Gouvernance de l’information, une action globale maintenant ou jamais !

La tendance est à l'envol de la gouvernance de l'information

Gouverner : pour mieux gérer une entreprise - un système d'information - des projets - des données - des documents - ... . C'est une vaste notion qui date et touche un peu à tout (des fois n'importe quoi!).

Par contre la gouvernance de l'information est un phénomène assez récent. Elle a commencé à

émerger vers 2008 dans les pays anglo-saxons avec une orientation risque concernant le secteur médical. Le sujet s'est ensuite étendu pour répondre à la montée en force des réglementations en vigueurs (SOX, Patriot Act, ... ). En France, elle a très vite grandi en privilégiant la dimension valorisation de l'information plutôt que celle liée au risque. Ce que fait d'ailleurs apparaître l'observatoire spécialisé sur ce sujet, qui depuis 4 ans restitue le risque comme étant seulement la 3^ème préoccupation de la gouvernance de l'information des participants, devant la valorisation du savoir et l'agilité de l'entreprise. (*)

Mais aujourd'hui, ce sujet reste complexe à appréhender dans une organisation où s'enchevêtrent de nombreux projets souvent (encore trop) techniques : archivage, Records Management, Open Data, dématérialisation, Master Data Management, qualité des données, Big Data, GED, portails, collaboratif, réseaux sociaux d'entreprises, cybersécurité, ... .

Tous cherchent à implémenter de bonnes gestions d'informations, mais tous buttent sur un manque de gouvernance de l'information. La vue globale devient incontournable !

Et la majorité des organisations publiques et privées, expriment sous différentes formes ce besoin de mieux maîtriser leur Flux Information dans son ensemble. Les évolutions de la réglementation des marchés, des générations et de leurs usages, des normes et technologies sont des facteurs qui rendent obligatoire la mise en place d'une démarche de gouvernance de l'information.

La gouvernance de l'information : Une mutation agile et stratégique

Aucune entreprise ne peut maîtriser l'ensemble de ses informations en s'appuyant sur de multiples acteurs dans l'entreprise ou en considérant que c'est uniquement l'affaire d'une Direction des Systèmes d'Information, ce que cela ne peut et ne doit absolument pas être. Ce sujet est global à l'entreprise, il doit être porté par une entité dédiée à la gouvernance de l'information qui a la légitimité d'embrasser cette vue globale. En charge de cette gouvernance de l'information, elle est un point nodal stratégique au sein de l'entreprise. Elle doit pour cela s'appuyer sur une stratégie de transformation " informationnelle ", animer des instances d'experts : autour de l'information, des référentiels de données, de la sécurité, des risques, des données personnelles, ... . Elle rend possible la présence de propriétaires de l'information et de responsables de tout ou partie du cycle de vie de l'information.

Selon l'observatoire GouvInfo 2015, 40% des organisations, tous secteurs confondus possèdent une instance de gouvernance de l'information et 22% ont une réflexion en cours. Cette entité est le référent dans l'organisation pour tout ce qui touche au flux Information : pour les experts, les utilisateurs, mais surtout pour la direction.

De par son mandat " global " elle a la légitimité d'homogénéiser et de rendre lisible l'ensemble des règles existantes dans l'entreprise : liées à la sécurité, à la conservation, aux preuves, aux données personnelles, aux usages (média/réseaux sociaux, mais aussi en interne au niveau des outils). Elle crée des effets de leviers : lisibilité plus fluide, globale et cohérente des règles, moins de flous, plus de confort de travail, une meilleure efficacité.

La gouvernance de l'information rend l'entreprise agile, car elle crée des ponts entre les experts de l'information. Elle les aide à la fois à mieux se comprendre et à mieux travailler ensemble et leur donne également les règles et outils qui simplifient leurs missions.

Encore faut il sortir du concept, de l'incompréhension (gestion au lieu de gouvernance), des outils qui s'en approprient le terme à tord ou à raison ! ...

Nous devons aujourd'hui mettre en avant les personnes qui ont la volonté et capacité à porter et faire durer une démarche de gouvernance de l'information. Elles sont très rares, ce sont de hauts potentiels passionnés, et tenaces qui ont besoin d'appuis.

Cela ne peut se faire que si leur Direction est visionnaire sur ce sujet.

(*) L'observatoire GouvInfo™ s'appuie sur une enquête non anonyme qui recueil depuis 2010 les évolutions des organisations francophones sur les usages et la gouvernance de l'information. Les chiffres cités dans cet article s'appuient sur l'observatoire GouvInfo 2015 (729 participants, tous les secteurs d'activité confondus, avec une dominante pour le secteur public et industrie - 40% de Grands entreprises et 29% de PME - 33% d'exécutif, 22% de manager, 16% de chef de projet 20% d'experts et 7% d'opérationnels)