Vous considérez que votre journée est réussie quand vous avez géré vos actions urgentes, les imprévus, mais aussi la tâche de fond que vous devez absolument faire. Mais vous vous rendez vite compte que vous n’arrivez pas à suivre votre timing. Parce que vous avez trop d’arrivées d’informations, trop d’interruptions… Et votre journée est un éternel imprévu ! Gérer son temps, c’est apprendre à se tenir à un planning. Pour cela il faut le bon outil !
Voici 4 apps qui peuvent vous aider à gérer son temps :
Planifier ses activités dans Microsoft Teams : voir la vie en couleurs !
Microsoft Teams c’est un outil de conversation avant tout, un chat (une messagerie instantanée, pas un minet !). C’est ainsi que vous l’avez connu, que vous l’utilisez peut-être. Et pourtant, c’est tellement plus ! SI vous utilisez l’appli Planer (ou planificateur) vous allez réaliser que vous pouvez vous planifier des tâches, les catégoriser avec de jolies couleurs (Microsoft vient d’en ajouter des dignes de Stéphane Plazza : vert citron, vert d’eau, pêche…). Le but de ces couleurs, c’est de mettre des classifications qui vont vous aider : complexe, facile, en One to One, long… Afin de caler vos tâches de manière réaliste : 8 tâches complexes et longues, à moins de ne pas vous coucher, vous savez que vous ne les ferez pas un une seule journée.
Le second avantage, c’est le partage des tâches. Vous pouvez assigner des personnes sur un projet commun : ainsi vous voyez l’évolution du projet en fonction des personnes impliquées. C’est l’outil parfait pour la gestion des projets communs !
Paper de DropBox : prise de note et partage d’idées !
Ce bloc-note virtuel va vous permettre de faire évoluer un projet avec les différentes étapes et les prochaines étapes que vous y noterez. Vous fragmentez le paper dédié avec des titres, des sous-titres et vous notez ce qui vous passe par la tête et qui doit faire quoi. Un simple “@provençal le gaulois : trouver le graal”, suffit. La personne sait ce qu’elle a à faire. Un moyen simple pour visualiser les différents brainstormings d’un projet et ne laisser aucune étape derrière !
Pomodoro : la tomate qui va ensoleiller vos journées
La méthode Pomodoro (dont le nom vient d’un minuteur de cuisine en forme de tomate) se fonde sur un système très simple : un Pomodoro = une période de 25 minutes suivie d’une pause de 5 minutes. Je n’irai pas jusqu’à dire que si vous savez cela vous savez à peu près tout, mais toute la méthode tourne autour du respect de cette règle. Vous fractionnez vos tâches en sections de 25 minutes, vous activez le minuteur et vous restez focalisé-e- sur votre activité. Sans faire autre chose ! Et autre chose veut dire : lire ce mail qui vient de sonner dans notre boîte de réception, répondre au téléphone, parler avec le collègue qui vient de frapper, regarder par la fenêtre… Toute la réussite de Pomodoro dépend de notre capacité à analyser nos travers de travail et à les améliorer !
S’astreindre à un temps dédié Pomodoro chaque jour permet plusieurs choses. 1/ Finir cette maudite tâche qu’on repousse depuis toujours. 2/ Faire pleins de choses chaque jour. 3/ Apprendre de sa propre méthodologie. 4/ Aimer se faire peur (le minuteur vous fera sursauter à chaque fois tellement vous serez focus sur votre tâche !).
ToDoist
Il s’agit d’un logiciel de gestion de tâches personnelles. Une to do list virtuelle à compléter et à modeler à l’infini. Son avantage, catégoriser ses tâches en sous-tâches, en projets communs, avec des deadlines. Vous pouvez même y insérer des commentaires pour vos collègues avec qui vous partagez un travail commun. De plus, c’est un logiciel très empathique, qui vous félicite pour vos réussites ! Vous aimez les défis ? Venez mériter votre statut de maître du monde des tâches !
Comme vous pouvez l’imaginer, ces apps ne sont pas incompatibles. Vous pouvez gérer vos pomodori dans ToDoist ou Teams, vous pouvez lancer un projet dans DropBox Paper et le concrétiser dans Teams… L’idée, c’est de trouver votre outil de prédilection, celui qui saura recueillir toutes vos activités, vos pensées, vos idées de génie, et qui sera plus facile à gérer qu’un post-it sur votre bureau !
Donc, pour bien finir votre journée, pour que vos réunions soient réussies, pour booster vos équipes, adoptez-les !