Comment simplifier la gestion de ses déplacements professionnels ?

Un article écrit en collaboration avec Nicolas d’Okarito

À l’ère de la reprise des voyages d’affaires, il est important pour les entreprises de reprendre le contrôle de leur gestion des déplacements professionnels.

Seulement 95% des PME sont accompagnées par une agence de voyages professionnelle. Les salariés utilisent donc des sites de tourisme qui ne sont pas adaptés à leurs besoins. Cette gestion manuelle des déplacements professionnels est un véritable casse-tête pour les parties prenantes.

Centralisez les réservations

Il est clé pour les entreprises de s’équiper d’une plateforme qui centralise la réservation des billets d’avion, de trains et des nuits d’hôtels. Pourquoi ?

Il y a plusieurs raisons à cela :

• Pour gagner un temps considérable pour les collaborateurs qui n’auront plus à jongler entre les différents sites comparateurs et de réservations.

• Pour supprimer les avances de frais via la mise en place d’un prélèvement automatique sur le compte bancaire de l’entreprise. Les collaborateurs n’auront plus à récupérer les notes de frais ou justificatifs de leurs déplacements sur les différents sites de tourisme. Ils peuvent désormais se concentrer sur leurs missions.

• La gestion des notes de frais prend aussi beaucoup de temps à l’équipe comptable qui doit récupérer les justificatifs, les enregistrer dans leurs outils comptables avant de pouvoir rembourser les collaborateurs. La gestion manuelle des notes de frais fait perdre du temps à l’ensemble des parties prenantes. Selon une étude effectuée par HRS et GBTA auprès de plus de 500 de Responsables des déplacements professionnels – ou Travel Manager – le temps de gestion d’une note de frais est de 20 minutes. Par conséquent, le coût de gestion d’une note de frais est estimé à 53 euros pour une nuit d’hôtel par exemple.

Simplifiez la facturation

Comme évoqué ci-dessus, la gestion des notes de frais réduit considérablement la productivité des collaborateurs, qu’il s’agisse de voyageurs, de comptables ou encore d’office managers.

Utiliser une agence de voyages d’affaires ou une plateforme de gestion des déplacements professionnels permet de centraliser la facturation. Ainsi, les équipes n’auront plus à courir après les notes de frais et les factures.

Image de couverture modifiée issue de : storyset.com

Des plateformes en ligne, à l’image d’Okarito, permettent en plus de choisir la fréquence des factures récapitulatives qui sont claires. Un gain de temps considérable pour les équipes comptables qui n’auront aucune difficulté à lier les factures avec les prélèvements effectués sur le compte de l’entreprise.

Des solutions telle que iPaidThat permettent de collecter les factures pour automatiquement les importer dans l’interface de la plateforme.

Concernant un déplacement professionnel, il est important pour les entreprises de lier les factures du voyage avec un client ou projet. Les voyageurs doivent donc transmettre ces informations au comptable pour que ce dernier puisse faire une analyse budgétaire entre les dépenses et les revenus pour le client ou projet en question par exemple. Les plateformes en ligne de gestion des voyages d’affaires permettent de simplifier la récupération des informations dès lors qu’elles se trouvent directement sur la facture.

Gestion de la politique voyage

Dans la même lignée que la facturation et la gestion du budget, de plus en plus de PME souhaitent mettre une place un système de validation des voyages d’affaires de leurs collaborateurs.

La politique voyage d’entreprise est un document qui définit les règles imposées par la direction de l’entreprise concernant la gestion et l’organisation des déplacements professionnels. Cela concerne donc aussi bien le budget à respecter, les types de déplacements à privilégier que les modalités de remboursement.

Une bonne politique voyage doit aussi guider les collaborateurs à privilégier les démarches de recherche et de réservation de leurs déplacements. Une politique voyage a donc pour principal objectif de mutualiser et simplifier la gestion des déplacements professionnels.

Les règles imposées par la politique voyage permettent donc aussi de réduire les frais indirects liés au voyage comme évoqué précédemment (gestion notes de frais, surfacturation des agences de voyages traditionnelles, pertes et/ou gestion des facture)

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