutions technologiques proposent des formations avancées et/ou des certifications pour leurs produits. C’est l’occasion pour les membres de l’équipe de se tailler de nouveaux rôles en tant qu ‘«experts» technologiques officiels ou non officiels, ce qui non seulement fournit une ressource aux personnes qui ont besoin de plus de conseils, mais donne également à ces champions un sentiment d’appartenance et un intérêt dans le processus, ce qui peut aider à la rétention des talents.
Planifiez, planifiez et planifiez encore.
Examinez et affinez les processus quotidiens pour déterminer où les nouvelles technologies joueront un rôle. Donnez aux membres de l’équipe les moyens d’intervenir dans le processus et réfléchissez à la manière dont vous pouvez aligner les intérêts des employés sur les besoins de l’entreprise. Une fois qu’un processus proposé a été déterminé, envisagez un déploiement lent qui laisse le temps de peaufiner le processus avant que le commutateur ne soit basculé à 100 %.
Une façon de procéder consiste à tester en version bêta le nouveau processus avec un petit nombre de clients de confiance. Cela permet au personnel de se familiariser davantage avec la technologie avant qu’elle ne soit mise en œuvre à plus grande échelle, notamment en identifiant les points faibles initiaux et en développant quelques meilleures pratiques précoces.
Préparez-vous également à l’inévitable perte de production momentanée à mesure que votre personnel augmente – c’est normal. Si vous vous y préparez et les aidez à comprendre qu’il arrive et qu’il est attendu, vous pourrez y travailler ensemble tout en apprenant de nouveaux flux de travail et de nouvelles façons de penser et de faire leur travail.
Amener les clients à utiliser les nouvelles technologies
Semblable à l’importance de l’approche avec votre équipe interne, une attention particulière lorsque vous annoncez une nouvelle technologie à vos clients peut créer de l’enthousiasme et de l’acceptation lorsqu’elle est effectuée correctement. Votre cabinet est un partenaire de confiance pour vos clients, et ce changement n’est qu’une façon de démontrer votre engagement continu à répondre efficacement aux besoins de vos clients. Gardez à l’esprit les éléments suivants d’une annonce forte.
- Messagerie: Créez des messages alignés concernant les nouvelles technologies, y compris une compréhension de ce qu’elles sont, de la valeur qu’elles apportent aux clients et des raisons pour lesquelles votre entreprise fait le changement. Les clients doivent avoir une compréhension claire de la façon dont cette technologie améliorera et simplifiera les services que vous fournissez.
- Dialogue ouvert: C’est l’occasion de renforcer la confiance de vos clients envers votre cabinet – montrez que vous les connaissez ainsi que leurs points faibles, et que vous vous engagez à les soulager de la manière la plus efficace possible.
- Apporter un soutien: Les clients doivent se sentir soutenus tout au long du processus de mise en œuvre, alors indiquez très clairement si votre entreprise prévoit de fournir une formation ou des ressources. La formation des clients sur de nouveaux logiciels est une solution gagnant-gagnant : vous pouvez mettre en valeur l’expertise technologique et établir des relations plus solides avec les clients tout en vous assurant que les clients s’intègrent plus rapidement et (espérons-le) plus facilement.
- Horaire: Tout comme le personnel aura besoin de temps pour s’adapter, laissez le temps aux clients de digérer ces informations et de poser des questions avant que la technologie ne soit déployée. Le but ici est d’être aussi flexible et accommodant que possible. La dernière chose que vous voulez, c’est que les clients aient l’impression que ce changement leur a été imposé.
Dans la même enquête Bill.com mentionnée ci-dessus, 40 % des responsables financiers que nous avons interrogés ont déclaré qu’ils prévoyaient d’automatiser les processus financiers en 2022. Cela offre aux cabinets comptables l’occasion de guider leurs clients lors de la prise de décision. processus de fabrication et de mise en œuvre.
Une main ferme pour une adoption stable
Il n’y a pas encore de solution miracle qui résoudra tous vos besoins. En attendant, il est important de continuer à innover et de s’assurer que toutes les parties prenantes impactées par les solutions que vous choisissez de mettre en place restent informées et rassurées que votre entreprise a ses meilleurs intérêts en tête lorsqu’il est question de nouvelles technologies.
——
Jeannie Ruesch est directrice principale du marketing chez Bill.com et travaille dans le secteur de la comptabilité depuis plus de sept ans. Elle a précédemment travaillé chez Xero et The Sleeter Group. Elle a plus de 20 ans d’expérience dans la création et la stratégie de marque, la conception, le développement des médias sociaux, la génération de la demande et le marketing client. Elle est une passionnée de technologie dans l’âme, une auteure, une graphiste primée et adore trouver des moyens d’aider les clients à résoudre les problèmes.
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