12 conseils pour bien gérer un projet – Les clés d’un bon management de projet

Dans la plupart des entreprises, il n'y a pas de poste spécifique de chef de projet, et personne n'a vraiment été formé à la gestion de projets.

La mission incombe généralement à une personne qui a déjà un poste dans l'entreprise et qui se voit attribuer le management d'un projet qui a un impact dans son activité.

Dès lors, la personne chargée du projet se retrouve avec un projet sur les bras, sans avoir d'expérience ou de recul dans la gestion de projet.

Si c'est votre cas, rassurez-vous... bien gérer un projet est avant tout une question de bon sens et d'anticipation. Le rôle de chef de projet consiste avant toute chose à établir un macro planning, suivre les tâches de chacun, faire des compte rendus et relancer.

Le travail de chef de projets est donc assez cadré :

• Préparer en amont une réunion avec un support powerpoint. Pour 1 heure de réunion vous aurez au moins 1 heure de travail (parfois plus s'il y a un atelier à préparer).
  • Sur la première slide titre de la réunion, puis
  • Un rappel de l'objectif de la réunion et ce qu'il faut acter à la fin de celle ci,
  • Un rappel du macro planning et des dates clés,
  • Un récapitulatif des actions effectuées et celle à venir à court terme.
  • Les slides spécifiques sur le sujet de l'atelier.
  • La conclusion avec ce qui a été décidé (actions, étapes...) et les actions de chacun.
• Le jour J, lancer la réunion 5 minutes en avance ou 10 minutes en avance pour une réunion physique (afin d'échanger de manière informelle avec les participants, c'est un élément clé pour connaître le "off" du projet et nouer du relationnel), en mettant à disposition un document partagé (Google Drive, One Drive...) pour que chacun puisse suivre la réunion, apporter des modifications...
• Prendre des notes lors de la réunion (directement sur les slides ou le support afin que tous puissent y accéder), et faire des tours de tables afin de voir si certaines personnes ont des questions lors des différents points clés. Pour les actions à mener, demandez directement pour quelles dates les intervenants pensent pouvoir les réaliser (cela permet de donner une date prévisionnelle, et donc une date de relance).
• Faire un compte rendu si possible juste après la réunion grâce aux notes prises en live, sinon dans les 48h afin de s'assurer que les actions sont encore en mémoire. En revanche, la date de la prochaine réunion doit être planifiée directement en session afin que tous soient d'accord.
• Relancer quelques jours avant la date prévue de réaliser, via un simple message "Je voulais savoir si tout se passait bien concernant le XXXXXX que tu devais rendre le...".
• Mettre à jour le "document projet", qui est la "bible" du projet (en particulier dans la gestion de projets informatique), qui comprend la présentation du projet, ce qui est réalisé... ainsi que tous les comptes rendus copié / collés en annexe.
  • Le document projet est généralement un document word partagé avec les différents intervenants.
  • Il est actualisé à chaque réunion clé afin de servir de référence et de centraliser les idées (avec l'enregistrement automatique des versions de Word et Google docs, vous pouvez si nécessaire revenir sur les X versions en arrière et voir qui a modifié quoi).
  • Ce document qui s'enrichit au fil des réunions sera la "mémoire" du projet, et permettra à tous les intervenants d'avoir une référence (c'est très utile pour lutter contre les personnes qui vous diront "je n'étais pas au courant" / "cela a été décidé dans quelle réunion...).
  • C'est certes un gros travail initial, mais ce document permet de noter tous les éléments du projet sur papier, et de ne surtout pas garder tout en tête.

La bonne nouvelle si vous faites plusieurs projets, c'est que si vous avez déjà tout organisé et noté pour un projet (ou si l'un de vos collègues l'a fait), vous pourrez très bien reprendre les slides et les documents pour réadapter leur déroulé pour vos prochains projets.

Cela permet de gagner énormément de temps, car c'est généralement le premier projet qui est le plus prenant.

Bien entendu, ce sont les grandes lignes de la gestion d'un projet.

Si vous avez un projet important à gérer, il est pertinent de faire une formation gestion de projet afin de connaître les rouages et les subtilités de la gestion de projets.

En particulier, en tant que chef de projets, il est important d'appréhender la notion de management transversal car le plus souvent il n'y a pas de relation hiérarchique avec les autres parties prenantes du projet, voire ces personnes peuvent être hiérarchiquement plus élevées.

Dès lors, il faut apprendre à suggérer et influencer plutôt qu'à ordonner, par exemple via des points informels à la machine à café, en invitant des membres clés du projet à déjeuner en tête à tête le midi...

Ce sont tous ces éléments "off" qui permettent souvent de tirer son épingle du jeu lorsque l'on est chef de projets.

De même, l'usage d'un logiciel de gestion des projets vous aidera, en particulier si le projet implique de multiples intervenants (internes ou externes), avec de nombreuses micro-tâches.

L'organisation d'un événement (salon, webinaire...), est un bon exemple du genre de projets qui nécessite l'usage d'un logiciel de gestion de projets (voir cet article sur la gestion de projets).

Avec des logiciels comme Monday, Asana, Wrike, Trello... il est bien plus simple de gérer un projet au lieu de créer un fichier Excel partagé avec une liste des actions et un macro planning..

En complément, voici 12 conseils pour vous aider à gérer un projet.

12 conseils pour bien gérer un projet !

1 - Listez l'objectif final du projet, et gardez le en tête

Pour réussir un projet, il faut d'abord commencer par fixer un objectif clairement défini, et ce que l'on doit obtenir à la fin.

Il ne faut jamais perdre en tête le but à atteindre en le notant (= le résultat à obtenir au final), afin de se se focaliser sur les étapes clés à enchaîner pour l'atteindre et ne pas se laisser distraire par des objectifs secondaire ou dans des détails qui n'auront pas d'impacts sur le but à atteindre..

Pour éviter de perdre beaucoup de temps sur l'exécution de toutes les tâches qui apparaîtront au fur et à mesure du projet, il faut rester concentré sur la tâche jusqu'à ce que le travail soit terminé.

Le classique est de réaliser toutes les petites tâches administratives (ex: faire des tests, intégrer des données, vérifier des spécifications techniques...), alors que d'autres personnes peuvent le faire à votre place ou mieux que vous.

Dans ce cas, il faut demander plus de ressources, de l'aide des autres équipes... sinon vous allez crouler sous le travail, et si vous ne savez pas dire non, vous allez rapidement vous retrouver à travailler tous les soirs jusqu'à 1 heure du matin !

Un autre exemple pourrait être que vous pourriez avoir tendance en tant que chef de projet à prendre à votre charge des actions, des dépenses... pour faciliter l'avancée du projet, mais qui au final ne sont pas vraiment de votre ressort, ou qui vont surtout pallier à un problème chez une des parties prenantes.

Pour être plus efficace, il faut bien se préparer et faire la liste des outils nécessaires pour le bon déroulement du projet et anticiper les actions à mener pour ne pas demander aux participants du projet de réaliser des actions du jour au lendemain (ce que les gens détestent par dessus tout !).

Pour cela vous devez anticiper... c'est ce que l'on apprend en premier dans les formations en gestion de projet.

Le rôle clé du chef de projet est de tout planifier, que ce soit au niveau de la communication qu'au niveau des processus de l'organisation, en anticipant les différents impacts.

Pour ne rien oublié, posez vous les bonnes questions: Quoi, Quand, Qui, Quoi, Où, Combien, Pourquoi, les erreurs à éviter, ce qu'il faut atteindre... etc.

Gardez en tête la maxime d'Abraham Lincoln : " Que l'on me donne six heures pour couper un arbre, j'en passerai quatre à préparer ma hache."

Vous devez vérifier que les tâches à effectuer, les cibles à atteindre sont adaptées.

Pour cela, rappelez vous de l'importance de fixer des objectifs (SMART), c'est-à-dire que les objectifs doivent être clairs et faciles à comprendre pour tous les membres du projet en question afin d'accélérer l'accomplissement du projet.

Les objectifs SMART servent à améliorer ses chances de réussite car vous allez proposer aux membres du projets des objectifs réalistes et pas farfelus...

2 - Faites une analyse des risques pour les anticiper

Les risques sont des dangers plus ou moins prévisibles qui empêcheraient la réussite d'un projet.

Pour réussir un projet haut la main, il faut savoir anticiper ces fameux risques, avec les éventuelles menaces qui peuvent nuire au bon déroulement du projet dès le départ de celui-ci (c'est à dire avant même qu'il ne démarre officiellement).

En listant les risques (et donc tout ce qui pourrait mal se passer), vous pourrez d'une part anticiper ces problèmes et poser les bonnes questions bien en amont, mais en plus vous allez pouvoir (le cas échéant) gérer en amont des problèmes éventuels.

Si nécessaire, vous pouvez parler de ces problèmes potentiels au sponsor du projet (la personne de la direction qui soutient le projet), et demander bien en avance des ressources (stagiaires, logiciels, budget...).

C'est toujours plus facile de demander des ressources, du budget... quand le projet est à peine lancé, qu'une fois qu'une grande partie des dépenses sont engagées (au début du projet il est encore possible de restreindre la cible, de réduire le périmètre...).

Sachant que dans un projet, il y a toujours 3 contraintes qu'il faudra toujours gérer (toujours à valider avec le sponsor du projet): L'analyse des risques ne nécessite pas d'y consacrer des jours, mais simplement 1 à 2 heures, en listant les problèmes potentiels, et les solutions pour y pallier.

Cela peut se faire avant même de lancer officiellement le projet, afin d'identifier à l'avance tous les risques potentiels qui pourraient surgir (soit en solo grâce à votre expérience, soit en allant consulter les personnes ayant une expertise dans un projet similaire ou sur des éléments clés du projet).

C'est en anticipant les mesures préventives et correctives que vous allez mieux cadrer le projet, et c'est aussi une excellente occasion de demander aux personnes clés concernées par le projet "Pourquoi le projet pourrait être un échec, et à l'inverse ce qui ferait que le projet soit en succès".

Ces deux petites questions vous permettront de récolter des informations souvent très intéressantes qui ne sont révélées souvent que lorsque le projet bat de l'aile (avec les fameux "Je m'en doutais bien que...)..

De nos jours, la gestion des risques est devenue indispensable pour de nombreux établissements, organismes qui ont une certification de type ISO 27001 ou dans le cadre des projets impliquant des données personnelles (RGPD).

3 - Ne cherchez pas la perfection, faites les choses qui font avancer le projet

La gestion de projet, c'est certes de l'administratif, des compte-rendus... mais c'est avant tout faire avancer le projet, pas remplir des pages et des pages de texte.

Parfois, on veut tellement bien faire les choses pour son premier projet que l'on passe du temps sur des choses non essentielles... l'exemple le plus courant c'est de lire et relire ses compte rendus de réunion pour chasser les fautes d'orthographe, ajouter des graphiques, des schémas... alors que ces documents sont généralement peu lus...

Sans compter que dans la plupart des cas, on perd du temps à refaire les choses qui ont déjà été effectuées sous une forme plus ou moins similaire (ex: il suffit de copier coller un email d'un participant avec des infos techniques que de tout réécrire).

Si vous êtes dans cette situation là, vous vous en rendrez compte que le projet n'avance pas du tout et on tourne en rond car les gens attendent de votre part les actions à réaliser, les relances de leurs actions, les dates limites pour rendre les livrables...

Ce gros défaut de perfectionnisme peut coûter cher si l'on a d'autres tâches à gérer en parallèle.

Le perfectionnisme est à éradiquer (sauf si c'est dans la culture d'entreprise), ce qui est important c'est de se concentrer sur les objectifs à atteindre et comment faire avancer le projet sans que tout soit parfait.

C'est le concept de MVP (Minimum Viable Product - Produit Minimum Viable, ou prototype) : mieux vaut fait que parfait !

4 - Restez concentré sur 1 action, et évitez de vous disperser dans le management de votre projet

Le cerveau humain n'est pas conçu pour gérer plusieurs choses à la fois, lorsque vous voulez faire 2 choses à la fois (ex: finaliser un compte rendu et préparer la prochaine réunion), vous allez passer d'une idée à l'autre, et il vous faudra quelques minutes pour vous reconcentrer sur la tâche.

Pour être plus efficace, il faut se concentrer sur une seule tâche (ex: finir le compte rendu) et ne pas entamer d'autres tâches que lorsque la tâche d'avant ne soit exécutée.

C'est valable pour tout : lorsque vous rédigez un compte rendu, un cahier des charges... tapez votre texte au kilomètre, et uniquement une fois que c'est fait, vous pourrez passer à la remise en forme, aux graphiques...

Il est conseillé de s'isoler dans une salle de réunion ou en télétravail pour bien se concentrer sur son travail afin de réduire les perturbations qui vont détourner votre attention.

Par exemple, si un collègue vous dit bonjour dans l'open space, vous allez répondre, et ensuite une fois que votre attention a été détournée, cela vous prendra quelques moments avant d'être de nouveau totalement concentré sur le travail.

5 - Utilisez des outils de gestion de projet pour réduire votre charge mentale

Il existe des logiciels pour faciliter la gestion des tâches, pour faire le suivi d'un projet et rationaliser la communication...

Les outils de gestion de projet sont aussi utilisés pour rassembler toutes les informations indispensables du projet comme les documents de travail, les fichiers techniques, les enregistrements de réunions...

Vous pouvez aussi utiliser des outils collaboratifs comme Microsoft Teams, Slack, WhatsApp, Telegram... qui permettent d'échanger rapidement des informations sur un projet de manière informelle.

Avec un chat de groupe votre équipe va mieux communiquer, et vous pourrez mettre en place les techniques d'intelligence collective en travaillant en équipe et non pas simplement de votre côté.

Il faut savoir fluidifier les communications via ces logiciels de gestion de projet et les logiciels collaboratifs pour s'assurer que tous les membres de l'équipe sont informés de ce qui se passe et puissent donner leurs avis.

Attention cependant à la sur-sollicitations : s'il y a plus de 10 messages par jours, les personnes en dehors du noyau dur vont se sentir spammés...

6 - Devenez un expert de votre sujet, et rencontrez physiquement les gens pour échanger avec eux sur le projet

Un projet réussi repose avant tout sur des bases solides et des retours du terrain. Un bon projet ne se gère pas dans un bureau ou via un fichier Excel.

Il faut aller au-delà des rapports, des chiffres... pour voir la réalité du quotidien.

Il est alors important de partir à la rencontre des clients et des participants pour comprendre leurs besoins, c'est seulement après cette rencontre que vous verrez les vrais problèmes, la progression, les freins... et que vous pourrez procéder à des évolutions du du plan d'action.

Vous pouvez aussi définir les responsabilités et les rôles de chacun (qui est informé, qui décide, qui doit être consulté... cf le modèle RACI)... le Chef de Projet est certes responsable du projet, mais pas de tout !

L'efficacité d'un projet dépend aussi des échanges d'informations entre tous les protagonistes : en cas de changement majeur, tous les membres de l'équipe doivent être mis au courant (en particulier le sponsor !).

Le chef de projet s'assure que la communication reste régulière (ex: un comité de pilotage et de suivi tous les 2 ou 3 semaines avec le sponsor ou les membres clés du prohet), cela leur permet de venir vers vous en dehors des grosses réunions plénières, et cela créer du lien ce qui vous permet à tout le monde de communiquer sans hésitation.

Une communication bâclée peut engendrer l'échec du projet, votre rôle consiste alors à donner à tout le monde les informations dont ils ont besoin pour prendre les meilleures décisions.

Un chef de projet se doit d'être accessible et à l'écoute en permanence, plus vous êtes au courant de toutes les infos, plus votre gestion est facilitée.

Par exemple vous pouvez envoyer une mini newsletter sur le projet, qui est envoyé aux membres et parties prenantes, ou simplement un fichier d'avancement avec le macro planning.

7 - Définissez les jalons et les étapes clés

La réussite d'un projet repose sur la définition des étapes clés, et dans le suivi des actions liées.

Vous pouvez définir des macro étapes comme le lancement (kick off), le cadrage, la production, les tests, le pilote.... et la clôture.

À la fin de chaque phase, vous pouvez mesurer le succès du projet.

Tous les éléments déterminants du projet doivent être revus vis à vis des attentes des clients, cela concerne la production de produits jusqu'aux services qui y seront associés.

A noter : cet aspect "Expérience Client" est souvent négligé faute de temps, c'est pour cela qu'il faut généralement nommer une personne responsable de l'expérience client / collaborateur. Son rôle est de s'assurer que les process sont fluides, mais aussi de se mettre à la place du client, et de faire en sorte que le parcours client soit sans couture.

Par exemple dans la gestion de projets événementielle, vous devez faire une focus particulier sur le "pourquoi venir à l'événement" :

La mise en place des jalons vous permet d'avoir des indicateurs efficaces pour mesurer les retards dans le planning (et si nécessaire d'arbitrer), et d'anticiper l'aboutissement du projet.

Mais ce n'est pas tout, les jalons critiques vous aident à évaluer et gérer les risques tout au long de son évolution. Un chef de projet doit avoir une longueur d'avance sur les éléments livrables.

Vous serez plus productif en utilisant deux outils :

• Un macro planning avec les grandes dates et jalons.
• Un planning détaillé, avec tous les détails (ce document étant souvent plus difficile à mettre à jour).

De cette manière, vous pouvez penser aux éléments présents du projet, mais aussi aux aspects du projet à venir qui nécessitent votre attention pour ne pas entraîner l'échec ou le retard du projet.

En rappelant le macro planning à chaque réunion avec le comité projet, tout le monde a une vision de l'avancement, vous pouvez facilement coordonner avec votre équipe

8 - Testez ce qui a été réalisé, et mettez les mains dans le cambouis pour ne pas vous laisser avoir par des chiffres.

Il est aussi indispensable dans le bon déroulement d'un projet de tester tous les produits livrables à chaque étape critique

Le test va permettre de savoir si le projet que vous avez mis en place correspond vraiment à chaque étape que vous avez défini au préalable.

Le test des livrables vous permet de déterminer s'ils répondent aux attentes

C'est en testant et en utilisant que l'on peut juger de la qualité de la production, et de se préparer à la mise en place des mesures correctives pour mettre le projet sur les rails en cas de problème.

9 - Déléguez, mais vérifiez toujours la qualité, en faisant un feedback juste

En tant que chef du projet, vous devez travailler plus que les autres sur le projet et y consacrer plus d'énergie.

Etre exemplaire est une des bases du management de projet (informatique, événementiel, digital...).

A noter : essayez de trouver un "allié" dans les membres du projet, afin de ne pas être seul à vouloir que le projet aboutisse. Une vision externe et des échanges informels permettent d'éviter des erreurs de jugement ou des oublis.

En revanche, si la délégation des tâches nécessite une certaine confiance, elle n'exclut pas un contrôle...

Le principe est d'expliquer le résultat attendu, en proposant une méthode, mais en laissant la latitude à la personne de faire comme elle le pense (mais vérifiez avant la fin des tests la qualité de ceux ci, afin d'éviter que la personne ne fasse fausse route ou interprète mal vos consignes).

Généralement, il est de bon ton pour un chef de projet de faire les premiers tests lui-même, puis de faire un brief aux personnes qui le feront en totalité (cela permet de voir les cas réels, les contraintes...).

La mise en place du RACI (qui est Responsable / qui Approuve / qui est Consulté et qui est I nformé) peut même vous aider lors de l'attribution des rôles et de responsabilité.

Grâce à cet indicateur, vous désignez le responsable de l'exécution du travail, le responsable des décisions finales, les personnes à consulter avant une action ou une prise de décision et les personnes à informer après une action ou une prise de décision.

La clarification des rôles de chacun vous aide à savoir vers qui vous tournez en cas de difficulté.

A noter : si on met à votre disposition une équipe pour le projet, listez les points forts et les points forts de chaque membre de votre équipe afin de leur confier des tâches où ils seront à l'aise.

10 - Faites le tour des popotes au début du projet, mais aussi en cours de projet

Avant le coup d'envoi, le contact avec les parties prenantes lors de points informels individuels est essentiel.

Cela vous permet de connaître leur avis et leurs intérêts pour le projet.

C'est également le moyen de découvrir les problèmes cachés et les éventuels désaccords qui peuvent apparaître tout au long du projet.

Un bon gestionnaire de projet prend le temps de discuter avec le donneur d'ordre du projet plusieurs fois d'affilée pour bien clarifier les objectifs, présenter le plan d'actions.

C'est essentiel de bien communiquer au départ avec le donneur d'ordre, pour bien cerner ses besoins, et cadrer la demande. Vous vous rendrez compte que si cela va sans dire, cela va mieux en le disant...

Grâce à ces rendez-vous de cadrage, on peut même se rendre compte que le projet n'est adapté, qu'il n'a qu'une vision partielle... et ainsi définir un recadrage qui permet de répondre aux attentes de tout le monde (et en particulier du donneur d'ordre).

N'hésitez pas à lui demander quels sont les critères de réussite qu'il prendra en compte, et ce qu'il attend clairement de vous.

L'organisation d'un déjeuner avec quelques membres de l'équipe vous permet de vous renseigner d'une façon informelle après le lancement du projet.

Grâce aux entretiens, vous pourrez peut-être identifier un "mentor" (c'est-à-dire une personne d'expérience dans l'entreprise) qui vous aidera à résoudre certaines facettes de votre travail grâce à sa connaissance avancée des process de l'entreprise, des jeux de pouvoir... dans le management de votre projet.

11 - Faites des réunions, mais organisez-les bien en amont afin qu'elles soient efficaces

Une réunion, cela se prépare lorsque l'on soit chef de projet, que cela soit vos propres réunions, ou des ateliers de travail avec d'autres personnes ou des intervenants extérieurs.

Il faut savoir organiser des réunions efficaces pour que les réunions d'une heure ne durent pas deux heures et finissent en perte de temps pour 90% des personnes qui sont là.

Le but ne doit pas être d'inviter tout le monde pour "que tout le monde soit au courant", mais d'inviter les bonnes personnes uniquement.

En tant que chef de projet, il faut définir un programme avec tous les sujets à aborder dans la réunion.

Si vous avez des difficultés à le faire, il suffit de lister les sujets à aborder, puis à définir le nombre de minutes nécessaires à chacun d'entre eux.

Exemple : 5 minutes pour l'objectif de la réunion, 10 minutes sur le macro planning, 30 minutes pour le sujet A...

Il ne faut pas non plus oublier le support de communication, le fameux Powerpoint, qui permet de cadrer la conversation et le timing (si nécessaire) des différents points.

Il faut terminer les réunions par un bref rappel sur quoi portait cette réunion, les décisions prises, les actions à venir...

12 - Utilisez l'humour en management de projets pour déstresser les situations mais soyez avant tout proactif

Un projet n'est pas exempt de situations stressantes. Le sens de l'humour allège l'atmosphère et aide à voir le problème d'une manière différente.

Une petite blague peut apaiser les tensions, cependant si vous sentez des tensions, évitez de les gérer en session et demandez aux intéressés un rendez-vous individuel.

Certes, vous devez travailler dur sur un projet, cependant, il n'est pas nécessaire de créer une ambiance étouffante au travail... Vous devez être celui qui allège l'atmosphère et apporte aussi de la détente.

Par exemple en offrant un petit cadeau comme les croissants, une coupe de champagne pour les avancées...

Cependant, le mieux reste encore d'éviter que ce genre de situation n'arrive... car le stress n'est pas bon pour un projet.

Gérer un projet, c'est avant tout gérer des individus et obtenir de l'engagement, donc il faut user de psychologie.

Et encore une fois, la proactivité est le trait de caractère important que vous devez avoir.

Un bon chef de projet identifie les problèmes avant qu'ils n'arrivent pour trouver des alternatives avant qu'ils ne se présentent...

En conclusion, quelles sont les 3 clés d'une bonne gestion de projets?

Bien gérer un projet, se base sur 3 éléments clés :

• de l'anticipation pour prévoir les actions,
• de la communication pour faire passer ses idées
• et de l'organisation pour vérifier que ce qui a été planifié via bien arriver.

La tendance actuelle est de faire du "management de projet agile", avec des cycles de décisions - production très courts (pour éviter les effets tunnels avec des projets qui sont gérés en vase clôt durant des mois avant d'être confrontés au terrain).

Si vous débutez dans la gestion de projets, ou que vous allez faire prochainement du management de projet dans votre entreprise, la meilleure formation de gestion de projet est de pratiquer.

Par exemple, si vous partez en weekend, en vacances, si vous bricolez à la maison... gérez cette tâche comme un vrai projet.

En prenant ces habitudes sur des petits projets sans risque, vous allez développer vos compétences et ainsi acquérir l'expérience d'une gestion en mode projet.