Comment faire un cahier des charges ?

Le cahier des charges est un document élaboré dans le cadre de la réalisation d'un projet. Il est d'une grande importance puisque grâce à lui, le donneur d'ordre peut formaliser ses attentes et ses besoins.

Cependant, concevoir des cahiers des charges demande de connaître certaines notions spécifiques. Bien qu'il n'existe pas de format prédéfini pour sa conception, elle doit suivre des étapes claires et bien définies. Voici en trois étapes une procédure détaillée qui permet d'aboutir à la réalisation d'un cahier des charges bien structuré.

Le cahier des charges comprend généralement une partie administrative et se présente sous format papier. Il peut également se présenter sous une forme numérique lorsque vous décidez de le diffuser et de le mettre à jour à moindre coût.

Dans la première partie du cahier des charges, vous devez présenter votre projet, vous présenter vous-même et présenter votre cible.

L'un des objectifs de cette partie du cahier des charges est de relever toutes les informations relatives à la mise en place du projet. Il s'agit donc de fournir plus de précisions sur votre démarche. Autrement dit, vous devez situer le projet dans son contexte et donner plus de détails sur son modèle économique.

Vous pouvez également préciser s'il y a eu auparavant des projets semblables à celui que vous rédigez dans le cahier. Ensuite, vous vous présentez en tant que maître d'ouvrage. Cela revient à fournir vos informations personnelles. Ces dernières sont notamment votre nom, votre prénom, votre rôle, votre e-mail et votre numéro de téléphone.

Pour présenter votre cible, vous devez préciser les caractéristiques et les éventuels comportements des potentiels utilisateurs de la solution apportée. Il est aussi important de retrouver dans cette partie la stratégie marketing que vous avez adoptée. C'est le moment idéal pour préciser si la réalisation du projet doit faire appel à d'autres participants.

Les personnes qui participeront à la conception du projet peuvent bien sûr être internes ou externes à l'entreprise. Quelle que soit leur nature, il faut non seulement les identifier, mais également mentionner leurs domaines de compétences.

L'objectif de cette deuxième partie est de clarifier la solution à apporter en vous servant des besoins de l'utilisateur. Ainsi, l'un des moyens pour y parvenir est de vous baser sur les exigences qui pourraient découler de la solution que vous apportez.

Mentionner les besoins

Ce travail se fait en deux volets. Premièrement, il faut définir les objectifs et les nécessités liées au projet puis deuxièmement les besoins des utilisateurs auxquels répondra la conception du produit. Parmi les objectifs que porte le projet, il y a par exemple : lancer un produit, gagner en notoriété, augmenter sa visibilité, attirer de nouveaux prospects, etc.

Par ailleurs, il ne faut pas confondre les besoins du maître d'ouvrage mentionnés dans le cahier de charge et ses objectifs. À titre d'exemple, ils peuvent être une prise en charge de l'hébergement, un service SAV ou une fréquence de rapport (hebdomadaire, mensuel, annuel), etc.

Les besoins des utilisateurs représentent toutes les solutions qu'apporte votre produit. À cette phase, n'oubliez surtout pas d'expliquer à l'utilisateur comment satisfaire chaque besoin. Si le besoin de l'utilisateur est " Acheter un produit ", la procédure à suivre peut-être la suivante :

• Consulter un catalogue ;
• Choisir le produit ;
• L'ajouter au panier ;
• Choisir un mode de livraison ;
• Renseigner ses coordonnées ;
• Effectuer le paiement.

Vous devez mentionner toutes les étapes liées au besoin du client afin de lui permettre d'atteindre son objectif et de gagner du temps.

Les contraintes spécifiques auxquelles peut être confronté le projet peuvent avoir un impact sur sa mise en place. Voilà pourquoi, il est important de les énumérer et d'en faire part aux parties prenantes. Par exemple, celles-ci peuvent être liées au temps, au budget, au planning et à la juridiction.

Le système d'exploitation, le développement des nouvelles fonctionnalités, la charte graphique sont également autant de contraintes auxquelles la réalisation du projet peut être liée.

Ici, vous devez préciser si vous disposez d'un délai pour la réalisation de votre projet. Surtout, il vous faudra ajouter si ce délai est indicatif ou non en vous montrant le plus réaliste possible.

La dernière étape pour la réalisation du cahier de charges est de mentionner le budget au besoin. Parfois, ce dernier peut ne pas être conforme au coût réel du projet. Dans ce cas, deux options se présentent à vous. Vous pouvez revoir à la baisse vos attentes ou choisir d'allouer un budget supplémentaire.

En définitive, un cahier de charges permet d'élaborer clairement un projet. Sa réalisation ne dépend pas du nombre de pages qui le constitue, mais des informations nécessaires à sa compréhension et à sa réalisation. En suivant la procédure ci-dessus, vous avez plus de chances d'élaborer un cahier de charges fiable sans perdre du temps.