Du vide… pour créer

Laisser un peu de vide permet d'inviter un peu de créativité pour trouver de nouvelles perspectives aux problèmes actuels. Mais laisser un peu d'espace ne se produit pas en calant ça au milieu d'une journée déjà pleine à craquer.

Alors comment inviter un peu de vide dans notre quotidien au travail ? Et qu'avons-nous finalement à y gagner?

UN AGENDA AVEC QUELQUES ZONES DE VIDE

C'est ce que teste actuellement Magalie, directrice de l'Office de Tourisme Destination Vendée Grand Littoral. Elle s'est calée toutes les semaines dans son agenda une journée et demie où aucun rendez-vous, ni réunion n'est planifié. C'est bien simple, sur son agenda, il est noté absente, comme absente pour tout rendez-vous ou réunion, ses collègues le savent et c'est accepté comme ça .

Elle a pris cette décision en faisant le constat début janvier qu'elle courait toute la journée entre les réunions, les rdvs, les échanges avec ses collègues et que finalement elle était partout et nulle part en même temps. Elle ne se retrouvait plus dans cette course folle. Cette décision plutôt courageuse lui a permis de gagner en efficacité et d'améliorer son organisation en travaillant moins dans l'urgence.

Vous vous dîtes peut-être que prévoir un temps dans votre agenda loin de l'agitation quotidienne ce n'est pas pour vous car vous avez tellement de choses à faire. Pourtant il suffit de regarder comment nous avons tous réussi avec une rapidité déconcertante à remplir le temps, que nous avions parfois gagné en économisant nos déplacements (télétravail, réunions en visio). Alors imaginez un instant si nous avions une journée de plus par semaine, retrouverions-nous pour autant un quotidien allégé ou ne le remplirions-nous pas avec de nouvelles choses urgentes à faire?

Alors finalement que choisissons-nous réellement dans nos agendas? Reste-t-il de la place pour les choses qui comptent vraiment?

UN PROGRAMME POUR LES PARTENAIRES AVEC UN PEU DE VIDE

C'est ce qu'a choisi de proposer Pauline, en charge de l'animation d'un réseau de professionnels du tourisme. En préparant son programme annuel, elle s'est rendue compte que pour cette année, il lui paraissait difficile voire naïf compte-tenu de la situation de prévoir tous les sujets pour toute l'année. Alors elle a osé proposer à sa hiérarchie un programme partiel. En ce début d'année, une partie des rencontres n'ont pour le moment pas de contenu et celui-ci se remplira au fur et à mesure de l'actualité et des besoins des professionnels.

Le plus difficile pour elle, a été de changer sa façon de penser et ensuite d' oser (surtout lorsqu'on a l'habitude comme elle le précise de tout prévoir et l'impression de tout maîtriser). Mais l'année 2020 lui a bien démontré qu'il fallait être de plus en plus réactif en étant toujours proche des besoins très concrets des partenaires et au moment opportun, sans s'enfermer dans des schémas (méthodes, contenus, approches...) pour rester créatif.

Cela ne signifie pas de ne rien planifier mais de laisser de l'espace pour être plus réactif aux demandes et faire face à l'imprévu.

Alors pari osé, risqué, ou adapté?

On a pris l'habitude de border le contenu des réunions en apportant tellement d'informations, parce qu'on a beaucoup, beaucoup, beaucoup de choses à dire, qu' il ne reste plus à la fin que quelques petites minutes pour que chacun puisse s'exprimer.

Laisser du vide lors de certaines réunions, notamment celles où l'on souhaite co-créer pourrait permettre d'impliquer plus fortement les participants. Laisser du vide, ce n'est pas arriver en totale improvisation et voir ou cela nous mène 🙂 . C'est avoir tout d'abord fixé les objectifs et les résultats attendus, in fine le " pourquoi on fait cette réunion ". C'est ensuite imaginer un cadre de réflexion qui permettra de donner de l'espace aux participants, sans avoir les réponses à tout.

Planifier des réunions avec du vide organisé, cela peut être de ne prévoir que la première question de départ pour la réunion, comme par exemple " De quoi avons-nous besoin collectivement pour pouvoir mettre en place ce nouveau service pour nos partenaires? ". Une fois la question de départ choisie, il s'agit ensuite d'inviter les bonnes personnes autour de la table, celles qui connaissent vraiment le sujet. Puis lors de la réunion, on propose aux participants de créer l'ordre du jour en direct. Qui mieux que les personnes impliqués sur le projet pour savoir ce dont elles ont besoin pour le mettre en œuvre. C'est ce que propose par exemple la méthode du forum ouvert. Bien-sûr laisser autant d'espace aux participants peut donner un peu le tournis, car cela nécessite d'abandonner le contrôle sur tout ce qui va se passer durant la réunion mais ce vide organisé mobilise véritablement l'implication de chacun .

Alors, et vous, à quoi ressemblent vos réunions? Débordent-elles tellement de contenus, qu'il ne reste plus de place pour l'expression de chacun ou font-elles la part belle au vide organisé pour accueillir des solutions nouvelles?

UN PLAN D'ACTIONS AVEC UN PEU DE VIDE

Mettre un peu de vide peut également s'appliquer au plan d'actions, dont une partie contiendrait des actions sans nom. Des actions planifiées mais pour lesquelles on laisse du temps, du budget pour faire face justement à l'imprévu en les nommant telles quelles. En effet, comment aujourd'hui planifier l'ensemble de ses actions alors que l'avenir est plutôt imprévisible ?

Cela ne signifie pas ne rien planifier ! C'est bien évidemment s'assurer au préalable d'avoir défini une vision claire de la où l'on veut aller pour la structure et des objectifs globaux mais c'est ensuite laisser un peu de place à la forme que prendront ces actions.

C'est certainement assez perturbant et déstabilisant de ne penser rien qu'à l'idée de soumettre à son CODIR ou à son CA 5% de son plan d'actions avec des actions sans nom. Ces actions arriveront au fil de l'eau pour répondre au mieux à la situation du moment (car oui, la nature a quand même horreur du vide :-)) mais pour l'instant, au moment même où nous construisons ce plan d'actions, nous n'avons pas l'intégralité des réponses et c'est peut-être tant mieux 🙂

Alors non ce n'est pas facile et oui, cela demande un peu de courage mais au final cela vous parait-il plutôt assez tentant ou trop flippant?

et pour tout ca, UNe petite dose de CONFIANCE

Mais finalement comment justifier auprès de son Codir ou de son CA qu'une petite partie de son futur plan d'actions ne sera pas déterminée au moment même où l'on vote le budget ? Comment en tant que manager s'assurer que les personnes utilisent bien cette autonomie donnée lors des réunions ? Comment les partenaires touristiques vont-ils pouvoir comprendre à quoi l'office de tourisme sert si la moitié du programme d'accompagnement n'est pas défini au moment où il sort? Que va penser de moi mon équipe à l'idée de voir une journée par semaine sans réunion, sans rdv sur mon agenda?

La confiance peur être une piste à explorer pour répondre à ces questions : confiance d'avoir déjà fait ses preuves, confiance de donner la garantie de pouvoir s'adapter à la situation et de trouver la réponse la plus juste à chaque fois, confiance que la nature a horreur du vide et qu'au moment opportun les actions utiles arriveront...

Alors oui, ce n'est pas simple de faire du vide, car nous avons été cruellement habitués à remplir nos journées avec des horaires, des actions, du faire, du faire et du faire et que ne rien faire, ne rien planifier, ne rien contrôler semblerait être signe d'oisiveté et de contre performance

Alors oui, cela demande de revoir certaines habitudes, de revoir certains mécanismes de pensée à la fois chez soi et chez les autres mais cela peut-être tellement enrichissant que cela vaut peut-être la peine d'essayer et de voir ce que cela apporte.

Alors, prêt à sauter dans le vide? 🙂

Merci à Magalie, Aurore et Pauline avec lesquelles j'ai échangé et qui m'ont permis d'illustrer cet article

En savoir plus sur le management par le vide, cet article date de 2017 mais il est encore très clairement d'actualité : https://www.hbrfrance.fr/chroniques-experts/2017/11/17927-le-management-par-vide/