Vous souhaitez tout savoir de la facture dématérialisée ? Nous avons rédigé cet article spécialement pour vous.
Pour comprendre en quoi consiste concrètement la dématérialisation des factures, nous vous avons rassemblé toutes les informations qui la caractérisent.
Quels sont les trois types de factures dématérialisées ? Quelle est la position législative de l’État français face à elles ? Quels sont les avantages pour votre entreprise ?
Enfin et surtout, comment dématérialiser ses factures de manière sereine ? Laissez-vous guider pas à pas grâce à la lecture de notre nouvel article.
Facture dématérialisée : quelles sont les trois variantes ?
La première information à connaître sur la facture dématérialisée, c’est qu’il n’en existe pas une mais trois, de la solution la plus basique à la plus complète. Il ne faut pas confondre la numérisation des factures, la dématérialisation simple et la dématérialisation fiscale.
La facture numérisée
C’est le mode de dématérialisation le plus élémentaire. La numérisation consiste à éditer une facture papier, l’envoyer, puis la numériser dans l’objectif de la stocker.
C’est un réel avantage organisationnel car le format numérique de la facture devient alors facilement accessible et trouvable en interne. Cependant, la facture digitale n’a aucune valeur fiscale en cas de contrôle donc il est impératif de conserver la version papier.
La facture dématérialisée simple
Il s’agit d’un moyen de dématérialisation intermédiaire. La dématérialisation simple désigne la création d’une facture électronique et son envoi par e-mail. En plus de faciliter l’organisation interne des entreprises, c’est un vrai atout en termes de rapidité car elle permet de diminuer les délais d’envoi.
Néanmoins, la facture dématérialisée simple n’a pas de valeur juridique car elle n’est pas conforme à la législation et aux exigences réglementaires françaises. Un exemplaire papier de la facture doit donc aussi être envoyé puis archivé car c’est cette version qui devra être fournie en cas de contrôle.
La facture dématérialisée fiscale
C’est l’option de dématérialisation la plus aboutie. La dématérialisation fiscale consiste à adopter un système de facturation entièrement numérisé : création et envoi d’une facture en PDF avec signature électronique certifiée ou d’une facture en EDI (Échange de Données Informatisé).
Le but est d’émettre des factures électroniques conformes aux réglementations et à la législation en France. La facture dématérialisée fiscale possède une valeur légale et c’est donc l’unique solution de dématérialisation qui autorise l’entreprise à s’affranchir totalement du format papier.
Facture dématérialisée : qu’en dit la législation française ?
La seconde information à retenir concerne la législation française en matière de dématérialisation des factures. Depuis plus de quatre ans, l’État a entrepris d’imposer l’usage de la facture dématérialisée aux entreprises qui produisent des biens ou des services pour son compte, de manière progressive et selon la taille des entreprises.
La facture dématérialisée en BtoG (Business to Government)
Pour les Entreprises de Taille Intermédiaire (ETI)
Dès janvier 2018, la dématérialisation des factures est de rigueur pour les Entreprises de Taille Intermédiaire (ETI) qui fournissent les administrations de la France.
Pour les Petites et Moyennes Entreprises (PME)
Les Petites et Moyennes Entreprises (PME) qui fabriquent des produits pour les pouvoirs publics doivent utiliser la facture dématérialisée depuis le 1er janvier 2019.
Pour les Très Petites Entreprises (TPE)
Enfin depuis janvier 2020, la facture dématérialisée est requise pour les Très Petites Entreprises (TPE) ou micro-entreprises qui réalisent une vente de marchandises ou une prestation de services auprès de l’État.
La facture dématérialisée en BtoB (Business to Business)
Les fournisseurs de l’État français ne seront bientôt plus les seuls à être concernés par une dématérialisation obligatoire de leurs factures. À partir du 1er janvier 2023 et au plus tard le 1er janvier 2025, selon les modalités annoncées par le gouvernement d’ici là, les activités commerciales inter-entreprises devront désormais être facturées grâce à un dispositif totalement dématérialisé.
Pour les entreprises, cette réglementation s’appliquera autant à leurs factures entrantes (achat à un fournisseur) qu’à leurs factures sortantes (vente à un client).
Facture dématérialisée : quels sont les différents avantages ?
La troisième information traite des avantages d’adopter la facture dématérialisée au sein de votre entreprise. La dématérialisation des factures comporte en effet de nombreux bénéfices, aussi bien pour le fonctionnement interne de votre société que pour celui de l’État français.
Avantages de la facture dématérialisée pour votre entreprise
Avantage économique
De manière générale, l’émission d’une facture dématérialisée coûte moins cher que l’alternative papier et permet donc à votre entreprise d’économiser de l’argent.
Avantage de la rapidité
La facturation dématérialisée aide votre entreprise à diminuer la durée des processus de traitement de vos factures et vous fait donc gagner du temps.
Avantage de l’efficacité
En simplifiant les envois de vos documents, la dématérialisation des factures est bien plus efficace que le format papier pour lutter contre le fléau des retards de paiement.
Avantage de l’archivage
Bien entendu, la facture dématérialisée est plus facile à stocker, à retrouver et à consulter au sein de votre entreprise que son homologue papier.
Avantage écologique
Le dernier avantage mais non le moindre concerne l’économie de papier et d’énergie significative que représente pour votre entreprise le passage à la dématérialisation.
Bénéfices de la facture dématérialisée pour l’Etat
Bénéfice fiscal
Le principal atout de la facturation dématérialisée est son efficacité dans la lutte du gouvernement français contre la fraude à la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA).
Bénéfice de la collecte
En simplifiant la collecte de la TVA, la facture dématérialisée devient un outil légal au service des pouvoirs publics.
Pour l’État, l’enjeu est de rattraper le retard de la France par rapport aux autres pays européens en matière de facturation dématérialisée. Les nations scandinaves telles que le Danemark, la Norvège ou la Suède ont imposé la dématérialisation des factures dans leurs relations avec les entreprises depuis 2005.
En 2016, c’est par exemple au tour de la Suisse d’amorcer ce changement légal. Avec l’objectif d’accélérer l’utilisation de la facture dématérialisée dans les années à venir, la France montre donc son désir d’en finir avec son image de mauvais élève de l’Europe.
Facture dématérialisée : comment faire ?
La dernière information est peut-être la plus intéressante pour vous : par quels moyens créer, envoyer et collecter une facture dématérialisée ? Dans l’ultime partie de notre article, découvrez tout ce qu’il faut savoir sur les stratégies, les outils et les conditions de la facturation dématérialisée.
Les deux stratégies possibles
Pour le passage à la facture dématérialisée, deux stratégies se présentent à vous :
- investir dans un logiciel de facturation dématérialisée
- faire appel à un prestataire externe
Les conditions à respecter
Les mentions obligatoires
Ces dernières sont les mêmes que pour la facture papier, par exemple :
- identités de l’émetteur et du destinataire
- date et numéro de la facture
- détail des prestations et date d’exécution
- détail du coût hors taxes
- montant des taxes payables
L’authenticité, l’intégrité et la lisibilité de la facture
Avec la facture dématérialisée « structurée » et la technique EDI
Dans le but de garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité de votre document, vous pouvez choisir de créer et d’envoyer une facture « structurée » grâce à l’Échange de Données Informatisé (EDI) conforme à la législation française.
L’EDI est une technique qui remplace les échanges physiques de documents entre entreprises par des échanges entre ordinateurs connectés par liaisons spécialisées.
Avec la facture dématérialisée « non structurée » et la signature électronique
Dans l’objectif de confirmer la valeur légale de votre document, vous pouvez sinon décider d’éditer et de transmettre une facture « non structurée ». C’est une facture émise dans un format non modifiable, par exemple en PDF, accompagnée d’une signature authentifiée grâce à un certificat électronique.
Avec la Piste d’Audit Fiable
La Piste d’Audit Fiable ou « PAF » est le dernier outil que vous pouvez retenir. C’est une obligation de contrôle interne que votre entreprise doit mettre en place afin de prouver l’authenticité de votre facture dématérialisée.
Vous êtes désormais un spécialiste de la facture dématérialisée. Numérisation, dématérialisation simple ou dématérialisation fiscale, les trois nuances de la facture dématérialisée n’ont plus aucun secret pour vous.
D’après la législation française, la facturation dématérialisée concerne toutes les relations Business to Government et s’appliquera bientôt dans tous les échanges Business to Business.
Au-delà de son caractère obligatoire, elle présente plusieurs avantages économiques, techniques et écologiques pour votre entreprise. Enfin, vous avez maintenant toutes les clés en main pour dématérialiser vos factures avec succès.
Afin de respecter les conditions définies par la loi, différents outils et stratégies, internes ou externes, s’offrent en effet à vous. Alors, êtes-vous prêt à franchir le pas de la facture dématérialisée ?
iPaidThat vous accompagne dans la dématérialisation de votre comptabilité !
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