Interactions en hausse, collaboration en baisse

Le problème est probablement aussi ancien que l'invention du concept de réunion mais la crise sanitaire, avec ses exigences de maintien du contact entre employés, l'a encore aggravé. Que faire pour mettre un frein aux innombrables interactions inutiles et restaurer l'efficacité de la collaboration en entreprise ? McKinsey dessine quelques pistes.
Il y avait les réunions, les courriels, les appels téléphoniques… auxquels se sont ajoutées les messageries instantanées (individuelles ou de groupe, internes et publiques), les plates-formes de projets (Trello, Slack et autres), les visioconférences (Zoom ou Teams)… Nous passons (perdons ?) toujours plus de temps en échanges et en conversations… mais, pourtant, aucun dossier ne semble progresser, les perspectives de résultats s'évanouissent à l'horizon, le moindre sujet s'égare en délais invraisemblables…
L'immense gaspillage d'énergie que représentent ces dérives, souvent engendrées par le poids obsessionnel des rapports hiérarchiques instaurés à travers les organigrammes, pèse directement sur la productivité des structures… et sur l'engagement de leurs salariés. À la source, se retrouve un défaut quasi universel : l'imprécision des modalités formelles de prise de décision, voire leur absence, et, plus profondément, l'incapacité à définir et mettre en œuvre un cadre cohérent pour la collaboration dans l'entreprise.

McKinsey étant McKinsey, ses consultants ont élaboré un véritable canevas afin de tenter de remédier aux défauts identifiés. Son point de départ consiste à déterminer précisément quel genre d'interaction est requis dans quelles conditions et pour quel objectif, chacun avec deux variantes : prise de décision (complexe ou routinière), créativité (session d'innovation ou de travail), partage d'information (mono- ou bidirectionnel). Puis sont proposées quelques recommandations pratiques destinées à en optimiser l'efficacité.
Si vous êtes intéressés par les détails, je vous suggère de parcourir l'article en référence (ou contacter ses auteurs). Pour ma part, j'en tire une synthèse extrêmement simple, triviale même, dont l'évidence est peut-être ce qui en fait oublier l'importance : il faut oublier les règles de dépendance entre les individus et leur manager (qui tendent historiquement à régir tous les rouages de l'organisation et son fonctionnement) et se focaliser sur ce que chacun doit apporter au groupe, en toute circonstance.
Dès lors, quand une réunion commence, les participants savent qui prendra la décision finale (il vaut mieux qu'il s'agisse d'une seule personne), qui est appelé à fournir ses idées, qui possède un droit de veto, qui est le porteur des informations exposées (et qui en est destinataire)… Très rapidement, ces clarifications permettront aussi de mieux filtrer les listes d'invités. Un tel principe paraît terriblement banal mais il a brutalement disparu, par exemple, dans les nouveaux usages issus de la généralisation du télétravail.