Quelle est l’utilité d’un cachet d’entreprise ?

Un cachet d’entreprise n’est pas une obligation et n’a en soi aucune valeur légale. Alors pourquoi est-il si utilisé au sein des entreprises et quelle fonction remplit-il ? En effet, très peu de sociétés n’investissent pas dans un, voire plusieurs tampons encreurs, dès le début de l’exercice de leur activité. Dans l’esprit de certaines personnes, le cachet est même un véritable symbole de l’existence de l’entreprise.

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Il y a différents modèles de tampons encreurs qui peuvent s’adapter selon les besoins de l’entreprise. Le cachet en est un. Il est possible de le commander sur des sites comme Otypo.com et de le recevoir dans un délai garanti très court. Personnalisable, il permet de retranscrire en un seul geste toutes les informations de l’entreprise. Le tampon encreur n’a aucune valeur légale en soi, qu’il s’agisse du cachet de l’entreprise, de la date ou d’une formule déjà gravée comme « payé le… » ou « livré le… ». Ce qui donne en revanche une valeur juridique à un document, c’est la signature qui doit accompagner en général le cachet de l’entreprise. Cette signature marque l’engagement pris par la société dans l’émission du document. Il peut s’agir d’une facture, d’un reçu de livraison, d’un devis, etc.  

Quels sont les avantages du tampon pour une entreprise ?

Le tampon présente de nombreux avantages pour une entreprise. Il permet tout d’abord d’identifier simplement la provenance du document. En effet, il permet d’identifier en un coup d’œil de quelle structure il vient. Il est alors plus facile d’en faire son suivi administratif. Le tampon encreur reprend les informations de contact les plus utiles pour pouvoir joindre rapidement l’entreprise émettrice du document. Il s’agit donc d’un signe de reconnaissance, au même titre que son logo par exemple.
 
Le tampon encreur est aussi un gage de crédibilité. Il est très étonnant qu’un document signé par une entreprise ne soit pas tamponné avec le cachet de la société. Dans ce cas, il s’agit plus de la force de l’habitude : pour la majorité des gens, un texte officiel doit forcément être accompagné d’un cachet qui identifie l’entreprise émettrice.
 
Le cachet de l’entreprise est aussi un véritable outil pratique au quotidien. Tout d’abord, il permet de rappeler rapidement le nom et le contact de la structure en question. Souvent, le tampon reprend les données clés de l’entreprise d’une façon plus lisible. On y retrouve le nom et la raison sociale, ses coordonnées notamment l’adresse, le téléphone principale, voire même l’email ou le site internet. Viennent également d’autres précisions qui dépendent des caractéristiques de la société : capital, numéro de TVA, etc. Toutes les informations qui figurent sur le cachet de l’entreprise doivent aussi être indiquées sur des contrats, des devis ou des factures. En général, on y trouve le nom de la société, sa forme juridique, son numéro d’identification, le lieu du siège social, la mention du Registre du Commerce des Sociétés (RCS) suivi du nom de la ville où a eu lieu l’immatriculation.
 
Il est donc intéressant pour une entreprise d’en posséder un afin de ne pas avoir à remplir ces informations manuellement. Prenons l’exemple d’une petite société commerciale qui doit faire de nombreux devis ou tickets de vente. Plutôt que de devoir compléter le texte standard à la main, plusieurs fois par jour, un coup de tampon lui permettra d’aller beaucoup plus vite dans la préparation des documents. La personne pourra donc se focaliser plus sur le client et les tâches à effectuer au lieu de perdre du temps à répéter les mêmes informations administratives sur différents supports.
 
Le cachet de l’entreprise se doit d’évoluer en fonction des modifications qu’elle connaît : changements d’adresse, de nom du responsable indiqué sur le tampon ou bien encore déménagement du siège. Toutes les informations doivent être actualisées.
 
Les multiples usages du tampon encreur permettent de mieux comprendre pourquoi il est si souvent utilisé dans le milieu professionnel. Généralement, chaque membre du personnel administratif possède le sien personnalisé, en plus de celui de l’entreprise qui est global. Le cachet est en effet un gain de temps, un signe de reconnaissance et une preuve de crédibilité. Tous ces aspects expliquent en quoi il s’agit d’un investissement peu onéreux, mais extrêmement utile dans le quotidien et la gestion de la partie administrative d’une société.