Étape 1 : définir l'objectif, un prérequis pour des réunions productives
Les collaborateurs qui s'inscrivent à des formations portant sur l'animation de réunion souhaitent résoudre des problématiques récurrentes. Ils citent ainsi :
- L'insuffisance de préparation - une invitation est transmise sans ordre du jour précis (un thème, pas d'objectif), avec une vague indication de durée ;
- Une trop grande monotonie dans l'animation des réunions ;
- Le manque d'interactivité ;
- Un cadre peu structuré générant des pertes de temps conséquentes.
Pour éviter ces pièges et organiser des réunions productives, il convient d'identifier de quelle démarche relève la rencontre que vous projetez ; des objectifs distincts en découleront. Selon le contexte, vous chercherez :
- à transmettre de nouvelles informations à vos collaborateurs, dans un processus " descendant " et sans autre objectif spécifique ;
- à recueillir de l'information via un processus ascendant, en les consultant ;
- à trouver des solutions, votre objectif étant alors de résoudre des problèmes, avec une prise de décision souhaitée et une sollicitation de leur créativité.
Dans le premier cas, la réunion induira peu d'interactions. Dans le second, il sera important d'établir un climat de confiance pour que chacun ose s'exprimer. Le troisième cas de figure nécessitera de mettre en commun les connaissances et compétences du groupe pour apporter des solutions.
Notez que, dès ce stade, des contacts bilatéraux et informels entre l'organisateur de la réunion et les participants peuvent s'avérer nécessaires. Alexandre Borie [1], consultant docendi spécialiste des techniques d'animation de réunion, le recommande vivement pour une réunion à distance incluant des collaborateurs de différents pays : " On s'assure ainsi de leur présence mais aussi de la validation des objectifs, quitte à faire évoluer l'ordre du jour grâce aux améliorations proposées ". On touche ici l'esprit agile où l'on procède par avancées successives [2].
Étape 2 : procéder au " casting " de la réunion et impliquer les participants en amont
Vous allez maintenant établir l'ordre du jour afin de donner des éléments tangibles aux participants en termes d'attendus et de déroulé. Utilisez la méthode TOP ! Il s'agit :
- de déterminer le TIMING accordé à la réunion ;
- de formuler l'OBJECTIF préalablement défini, sous forme de question - Comment améliorer l'accueil des stagiaires ? étant préféré à Améliorer l'accueil stagiaires.
Pour Thomas Flament [3], responsable du développement de la gamme Management de docendi, l'idée est d'inciter les participants à réfléchir en amont de la réunion et donc, à s'impliquer.
- D'établir le PLAN de la réunion, ses différentes séquences, en calibrant le temps dédié à chacune d'entre elles sans exclure des rééquilibrages en cours de réunion.
Si l'on attend des participants qu'ils soient de véritables acteurs, encore faut-il que le " casting " ait été correctement réalisé. Alexandre Borie souligne ainsi que la présence " d'un trop grand nombre de collaborateurs - dont certains ne sont pas en mesure de décider ou d'apporter du contenu -, risque de diluer l'attention du groupe et d'altérer sa motivation ". Or, en France, il est quasi culturel d'envoyer un mail générique invitant " les collaborateurs qui le peuvent " à participer !
N'oubliez pas qu'en dehors du manque d'efficacité ainsi généré, une participation inappropriée génère des coûts supplémentaires.
Étape 3 : canaliser et dynamiser les échanges en ramenant toujours à l'objectif
Si le " moment " de la rencontre n'est pas seul en jeu dans sa réussite, il demeure crucial. L'introduction est clé pour rendre vos réunions productives :
- avec un mot d'accueil créant une ambiance conviviale ;
- en veillant à rappeler l'objectif et les limites temporelles de la rencontre, ainsi que les comportements - ou soft skills - qui la rendront plus efficace :
-> la " présence ", qui se traduit par une écoute active et une capacité de réception ;
-> la bienveillance, dans le sens d'une ouverture à l'autre, d'une curiosité et de l'absence de jugement - entre autres ;
- en prévoyant un temps d'inclusion pour les participants.
Différentes techniques d'animation sont ensuite requises pour canaliser l'expression des participants et dynamiser les échanges.
De manière générale, vous briserez l'aspect linéaire de la réunion en organisant des tours de table - grâce à des post-it par exemple et au recueil d'idées qui s'en suivra. Pour inciter un groupe apparemment peu engagé à participer, recourez à des techniques de créativité visuelle comme la carte mentale ou Mind Map. La canalisation des échanges se fera elle en recentrant sur l'objectif de la réunion et en proposant, au besoin, de noter toute idée " sortant du cadre " sur un post-it afin de pouvoir l'exprimer en fin de réunion.
Autre point de vigilance, l'émergence d'une situation conflictuelle. Le principe des 5 R permettra de la modérer :
- Respirez - pour garder votre calme ;
- Reformulez - pour témoigner de votre écoute et dissiper d'éventuels quiproquos ;
- Renvoyez au groupe - qui sait instinctivement recadrer un participant difficile ;
- Recadrez - en faisant référence à l'objectif commun et à la méthode de travail ;
- Régulez - en répartissant le temps de parole équitablement et en autorisant l'expression de désaccords sans agressivité .
Via ces différents outils ou principes, vous pourrez activer l'intelligence collective du groupe. Car celle-ci favorise l'autonomie et l'engagement des " acteurs " de la réunion, tout en permettant l'expression pleine et entière de leur potentiel [4].
Étape 4 : s'appuyer sur des outils digitaux pour stimuler la productivité et favoriser les interactions ludiques
Le recours aux outils digitaux se fait dans une perspective :
- de productivité, pour rendre un process plus rapide et efficace ;
- de gamification, afin de capter l'attention.
Deux exemples. Utilisez un tableau digital pour organiser les idées et rendre l'activité plus impactante pour les participants grâce à l'aspect visuel. Dans une optique ludique, organisez un quizz à la fin d'une réunion d'information pour évaluer ce qui a été retenu.
Avec sa trentaine d'applications - du jeu participatif au questionnaire, de la présentation au sondage - accessibles via le web ou une box générant un réseau local temporaire, la start-up Klaxoon [5] est une référence en la matière.
Étape 5 : établir un relevé de décisions compréhensible par tous et passer à l'action !
Les décisions prises, les actions qui en découlent et les rôles attribués à chacun doivent enfin être clairement retranscrits.
En effectuant des synthèses partielles au fur et à mesure des points abordés (quitte à les affiner en fin de réunion), vous faciliterez la rédaction. Utilisez un modèle partagé par tous : si chaque manager rédige son propre compte-rendu " à sa façon ", le temps de lecture et de coordination risque d'être élevé. Pour Thomas Flament, on optimise ainsi la réunion jusqu'au bout.
Compréhensible par tous - y compris ceux qui n'ont pas participé à la réunion - ce relevé de décisions pourra d'ailleurs être exploité lors de la prochaine réunion pour réaliser un suivi des actions engagées.
Grâce à ces conseils, vos réunions seront plus productives... et inclusives ! N'hésitez pas à parachever le processus en sondant vos collaborateurs : la réunion a-t-elle été efficace selon eux ? S'est-elle bien déroulée en termes d'échanges et de régulation ? Sollicitez leurs suggestions, pour leur pertinence mais aussi pour les impliquer au maximum. In fine, la satisfaction voire le plaisir générés par des réunions constructives, contribueront au bien-être au travail dans l'entreprise.
Jeu de briques
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