La gestion et la conservation de vos factures obéissent à des règles précises et strictes. Le Code de commerce prévoit, pour les entreprises françaises, un délai de conservation plus ou moins long selon la nature de la pièce justificative. Pour s’assurer de ne pas faire d’erreur, ces dernières peuvent être numérisées et conservées sur un support dématérialisé.
Dans ce dossier, nous vous expliquons les principales règles à respecter. Sous quelles formes doivent-elles être sauvegardées ? Quels sont les risques en cas de non-respect de cette obligation ?
La durée légale de sauvegarde d’une facture
Le délai de sauvegarde, la durée de conservation, des factures d’une entreprise varie selon 3 critères : la réglementation commerciale, la réglementation économique, la réglementation fiscale.
Tous les commerçants sont tenus de conserver leurs documents comptables, ainsi que l’ensemble des pièces justificatives afférentes aux opérations commerciales. Selon l’article L. 123-22 al 2 du Code de commerce, cette durée est équivalente à 10 ans (+ l’année fiscale en cours).
D’un point de vue économique, toute transaction de vente ou de prestation de services doit être conservée pendant un délai de trois ans. D’après l’article R. 441-3 du Code de commerce, durant cette période, la non-présentation des factures aux agents de contrôle ne constitue pas une infraction. Néanmoins, un refus non motivé donnera lieu à l’établissement d’un procès-verbal.
Du côté de la réglementation fiscale, le livre des procédures fiscales impose aux entreprises de conserver les pièces comptables pendant un délai de six ans à compter de leur date d’établissement.
Selon l’article 289-VII du CGI, les factures transmises sous forme électronique doivent être conservées pendant six ans.
Qu’il s’agisse d’une facture, d’un contrat ou encore d’une déclaration en douane, les entreprises françaises doivent être au fait des délais de conservation de tout document émis ou reçu dans l’exercice de leur activité.
Sous quelle forme faut-il conserver ses factures ?
Les factures fournisseurs, autrement dit les factures d’achat, sont à sauvegarder dans leur forme originale. Les factures de vente, quant à elles, peuvent être conservées, en plus de leur forme originale, sous la forme d’une photocopie.
Cependant, elles doivent correspondre parfaitement à la facture d’origine. Ce qui signifie qu’elles ne doivent en aucun cas avoir subi de transformation. L’importance de conserver les factures clients et fournisseurs est notamment due à l’ouverture d’une réduction de TVA.
Les entreprises peuvent ainsi conserver leurs factures sous deux formes :
- Un double de la facture délivrée : deux documents sont imprimés. L’original est destiné au client, le double papier est archivé par le fournisseur
- Un double sous format électronique
L’archivage des factures permet de les rendre accessibles à tout moment aux agents de l’administration fiscale. Concernant le stockage des factures, celles-ci doivent être entreposées et accessibles sur le territoire français.
Si vous décidez de scanner ou de numériser une facture papier, la prudence est de mise. La copie doit être de bonne qualité, fidèle à l’original et durable pour convaincre l’administration ou un juge.
À noter que les factures transmises sur support électronique sont sécurisées à l’aide d’une piste d’audit fiable. L’impression papier des factures électroniques ne constitue donc pas une facture d’origine. C’est pourquoi, il n’est pas utile d’imprimer et d’archiver ses factures sur un support papier.
Pour un archivage en bonne et due forme, il est fortement conseillé de faire appel à un service externe. Celui-ci vous apportera les garanties d’une conservation dans les délais légaux et dans les meilleures conditions possibles :
- Sécurité
- Protection contre la détérioration du papier
- Indexation des pièces
- Authentification des factures
- Intégrité
- Lisibilité
- Validité
- Obligation légale de conservation
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Les sanctions en cas de non-respect de l’obligation de stockage des factures
Une entreprise qui ne respecte pas ses règles de sauvegarde des factures peut encourir de graves sanctions :
- En cas de non-conservation des factures clients (de vente), l’entreprise encourt une pénalité de 50 % des montants facturés
- D’absence de sauvegarde des factures fournisseurs (d’achat), l’entreprise risque un rejet de déduction des charges
- De défaut de conservation des documents comptables, l’entreprise encourt un rejet de sa comptabilité
D’un point de vue commercial, la conservation des documents assure une preuve en cas de litiges.
D’un point de vue fiscal, l’administration peut remettre en cause les déductions opérées en matière de TVA.
Cette entrave aux mesures de conservation des factures peut entraîner une amende de 25.000€ et de 6 mois de prison avec sursis en cas de récidive pour le dirigeant de l’entreprise. En l’absence de conservation des documents fiscaux, une amende supplémentaire de 5.000€ peut être appliquée.
Enfin, en cas de non-respect des modalités de conservation, une suspicion de faux et d’usage de faux peut entraîner l’entreprise à payer une amende pouvant aller jusqu’à 225.000€.
Pour éviter tous ces risques, nous avons mis en place un nouvel outil destiné à la gestion et aux règlements de vos factures.
Nouveau sur iPaidThat : Paiement vous aide à régler vos factures !
Avec notre partenaire de services de paiement SWAN, les utilisateurs d’iPaidThat peuvent dorénavant créer un espace de paiement depuis leur compte !
Utilisation de l’outil Paiement
C’est simple ! Pour créer un portefeuille de paiement sur iPaidThat, il suffit de se rendre via la plateforme sur l’espace paiement et de vous laisser porter.
1- Vous remplissez vos informations (nom de l’entreprise, activité, nom du gérant, etc.).
2- Vous validez votre identité auprès du serveur SWAN (nom, prénom, email, photos, processus de sécurité et pièces justificatives).
3- Le statut de création du compte est en cours en attendant son activation sous 72h maximum.
4- Le statut de votre compte est actif. Cela vous permet de disposer à présent d’un IBAN et d’un BIC afin de recharger votre espace de paiement.
5- Vous pouvez indiquer les factures à régler, payer, puis suivre l’état de la transaction.
6- Une fois la facture réglée. Retrouvez tous les paiements et leurs factures directement associées depuis votre onglet « Banque » en « Pré-Compta ».
Recharger son espace de paiement
Vous pouvez recharger votre portefeuille de paiement via virement (IBAN) ou depuis votre tableau de bord iPaidThat.
Les seuils de recharges sont au minimum de 1000€ et au maximum de 35 000€. Le virement se fait très rapidement, de l’ordre de 24h en général. Après avoir rechargé votre compte, une nouvelle ligne de banque apparaît sur votre espace de paiement pour vous confirmer le rechargement.
Les indications de règlement d’une facture
Vous avez une facture à payer ?
Une fois la facture collectée, vous pouvez choisir les factures à payer et les basculer rapidement sur votre outil « Paiement ».
Selon l’échéancier, une facture récoltée peut être marquée en rouge (urgent, car l’échéance est dépassée), orange (la date d’échéance est dans les 5 prochains jours), vert (le paiement est effectué).
Comment payer ses factures avec Paiement ?
Vous devez cocher la facture puis “accéder au paiement”. Ce qui permettra de vérifier les informations et de les modifier si nécessaire (IBAN, motif, montant, date ordre de virement).
Vous recevez alors une demande de confirmation par sms, et après confirmation, le paiement sera validé dans l’historique de paiement.
Les rapprochements se font automatiquement dans iPaidThat et vous permettent de laisser l’automatisation faire son rôle. Chacune de vos factures sera synchronisée dans la section de pré-comptabilité.
Davantage de maniabilité avec l’accès collaboratif sur Paiement
L’espace de paiement vous offre aussi la possibilité d’octroyer un accès à un collaborateur. Celui-ci doit cependant avoir, lui aussi, les droits de paiement sur vos opérations en cours, et ce, grâce au droit d’accès que l’administrateur lui attribue.
Vous acceptez et finalisez la procédure d’octroi. Le droit de paiement devient actif pour votre collaborateur et il peut maintenant payer pour vous.
Dites Au revoir
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