En effet, lorsque l'on veut gérer et suivre un projet sans passer des jours et des nuits sur Excel, Word... il devient rapidement indispensable d'utiliser un vrai outil de gestion de projet.
Bien entendu, si vous gérez exceptionnellement un petit projet (ex: une soirée, la mise en place d'un petit logiciel...), vous n'aurez pas besoin d'un logiciel, une simple liste des tâches sur Excel et des fichiers partagés suffiront, voire tout simplement Trello.
Mais dès que vous avez plusieurs intervenants, un projet qui se déroule sur plusieurs mois, de nombreuses tâches... l'utilisation d'un logiciel de gestion de projet vous épargnera de nombreuses heures de travail.
Faut-il utiliser un logiciel de gestion de projets sur le cloud ou l'installer sur ses serveurs ?
En effet, vous allez ainsi éviter toutes les contraintes techniques et les risques de perte de fichier.
De plus, avec un logiciel de gestion de projet sur le cloud, vous et vos collègues aurez accès à votre application où que vous soyez.Ces outils vous permettront de décharger votre cerveau de toutes les actions à mener, et ils vous permettront faire un reporting de projet simple (sans compter des animations de réunions bien plus faciles...).
Enfin, la plupart des logiciels de gestion de projets sur le cloud ont une offre "gratuite" d'entrée de gamme pour les petits projets... il ne faut donc pas s'en priver !
Le seul intérêt des logiciels de gestion de projets open source, c'est qu'ils sont 100% gratuits à utiliser (mais le support technique n'est pas intégré).Il suffit de les installer sur un serveur, et vous les utilisez gratuitement... mais pour cela il faut généralement un informaticien pour l'installation, les sauvegarde, le support...
Quels sont les outils de gestion de projet que je recommande ?
Personnellement, j'ai utilisé de nombreux logiciels de gestion de projets :-
Monday (essai gratuit sur ce lien),
- C'est à la fois un logiciel de gestion des tâches, de CRM... C'est une boite à outil assez simple à utilisée et surtout très graphique.
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Asana (essai gratuit sur ce lien),
- C'est un logiciel très très complet, que j'utilise sur des projets complexes avec différents intervenants (ex: pour participer aux suggestions de conférence de l'Inbound Marketing France organisé par Winbound)
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Trello (essai gratuit sur ce lien),
- C'est un excellent logiciel de gestion de tâches (je l'utilise avec son assistante) mais il est très limité pour le travail collaboratif.
- Pour gérer correctement un projet, il faut ajouter des plugins payants, accepter de "bricoler" car rien n'est 100% intégré.
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RedMine (à télécharger sur ce lien),
- C'est un logiciel Open source que j'utilise avec Eloquant pour gérer les demandes internes, les évolutions des produits... Personnellement, je le trouve archaïque et pas facile à utiliser, mais il a l'avantage d'être gratuit.
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Wrike,
- C'est un logiciel de gestion de projet simple que j'avais utilisé pour gérer le travail de mon assistante, mais il était trop complet pour mon besoin.
-
Basecamp,
- J'ai utilisé il y a très longtemps Basecamp, qui était l'un des premiers logiciels de gestion de projets en ligne. Il reste intéressant, mais il a un peu veillit.
- Et bien d'autres !
Au final, je vous recommande pour des projets complexes (c'est-à-dire sur plusieurs mois, avec plus de 4 intervenants...) les outils de gestion de projets suivants :
En effet, ces 3 logiciels permettent une gestion de projet intégrale, avec le suivi des tâches, le collaboratif... le tout avec des tableaux de bord simples.Pour des petits projets avec quelques intervenants (moins de 4), Trello suffit largement pour un suivi des tâches.
En revanche je ne vous recommande pas les logiciels de gestion de projets "usine à gaz" comme Microsoft Project qui est vraiment trop complexe pour la plupart des entreprises.
Les 16 meilleurs outils de gestion de projets
J'ai essayé de rassembler un comparatif des différents outils de gestion de projet, avec les plus et les moins de chacun, ainsi que le tarif.
Vous serez ainsi libres de les essayer et de les comparer.
Monday
Monday est un logiciel de gestion de projet "freemium" avec une offre gratuite qui permet de gérer des projets jusqu'à 2 personnes (ce qui est largement suffisant pour la plupart des projets).
Ce logiciel de gestion de projet est assez récent, ce qui fait que son ergonomie est bien meilleure que les plus anciens (ex: RedMine).
C'est l'un des leaders du marché qui offre un design moderne et facile à prendre en main.Les fonctionnalités de Monday sont très complètes :
Les plus : très flexible, avec une ergonomie vraiment moderne et simple, les plannings en mode Gantt & Kanban, l'intégration avec d'autres outils tiers (Outlook, Excel...), des modèles de projets, une app mobile (iOS & Android).
Les moins : un peu limité dans la gestion de projet, les fonctions évoluées (Gantt, Kaban...) sont dans la version payante, le support technique n'est pas toujours réactif, le prix qui a augmenté avec les nouveaux tarifs...
Avis Trustpilot : 4.2 / 5 - 2939 avis
Le prix : Gratuit pour 2 utilisateurs, puis 9 € / mois / utilisateur.Clickup
Principales fonctionnalités :
Clickup est un logiciel de gestion de projets très complet, dont l'objectif est de regrouper (et remplacer) tous les logiciels actuellement utilisés pour la gestion de projet dans un seul outil !- Planning
- Messagerie intégrée
- Gestion des tâches et du temps
- Reporting et tableaux de bord
- Tableau blanc
- Formulaires pour récolter des informations
- Gestion de contacts
- Gestion des sous tâches
- ...
Les plus : il convient aussi bien à un freelance qu'à une petite équipe de gestion de projets, version gratuite performante et complète (avec 100 Mo de données, diagramme de Gantt...) ce qui est rare, remplace effectivement différents logiciels de l'entreprise (mais pas tous, sinon cela fait doublon), intégré avec de nombreux logiciels (Dropbox, google drive...), les cartes heuristiques (MindMap bien utiles si vous êtes amateur), l'import possible depuis d'autres outils de gestion de projets que vous utiliseriez auparavant, en Français, les fonctions d'automatisation...
Les moins : une interface complexe pour des petits projets, très complet (trop de fonctions et d'options ?), une interface un peu complexe, limites d'accès pour les collaborateurs "invités" à un projet en version gratuite, le reporting avancé uniquement dans la version payante, la gestion via le système des "cartes" n'est pas adaptée pour tous les projets, le support client pas toujours réactif, des options gratuites qui sont devenues payantes dans la version gratuite, des problèmes de lenteur...
Avis Trustpilot : 3.1 / 5 - 165 avis
Le prix : gratuit pour un usage individuel, sinon à partir de 5 $ / mois et par utilisateur.
Trello
Trello est une application de gestion des tâches sous forme de tableau kanban.
C'est donc à la base un outil de gestion des "to do list", mais au fil des années, c'est devenu un mini outil de gestion de projets avec des addons qui complètent les manques fonctionnels (dans la version "standard", il n'y a pas grand chose à part une to do list !).
Le principe est de créer des cartes (actions) pour lister, dater et trier ses tâches.
Ce qui est bien, c'est que c'est hyper simple et très visuel.
La version gratuite vous permet de produire jusqu'à 10 tableaux d'espace de travail avec des cartes illimitées.
Ses fonctionnalités sont personnalisables :
- Création des tableaux personnalisables
- Édition des cartes personnalisables (étiquettes, dates butoir, checklist)
- Partage des fichiers et des documents
- Gestion des collaborateurs
- Notification et alerte
- ...
Les plus : outil de gestion complet, facile à prendre en main, possibilité d'intégration d'autres applications comme Evernote, Google drive, Dropbox, etc., un outil complet, interface ergonomique, automatisation des actions courantes, gestion de confidentialité, gratuit (en version basique), énormant d'addons complémentaires pour rajouter des fonctions à Trello, universellement utilisé...
Les moins : pas adapté pour les projets complexes, impossibilité de regrouper des taches ou de créer des sous-tâches, le système des archives est un peu bizarre, pas d'intégration avec un CRM, pas de support technique...
Le prix : gratuit pour un usage individuel, sinon à partir de 5 USD / mois et par utilisateur.
Asana
Asana est un outil de gestion de travail collaboratif très complet qui permet aux équipes de rester concentrées sur le même projet et les mêmes objectifs.
C'est un logiciel très complet, qui permet de gérer facilement des projets complexes, avec des capacités de personnalisation.
Ses caractéristiques principales sont :
Les plus : accessible sur mobile, interface intuitive et moderne, organisation des tâches par ordre chronologique, ajout des pièces jointes sur chaque projet, travail collaboratif jusqu'à 15 personnes, la version gratuite est déjà très complète, les vues des tâches en cours plus simples que les concurrents, ...
Il facilite l'organisation au sein de l'équipe en réunissant toutes les données sur un seul tableau.Les moins : attribution d'une seule tâche par membre, aucune possibilité de changement de vue après la première configuration, version gratuite avec des fonctionnalités limitées, le support technique pas réactif, des problèmes de facturation...
Avis Truspilot : 2.7 - 120 avis
Le prix : gratuit pour un usage individuel, sinon à partir de 10 , 99 $US / mois et par utilisateur.
Wrike
Wrike est un outil de gestion de projet à simple avec une interface facile à utiliser.
Ses onglets, vues... vous permettent d'accéder simplement aux informations clés de vos projets.
Ses caractéristiques principales sont :
- Facile à prendre en main
- Planification des projets (Gantt...)
- Rapports et tableaux de bord visuels
- ...
Les plus : compatibilité avec d'autres outils (GitHub, Adobe, etc.), personnalisables, analyse des projets.
Wrike permet aussi de gérer des informations financières comme les projets non rentables.Les moins : la gestion des droits d'accès est limitée (le gestionnaire d'une tâche peut tout changer), absence du système de chat intégré, accès limité pour la facturation de projet, inadéquat avec certaines méthodologies de gestion de projet.
Avec le partage d'informations, vous pouvez fluidifier la communication interne (ex: partage les rapports programmés...).Avis Truspilot : 3.4 - 163 avis
Le prix : gratuit pour un usage individuel, sinon à partir de 9.80$ / mois et par utilisateur.
Notion
Vous pouvez en faire une FAQ, un équivalent de Sharepoint... et bien sûr un outil de gestion de projets.
Notion peut donc serveur d'outil de gestion de projets adapté aux besoins des TPE / PME.
C'est un outil fiable pour partager et centraliser les données et les informations d'une manière fiable.
Ses caractéristiques principales sont :
Notion est un vrai couteau suisse, qui va au delà d'un simple outil de gestion de projets.- Facile à prendre en main
- Interface intuitive
- Offre de nombreuses ressources et modèles
- Hautement personnalisable (limitation des accès à certaines informations, notification, etc.)
Les plus : design agréable, facile à personnaliser, fonctionnalités plus étendues que de la simple gestion de projets, une bonne app de gestion de la prise de notes, possibilité faire des commentaires à n'importe quel endroit, accès facile au contenu, exécution simple de la recherche, App mobiles iOS et Android...
Les moins : pas vraiment un logiciel de gestion de projets, peu d'automatisations disponibles, difficile à mettre en place dans une grande entreprise, fonction limitée en version gratuite, uniquement disponible en anglais, peu de support technique....
Avis Trustpilot : 4.1 - 66 avis
Il est particulièrement adapté aux équipes à distance.Le prix : gratuit pour un usage individuel, sinon à partir de 4 $ / mois et par utilisateur.
Zoho Projects
Zoho Projects est un logiciel de gestion de projet basé sur le cloud, c'est un des logiciels de la suite Zoho.
Il permet de gérer les tâches, de travailler en équipe et de créer un rapport.
Ses caractéristiques principales sont :
Les plus : intégré dans la suite Zoho, simple à utiliser, bon pour planifier les projets, répartition des tâches facile, suivis des tâches aisé, prix raisonnable, l'automatisation des tâches et actions (visuellement), intégré à la plupart des applications (Slack...).
Les moins : support client peu réactif, parfois des pbs de planification des ressources, pas adapté pour de gros projets.
Le prix : gratuit jusqu'à 3 utilisateurs, sinon à partir de 5 $ / mois et par utilisateur pour la version premium.
BaseCamp
Il aide également les équipes à la planification des projets et à leur suivi à tout moment. C'est un outil pratique pour les travailleurs spécialisés dans la gestion, comme DAF, contrôleurs de gestion ou comptables.BaseCamp est un logiciel de gestion de projet les plus anciens du marché.
Il est disponible sur PC et sur mobile. Cet outil permet de centraliser les échanges d'une équipe.
Ses caractéristiques principales sont :
Les plus : le tableau de bord, la gestion des droits, interface facile à comprendre, gestion des accès personnalisables pour vos clients sur les projets qui les concernent, un bon support client...
Les moins : des manques cruels de fonctions présentes dans la plupart des logiciels de gestion de projets (liste des tâches avec les statuts, absence de suivi du temps...), option d'archivage non disponible, ancien...
Avis truspilot : 4.1 - 12 avis
Le prix : gratuit, sinon à partir de 99 $ /mois pour Basecamp business.
Microsoft Project
Microsoft Project est un logiciel Microsoft destiné à la gestion de gros projets.
Il facilite les échanges des collaborateurs et optimise l'avancée des projets.
Ses principales caractéristiques sont :
Les plus : interface multi-utilisateur, gestion des documents facile, détection des risques, simplification de la relation entre la clientèle.
Les moins : couteux, nécessite une formation pour sa prise en main, complexe, par ergonomique, incompatible avec d'autres logiciels (SAP, PeopleSoft)
Le prix : à partir de 8,40 € HT par utilisateur/mois
Jira
Jira est une plateforme qui facilite la gestion de projet, en particulier des projets informatiques.
Cet outil est idéal pour mener à bien de gros projets dans de grandes entreprises... ce n'est pas un logiciel pour les TPE / PME.C'est la solution idéale pour un éditeur de logiciels.
Cet outil de gestion de prohet permet d'identifier les blocages, de partager des informations entre les équipes et simplifie la planification des sorties de version.
Ses principales caractéristiques sont :
Les plus : l'automatisation, super complet, gestion précise et facile, portail client intuitif et clair, vision rapide des tickets créés, production des rapports en temps réel.
Les moins : très orienté projets informatiques (branches de développement, gestion des bugs...)...
Le prix : gratuit pour 10 utilisateurs (fonctions limitées) à 14.5 € / mois
Redmine
Redmine est un outil de gestion de projet open source très utilisé par de nombreux développeurs.
En effet, il offre beaucoup de possibilités de personnalisation... et surtout il est open source !
Ses principales caractéristiques sont :
- Sécurisation des données
- Gestion des documents, des images et des audio
- Planification des tâches
- Statistiques détaillées
- Gestion des ressources humaines
- Partage les documents entre les équipes
- Suivi de l'évolution des projets
Les plus : personnalisable, partage d'informations avec des intervenants externes (lmité), open source donc installable sur vos serveurs, nombre d'utilisateurs illimité...
Les moins : vieux, difficile à configurer, difficile à prendre en main, interface non intuitive et non ergonomique.
Freedcamp
Freedcamp est un outil de gestion de projet similaire à BaseCamp.
Il permet de gérer les projets en toute simplicité. Cet outil convient aux chefs de projets qui collaborent sur de nombreux projets en simultané.
Il peut également s'adapter au format de vos projets. Avec cet outil, il est possible de créer de champs disponibles sur les demandes d'actions....Ses principales fonctionnalités sont :
- Centralisation des discussions
- Gestion des agendas, calendriers et planning
- Programmation des tâches
- Suivi des projets (Gantt, Kanban...)
- Tableau de bord (facile à lire, icônes et codes en couleur)
- Sécurisation des données
- Définition des priorités
- Gestion des collaborateurs
Les plus : accès gratuit, propose de fonctionnalités et de stockage en version payante, sécurisation des données des entreprises, de nombreux modules payants en option (Wiki, CRM...).
Les moins : version en Français non disponible, fonctionnalités limitées en version gratuite.
Foxplan
Foxplan est un logiciel gratuit pour gérer les projets, il s'agit d'un outil collaboratif très efficace, il permet d'appliquer par exemple la méthode agile.
Ses principales caractéristiques sont :
Les plus : très complet, gestion de cycle de vie des projets, rapports et analyses (statistiques...), tableau de bord facile à comprendre, gratuit !
Il est accessible gratuitement sans limitation de nombre d'utilisateurs et de temps.Les moins : formation obligatoire pour maitriser toutes les options, nécessite d'avoir un informaticien pour le paramétrage.
Le prix : Gratuit, puis à partir de 18€ pour la version pro.
ProofHub
ProofHub est un logiciel de gestion de projet incluant une messagerie de groupe, des discussions de projets rapides et des flux de travail.
Ses principales fonctionnalités sont :
- Correction en temps réel
- Contrôle de processus d'approbation
- Accès et contrôle à distance
- Allocation et planification des ressources
- Conversion d'e-mails en tâches
- Assistance à distance
Les plus : pas de prix pas utilisateur mais un forfait, personnalisable, affiche des tutoriels détaillés, plusieurs fonctionnalités disponibles, facilite l'utilisation du calendrier des tâches, propose un essai gratuit de 30 jours.
Ce logiciel affiche clairement le ROI des projets (temps consommé, charges...).Les moins : difficile à utiliser pour les débutants, utilisation complexe de certaines fonctions...
Le prix : à partir de 89$ par mois pour la version pro.
Podio
Podio est un outil collaboratif en ligne pour gérer les projetset la collaboration d'équipe en entreprise.
Il est adapté aux équipes pour communiquer et planifier facilement sur les projets.
Ses principales fonctionnalités sont :
- Personnalisation des calendriers
- Assignation des taches
- Intégrations des bases de données via d'autres outils
- Partage des fichiers
- Suivi des étiquettes
- Centre de messagerie comme un réseau social
- Stockage des documents
- Sécurisation des données
Les plus : disponibilité d'une version gratuite, fluidification du travail, support technique...
Les moins : interface un peu austère, fonctionnalités limitées avec la version gratuite, tableaux de bord uniquement disponible en version prémium.
Le prix : Gratuit, puis à partir de 7,20$ par mois pour la version basic.
Teamwork
Teamwork est un outil de gestion de projet destiné à un prestataire qui doit travailler avec un client.
Ses principales fonctionnalités sont :
- Suivi de projet
- Diagrammes Gantt, Kanban, liste des tâches...
- Gestion des taches
- Messagerie interne & externe
- Tableau de bord avec facturation
- Partage des mises à jour
- Suivi des budgets et de temps
- Intégrations des outils et des applications (Google Sheets, Google Calendar, Outlook, etc.)
Les plus : facile à utiliser, fonctionnalités très riches, planification des tâches gratuite, support client disponible, bonne gestion des temps passés par tâches, énormément de détail dans les tâches effectuées, chat interne et externe avec ses clients...
Les moins : notifications ennuyeuses à désactiver, minimum de facturation 5 utilisateurs...
Le prix : Gratuit (5 utilisateurs), puis à partir de 10 $ utilisateur / mois.
C'est un outil flexible et personnalisable.