Comprendre les situations à risque en matière de retard de paiement

Saviez-vous qu’en France, les retards de paiement visant les TPE/PME étaient en moyenne de 11.5 jours ? 

Le manque à gagner se chiffre à quelques milliards d’euros au total, pour des entreprises qui peuvent difficilement se permettre des paiements en retard. Ces derniers peuvent avoir d’autres impacts dramatiques, il est donc primordial de s’en protéger. 

Comment en arrive-t-on à un retard de paiement ?

Comment se définit un retard de paiement ?

Un retard de paiement est une période excessivement longue sans recevoir un paiement normalement prévu par le contrat. Un retard peut entraîner une absence pure et simple de paiement. Toutes les entreprises y sont confrontées un jour, quelle que soit leur activité, même les agences digitales. Les entreprises faisant face à un retard peuvent se retrouver dans l’impossibilité de payer leurs fournisseurs, certaines sont donc obligées de contracter un prêt.

Quelles sont les conséquences d’un retard de paiement ?

Ils vous détournent de vos objectifs

Courir après des clients en retard de paiement exige beaucoup de temps, d’argent et d’efforts. Cela augmente votre stress, mais vous empêche aussi de vous concentrer sur les activités essentielles de votre entreprise. 

Ils obligent votre entreprise à s’endetter

Les retards de paiement perturbent le flux de liquidités dans votre entreprise. Si le paiement tarde, vous finirez par manquer de trésorerie et ne serez plus en mesure de payer vos propres factures. Pour résoudre ce problème, de nombreux propriétaires d’entreprise décident de contracter des prêts afin de disposer de suffisamment d’argent pour payer leurs fournisseurs et leurs employés.

Cette stratégie peut fonctionner à court terme, mais attention à ne pas vous retrouver trop endetté si les retards de paiement se prolongent.

Ils gâchent de futures opportunités commerciales 

Les entreprises qui connaissent des retards de paiement fréquents finissent par devenir elles-mêmes de mauvaises payeuses. En effet, elles ont moins de rentrées et donc moins de fonds pour payer les factures des fournisseurs.

Les fournisseurs n’hésitent alors pas à couper les ponts avec vous si vous êtes lent à payer vos factures, car ils craignent que vous ne soyez bientôt insolvable. Vous risquez également d’avoir du mal à faire affaire avec d’autres entreprises. En effet, elles douteront de votre capacité à honorer vos engagements et à leur apporter une valeur ajoutée.

Comment s’explique un retard de paiement ?

Le retard de paiement dû à la malveillance du client

En général, c’est votre client qui est responsable du retard du paiement. Il peut y avoir plusieurs raisons.

Une simple négligence 

Votre client peut simplement avoir oublié de régler la facture. Dans ce cas, c’est simple, un appel téléphonique ou un e-mail peut régler le problème. Attention toutefois à rester vigilant à ce que le client paie bien après votre relance.

Un circuit de validation non maîtrisé

Dans les grandes entreprises, les processus de validation des factures peuvent être si longs qu’ils peuvent aboutir à un retard de paiement. Si cela arrive, rappelez-vous que ce sont les Conditions Générales de Vente qui dictent la négociation. En général le délai est fixé à 30 jours. N’hésitez-pas à rappeler ces conditions à l’entreprise cliente, et à appliquer des pénalités pour accélérer le règlement.

Le client injoignable

Si une petite entreprise est injoignable, il y a de forte chance qu’elle ne vous paie pas. Dans ce cas, engagez au plus vite les procédures légales: mise en demeure avec accusé de réception, requête avec injonction de payer devant le Tribunal du commerce… S’il s’agit d’une plus grande entreprise, essayez d’échanger avec d’autres personnes que votre interlocuteur. 

La difficulté financière

Un client en difficulté financière ne pourra pas s’acquitter de sa facture en temps et en heure. Vous pouvez alors essayer d’établir un échéancier de paiement avec lui pour qu’il s’acquitte plus facilement de la facture.

Image de couverture modifiée issue de : storyset.com

Le client de mauvaise foi

Si un client prétend faussement avoir envoyé un chèque par exemple, vous pouvez le relancer en lui imposant une confirmation de la promesse de paiement par mail, avec sa direction en copie. Ne laissez pas traîner le paiement, plus vous attendrez, moins vous aurez de chances d’être payé.

Facture refusée légitimement

Un client non satisfait de votre prestation peut refuser de vous payer. Vous pouvez tenter de négocier un rabais ou un extra-gratuit dans la prestation pour qu’il s’acquitte de sa facture.

Les contestations abusives

Si un client conteste abusivement son devoir de payer, vous pouvez soit négocier avec lui pour tenter d’obtenir une partie du règlement, soit entamer une procédure judiciaire pour en obtenir la totalité. Cette dernière sera néanmoins probablement plus longue et fastidieuse.

Votre entreprise est la source du retard de paiement

Une erreur de votre entreprise peut également être la cause d’un retard de paiement. Par exemple, le retard peut venir d’une erreur de livraison ou d’une facture erronée, ne permettant pas à votre client de vous régler. 

Assurez-vous que vous avez accordé assez de temps au suivi des commandes et des réclamations des paiements. Un retard de paiement peut être lié à un manque d’attention de votre part. De même, une communication inefficace au sein de votre entreprise peut vous empêcher d’être au courant de l’avancement des commandes, et donc des retards de paiements.

La peur de réclamer un paiement d’un client est également une source courante de retard prolongé.

Enfin, les retards de paiement peuvent être plus courants si vous et votre équipe n’êtes pas bien à l’aise avec les procédures internes ou judiciaires en cas de retard ou de factures impayées.

Comment éviter une situation à risque en matière de retard de paiement ?

Connaissez votre client

Il est important d’avoir une bonne relation avec votre client. Ainsi, il sera plus facile de régler les conditions de paiement et de gérer tout retard. Veillez toutefois à ne pas laisser la frustration d’un retard de paiement gâcher vos relations avec vos clients importants.

Convenir des conditions de paiement à l’avance afin de pouvoir contrôler la gestion de votre trésorerie à la source.

En convenant à l’avance des conditions de paiement, vous pouvez anticiper les fluctuations de trésorerie et choisir une solution adaptée au plan de croissance de votre entreprise. Vous serez ainsi mieux préparé. 

Si vous entrez dans une relation avec des conditions de paiement exceptionnellement longues (90 jours par exemple) une tactique courante pour améliorer le flux de trésorerie est de proposer une facilité d’escompte de facture, ou de négocier une remise de prix. De cette façon, vous échangez une partie de votre marge bénéficiaire contre un paiement rapide, mais faites attention à bien évaluer les différentes options.

Procédez à une facturation correcte et rapide

L’organisation est primordiale, tout comme l’indication rigoureuse des conditions de paiement sur les factures. Plus vite votre service de facturation enverra les factures au client, plus vite le paiement sera reçu. Trop d’entreprises effectuent ce travail par lots et il leur faut parfois une semaine ou plus pour facturer leurs clients.  Pour accélérer le processus de paiement, vous pouvez vous appuyer sur des outils de facturation électronique.

Les erreurs de facturation sont souvent à l’origine de longs cycles de paiement. Les prix indiqués peuvent ne pas correspondre aux données de base, et les factures peuvent ne pas inclure le numéro de commande, ce qui entraîne une facture invalidée contestable par le client. Portez donc un intérêt particulier à votre processus de facturation.

Réclamez le paiement immédiatement après un retard

Il est évident que vous devez être payé pour le service ou produit que vous avez fourni, alors assurez-vous de réagir rapidement et efficacement si un paiement est en retard. N’oubliez pas que les tentatives brutales de recouvrement et d’exécution peuvent souvent se retourner contre votre relation avec votre client, soyez donc attentif aux délais de paiement.

Pour les petites entreprises qui ont des relations avec de grandes sociétés, ce type de négociation peut être très délicat. Parfois, chez les grandes organisations le retard de paiement est dû à une erreur dans un service auquel votre interlocuteur habituel n’a pas accès. Souvent, vous aurez affaire au service des achats ou des approvisionnements et n’aurez pas de relation directe avec le service des comptes fournisseurs. Essayez de résoudre les problèmes par l’intermédiaire de votre contact habituel, plutôt que de le court-circuiter, et incitez-le à parler au personnel concerné dans le service des paiements.

Si vous traitez avec des portails de fournisseurs, assurez-vous de savoir comment ils fonctionnent

Une tendance récente des grandes entreprises consiste à mettre en place des portails de fournisseurs en ligne où les fournisseurs peuvent se connecter, soumettre leurs factures et vérifier l’état des paiements à venir. Il est très important que les fournisseurs connaissent le fonctionnement de ce système et comprennent le processus à suivre pour accepter les bons de commande, émettre les factures et saisir les coordonnées bancaires correctes pour le paiement.

Ces portails sont souvent conçus pour éliminer toute interaction humaine, et les services d’assistance peuvent être difficiles à joindre. Il est donc important que vous preniez le temps, dès le début, de comprendre le protocole afin d’éviter tout retard lorsque vous soumettez une facture.

Faire appel à un médiateur

Le service de médiation est fourni gratuitement aux TPE/PME par l’Etat. Il consiste en l’intervention rapide d’un médiateur neutre pour tenter de concilier clients et fournisseurs, et ainsi parvenir à un accord. Trois quarts des interventions aboutissent à un résultat satisfaisant les deux parties !

Les conditions de paiements non respectées, et donc, les retards excessifs de paiements sont un motif de saisine de ce médiateur. Cette saisine doit permettre de reprendre une relation de confiance avec un client important. Si vous ne souhaitez pas continuer à travailler avec lui, vous gagnerez plus à porter l’affaire devant le Tribunal de commerce ou un huissier.

Pour saisir le médiateur, il suffit de se rendre sur le site mediateur et de transmettre les informations demandées (détails de votre entreprise et du litige). Après le dépôt de dossier, un médiateur reviendra sous une semaine s’il constate effectivement un litige. Il pourra ensuite contacter l’autre entreprise pour vous réunir autour d’une table, écouter chaque partie et arriver à un accord.

En moyenne, les procédures durent moins de 3 mois et ne nécessitent qu’une poignée de rencontres avant de signer un protocole d’accord. Cette méthode pour régler les litiges est ainsi vraiment efficace ! 

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