Organisation personnelle : 4 étapes pour en faire votre alliée « performance »

Entre priorités à concilier, " réunionite aigüe " et dossiers urgents, il est important de connaître des méthodes simples et efficaces pour optimiser son temps et gérer ses activités. Les connaître, et surtout pouvoir les mobiliser afin de ne pas se laisser déborder ! Voici une série de conseils pour booster votre organisation personnelle, à l'heure de la reprise ou à n'importe quel moment de l'année.

Vous pensez peut-être pouvoir mieux vous organiser, sans savoir comment procéder ? Stop à la culpabilisation ! Dans des environnements professionnels devenus complexes, où les réponses en temps réel sont la norme, l'organisation personnelle relève presque d'un " art ". Dès lors, il est nécessaire de disposer de références et de points d'appui pour progresser. Le cas échéant, vous risquez de vous épuiser à vouloir gagner du temps - entre autres.

Retournons au début des années 1990. Le psychiatre Edward M. Hallowell reçoit des salariés présentant le même type de symptômes : manque de concentration, impatience, stress, excitation interne. Le fondateur des Hallowell Centers for Cognitive and Mental Health identifie d'autres traits communs : difficultés à rester organisé, à se fixer des priorités, à gérer le temps et, de ce fait, moindre efficacité professionnelle. Edward M. Hallowell va alors proposer dix règles simples pour viser une meilleure organisation personnelle et retrouver un équilibre au travail. Voici les principales :

• Débuter chaque semaine par une phase de planification (deadlines, rendez-vous...),
• Définir un planning des tâches en fonction de ses pics de vigilance et des moments les plus productifs de la journée - ce qui implique de connaître ses rythmes chrono-biologiques,
• S'imposer des contraintes horaires, notamment pour les activités les moins agréables,
• Faire au moins une tâche déplaisante le matin, pour éviter de la remettre indéfiniment.

Bonne nouvelle donc, il existe des méthodes à mobiliser pour améliorer votre organisation personnelle[1]. Toutefois, il est délicat d'agir tous azimuts ! Commencez donc par identifier vos " besoins " les plus significatifs. Cela requiert une prise de recul, et un travail sur la connaissance de soi. Au-delà de votre propre réflexion, n'hésitez pas à demander l'avis de collègues que vous appréciez. Un outil tel que le DISC peut aussi s'avérer très utile. Une fois vos priorités identifiées, vous procéderez par étapes.

Parmi les déficits le plus souvent constatés, l'attention et la concentration tiennent la corde. Pour y faire face, la méthode Pomodoro est conseillée : elle vise à maintenir un haut niveau d'attention, tout en accomplissant une tâche dans la durée ; il s'agit alors de la " découper " en plusieurs séquences.

Autre conseil dont chacun peut s'emparer : l e développement de sa " zone d'efficacité ", afin de gagner en disponibilité d'esprit. Le simple fait de poser par écrit ce qui doit être fait va vous permettre de vous focaliser plus facilement sur les tâches à accomplir. Cela limite en effet le nombre de " rappels " cérébraux. Par ailleurs, pour être totalement immergé dans votre activité en atteignant un état de concentration optimal - on parle de flow -, trois démarches sont à privilégier :

• Tout d'abord, stockez vos engagements dans un système externe (digital, ou un simple bloc-notes),
• Ensuite, clarifiez ce que l'on attend de vous, pour être en mesure de l'accomplir,
• Enfin, définissez les actions à exécuter - et des rappels automatiques associés !

Spontanément, chacun pense connaître les priorités qu'il doit accorder à telle ou telle tâche. Cela se fait presque automatiquement ! Et pourtant, il peut être utile de réinterroger ce qui structure votre fonction. Le modèle ATOM (Activités, Tâches, Objectifs, Missions) le permet :

• Quelle est la raison d'être de votre poste, son utilité ?
• Quels sont les domaines de compétences liés à ce poste, et les responsabilités associées ?
• Quels sont les résultats que vous devez atteindre à court, moyen et long termes ?
• Enfin, quelles sont les actions concrètes requises par votre poste, et pour chacune d'elles le niveau d'importance et d'urgence ?

En croisant ces deux dimensions - importance et urgence -, vous allez repérer ce qui doit être réalisé en priorité, et ce qui peut être délégué, voire abandonné[2].

Il s'agit ensuite de planifier vos activités, en tenant compte de plusieurs paramètres : le contexte (nécessité d'une connexion Internet ou de travailler dans le silence), le temps dont vous disposez, le niveau d'énergie requis par la tâche et, bien sûr, son degré d'importance. Il est important d'identifier des tâches demandant peu d'efforts physiques ou intellectuels, pour les programmer après avoir accompli une activité beaucoup plus énergivore par exemple.

L'ensemble de ces conseils est valable aussi bien au bureau qu'en distanciel. Toutefois, le télétravail appelle des règles complémentaires pour être - et rester - organisé ! Il est par exemple indispensable de réfléchir à la façon d'optimiser votre environnement de travail ou votre gestion du temps. Un espace délimité et dédié, tout comme des solutions de rangement et de classement, sont particulièrement utiles pour " bien " travailler.

Par ailleurs, dotez-vous d' horaires de travail et respectez-les ; posez des limites pour éviter de brouiller les frontières entre vie personnelle et vie professionnelle. En parallèle, établissez une to-do-list des tâches à réaliser chaque jour, en évitant de surcharger votre agenda pour vous laisser une marge de manœuvre face à l'imprévu.

Enfin, alors que la rentrée s'annonce sans doute pour vous également, voici quelques " recos " visant à conserver l'énergie emmagasinée pendant les vacances d'été ! Vous allez vous mettre en condition d'efficacité professionnelle, par une préparation mentale et physique permettant d'anticiper, en douceur, la reprise... Au programme :

• Focalisez-vous sur les émotions positives,
• Réalisez des exercices quotidiens de respiration et respectez vos rythmes chrono-biologiques,
• Méditer - à votre façon - pour " repousser " le stress naissant.

Une fois le travail repris, un rituel journalier de type Daily Action Planner[3] va vous permettre d'organiser sereinement vos journées - en arrachant des " mauvaises herbes " (les tâches qui ne vous plaisent pas) et en plantant des " petites graines " (celles qui vous stimulent), en alternance - pour, un fine, savourer les actions réalisées.

>> En résumé :

• Il est à la portée de chacun d'entre nous d'appliquer des méthodes simples pour mieux s'organiser au travail.
• Le développement de sa zone d'efficacité, l'ajustement des priorités et la planification des activités sont les trois piliers d'une organisation personnelle efficace.
• Télétravail, ou " reprise " après les vacances ? À chaque situation, une solution adaptée.

[1] D'autres méthodes ont ensuite vu le jour, comme celle de David Allen - " Getting Things Done ".

[2] En suivant la célèbre matrice d'Eisenhower.

[3] Un rituel que l'on doit à la consultante Angela Jia Kim.