7 outils indispensables pour créer une entreprise et réussir sa transformation digitale

Lorsque l'on veut créer une entreprise ou que l'on souhaite réussir sa transformation digitale, choisir les bons outils pour numériser son activité, optimiser son temps et son budget est une des clés de la réussite.

Heureusement, il existe des outils simples qui peuvent automatiser de nombreux actions et digitaliser son activité, afin de se dégager du temps pour les actions qui font assurer la croissance de l'entreprise et créer de la valeur ajoutée.

Ces solutions digitales permettent de gagner en autonomie et en agilité, et d'être visible sur le web (SEO, Réseaux Sociaux, Ads...).

Pour vous guider dans le choix des meilleures solutions, voici une liste de 7 outils digitaux essentiels à utiliser pour réussir votre transformations digitale ou créer votre entreprise en ligne.

Ces outils vous serviront à la fois dans votre gestion au quotidien, mais aussi pour animer votre présence en sur le web (création du logo, d'illustrations...).

Pour quelques dizaines d'euros investis par mois, vous allez au final gagner des dizaines d'heures de travail.

1 - QuickBooks d'Intuit S'il y a une tâche à automatiser le plus rapidement possible, c'est la comptabilité et la gestion commerciale.

Vous allez non seulement gagner du temps (ex: saisie automatique des notes de frais, enregistrement des pièces comptables...), mais aussi avoir une facturation professionnelle et efficace.

L'autre intérêt d'un logiciel de gestion, c'est que vous allez avoir un suivi précis de vos finances, que cela soit sur votre trésorerie (en particulier l'argent que vous doivent vos clients), mais aussi vos principaux postes de dépenses (pour identifier les économies potentielles à effectuer).

L'une des solutions de facturation avec le meilleur rapport qualité / prix est QuickBooks d'Intuit.

Cette solution de comptabilité est disponible sur le cloud, ce qui permet de l'utiliser depuis n'importe quel PC ou Mac.

Ainsi, il n'y a plus de perte de temps, vous pouvez faire vos devis, factures, saisies comptables... de n'importe quel endroit, voire lors de vos déplacements grâce à l'application mobile.

Quickbooks offre en particulier tableau de bord synthétique dans lequel vous avez une vue claire et précise de la façon dont votre les affaires fonctionnent.

L' app mobile est également pratique pour scanner vos notes de frais pour qu'elles soient intégrées immédiatement dans votre comptabilité...

Par exemple, avec le tableau de bord, vous pouvez voir en temps réel votre résultat intermédiaire avec vos dépenses / recettes :

Ce logiciel vous aidera à surveiller facilement votre trésorerie, et vérifier que les paiements sont faits à temps, et si nécessaire relancer les mauvais payeurs, de leur renvoyer une facture PDF par email...

Avec l'édition de factures personnalisées que vous donnerez également aussi une image professionnelle de votre entreprise.

L'intérêt de Quickbooks, c'est d'avoir aussi un support technique joignable afin d'avoir de l'aide pour l'usage du produit (nb: cela ne remplace pas un expert-comptable, car l'assistance ne concerne que l'usage du logiciel).

Le logiciel offre des fonctionnalités d'export comptable afin d'envoyer votre comptabilité à votre expert -comptable pour lui laisser réaliser la déclaration de TVA, le bilan...

Prix : 25 euros / mois. Lorsque que l'on débute son activité, l'une des choses les plus importantes est la marque et l'identité graphique de son entreprise.

En effet, plus on est une petite entreprise, plus il faut que la marque soit originale, impactante et mémorisable.

Pourtant, faute de moyens, peu d'entrepreneurs prennent le temps d'avoir un logo et une charte graphique de qualité, et ils se contentent d'un design très basique.

Heureusement, il existe des outils qui permettent de créer en quelques clics des logos de bonne facture pour son entreprise.

L'un des outils en ligne les plus simples et pratiques est Tailor Brands : c'est un outil de création de logo et de design graphique très facile à utiliser.

En quelques minutes vous obtenez un logo clé en main à mettre sur votre site, vos devis & factures, votre signature d'email, vos cartes de visite, sur votre papier à entête...

Cet outil permet à un néophyte d'avoir un logo très facilement qui répond à son projet, à l'image qu'il veut donner... avec un rendu professionnel.

Vous n'avez même pas besoin d'avoir d'expérience en graphisme, Tailor Brands vous prose quelques questions, vous propose un choix de polices de caractères, des icônes types pour votre logo... pour générer un design unique qui correspond le mieux à votre projet (avec le nom de votre entreprise et votre slogan).

Vous pouvez aussi choisir les couleur, l'espacement des textes... pour avoir un design qui vous ressemble.

Avec un logo personnalisé, vous allez donner une image professionnelle et améliorer votre crédibilité, deux qualités essentielles que toute entreprise doit avoir, en particulier à ses débuts.

Avec son outil de création de logo en ligne, Tailor Brands vous aide en quelques minutes à avoir un logo professionnel, pour un tarif 100 fois moins cher que si vous passiez par un graphiste. Prix : 2.99 € / mois (sachant que votre logo vous appartient immédiatement. Avec l'abonnement vous pouvez créer de nouveaux logos, utiliser un outil de création de site web...).

HubSpot est l'une des solutions de CRM et de Marketing Digital les plus puissantes pour les PME.

Sa force réside dans le fait qu'il englobe plusieurs outils (CRM, Marketing Digital, Service Client...) qui aideront votre entreprise à se développer en termes de génération de prospects, de suivi commercial... Avec HubSpot, vous pouvez centraliser vos actions marketing et gérer vos ventes.

C'est un outil évolutif qui grandira avec vous, ainsi vous pouvez commencer par les fondamentaux (ex: le marketing ou les ventes), et petit à petit monter en puissance.

Au départ vous pouvez vous contenter de lancer des campagnes marketing simples et avoir une vision globale de de vos affaires en cours, et ensuite passer à la vitesse supérieure (marketing automation, envoi de contenus personnalisés, chatbot, inbound marketing...).

La tarification de HubSpot est basée sur le nombre de contacts et les fonctionnalités.

La version gratuite suffit pour se lancer (ex: gestion des contacts et affaires pour le CRM, et formulaire, email et chat pour le marketing), et avec votre croissance vous pourrez passer aux versions plus complètes.

Prix : Freemium puis 41 € / mois pour le CRM et 41 € / mois pour le marketing. Plus de 700 € / mois pour la version PME. Pour se faire connaitre, il est désormais indispensable d'avoir une présence minimale sur les réseaux sociaux.

Et à moins d'avoir un Community Manager pour s'occuper de la présence de votre entreprise dans les médias sociaux, vous allez au départ devoir faire une grande partie de vos actions par vous-même...

Or, cela peut devenir rapidement fastidieux et chronophage si l'on n'automatise pas un peu les choses, comme la publication sur plusieurs réseaux en même temps, la planification des publications pour la semaine, le suivi des interactions pour répondre rapidement aux demandes sur les différents réseaux...

Heureusement, il existe des logiciels comme Hootsuite qui vous permettent de gérer, planifier et publier du contenu dans tous les médias sociaux, tout en surveillant et en évaluant le succès de vos stratégies marketing.

La fonction la plus utile au quotidien est la planification des publications sur les réseaux sociaux (Facebook, Linkedin, Instagram, Twitter...), sachant qu'elle permet aussi de planifier des stories (très pratique).

Il suffit d'utiliser le calendrier éditorial avec les contenus à publier, en remplissant le texte, le lien, la photo... et hop c'est programmé.

Ainsi en moins de 30 minutes, votre visibilité pour la semaine est assurée.

Vous pouvez aussi faire de la veille sectorielle ou sur une marque via un système de mots clés.

Vous aurez un tableau de bord personnalisé selon les réseaux sociaux (ex: faire une veille sur toutes les publications concernant le growth hacking sur Twitter...).

Si vous travaillez avec un community manager, un associé... vous pouvez partager des notes entre vous avec des actions à effectuer.

Vous avez aussi des statistiques précises sur les performances de vos actions sur le media sociaux (abonnés, clics...) Prix : 25 € / mois pour la gestion de 10 comptes sur les Media Sociaux. Mailchimp est l'outil d'emailing et de marketing automation le plus connu.

La raison de leur succès réside dans le fait d'avoir une version gratuite (pour 2000 contacts) mais surtout des fonctionnalités puissantes d'emailing (newsletter...), la disponibilité d'un éditeur de modèle d'emails simple à utiliser, ainsi que des fonctionnalités très puissantes pour créer des scénarios d'envois de messages.

C'est un logiciel qui permet de démarrer simplement (ex: une simple newsletter), puis de monter en puissance.

En quelques minutes, et sans grandes connaissances en informatique, vous pouvez créer des e-mails simples et efficaces à partir des modèles proposés.

Suite aux envois, vous obtenez des rapports très faciles à comprendre avec les ouvreurs, les cliqueurs... ce qui vous permettra d'identifier vos meilleurs prospects, de contacter les personnes qui sont intéressées par vos offres.

Un autre point important, réside dans le fait que Mailchimp est compatible avec énormément d'autres solutions marketing du marché.

Par exemple vous pouvez lier Mailchimp à votre solution d'eCommerce pour envoyer des emails à vos clients, ou pour relancer les personnes n'ayant pas finalisé une commande...

De même vous pouvez utiliser Mailchimp avec des outils de création de formulaires, de landing pages... comme Sumo.me, Thrive Themes...

Mailchimp dispose aussi de fonctionnalités avancées que vous pourrez débloquer avec votre montée en puissance comme par exemple :

• L'AB testing qui permet tester 2 variantes d'un email (expéditeur, objet...) afin de voir celui qui fonctionne le mieux.
• L'optimisation de l'heure d'envoi afin d'envoyer le message au meilleur moment selon le comportement de l'inscrit (ex: il ouvre ses emails le soir).
• Le retargeting de vos abonnés inactifs (non-ouvreurs de vos emails) sur Facebook Ads pour le toucher via un autre canal de communication.
• Une App Mobile pour voir combien vous avez conquis d'abonnés tous les jours, les performances de vos emailings...
• La création de landing pages pour améliorer la pertinence de vos offres.
• Le suivi de l'activité de vos contacts sur votre site Web.
• Les tags pour segmenter vos contacts selon leurs actions.
• Des enquêtes de satisfaction
• ...

Prix : Freemium. Gratuit pour 2000 contacts, puis à partir de 9.9 € / mois (variable selon le nombre d'abonnés).

SEMrush, le suivi des performances de votre site web sur Google

Google est le moteur de recherches numéro 1 en France, car les internautes ont immédiatement le réflexe de l'utiliser lorsque qu'ils recherchent un fournisseur, une information...

D'où l'importance d'optimiser sa visibilité sur Google, avec à la fois l'évolution de son trafic, mais aussi savoir "comment google voit votre site".

SEMrush propose des fonctionnalités indispensables pour optimiser son référencement naturel en vous indiquant :

• Les mots clés sur lesquels Google vous fait apparaître, avec la position dans la page de résultats et l'évolution dans le temps.
• Les performances de vos concurrents (mots clés qui leur génèrent le plus de trafic...)
• La qualité du référencement de votre site via une fonction d'audit.
• L'estimation du nombre de visites via google pour un mot clé, avec les expressions liées (afin de choisir les meilleurs mots clés sur lesquels vous référence sur votre site).
• Les liens entrant vers votre site (les backlinks).
• Le budget Google Ads de vos concurrents et leurs annonces.
• ...

Semrush permet de savoir quel est le mot clé le plus intéressant pour se positionner en référencement naturel (ou identifier des expressions au potentiel sous exploités).

Voici par exemple l'analyse du potentiel de trafic pour de mots clés proches comme "fiche de paye", "bulletin de paie", "bulletin de salaire" et "fiche de paie".

En quelques secondes, SEMrush permet de voir que le mot clé le plus important est "fiche de paie" avec 27 000 recherches / mois.

Et à l'inverse quasi aucune visite pour "fiche de paye"

Prix : Freemium, gratuit pour 3 recherches par jour puis 65 € / mois. 7 - Zoom, la plateforme de visio conférence Le leader du secteur est Zoom, avec une solution simple et performante.

Dans le contexte sanitaire actuel, les solutions de visio-conférence sont indispensables, à la fois pour échanger avec ses clients, mais aussi avec ses collègues et fournisseurs.

L'autre intérêt de Zoom est de proposer d'utiliser le téléphone, ce qui permet d'avoir une qualité sonore bien meilleure que celle du PC.

L'intérêt est de pouvoir créer très rapidement une réunion, et d'envoyer les invitations aux invités en quelques clics (via une demande de réunion ou via un lien).

Quelques-unes de fonctionnalités originales de Zoom :

Prix : Freemium, gratuit pour les réunions de moins de 40 minutes. 140 € / an pour une version illimitée (100 participants). Zoom propose aussi une version "webinar" afin d'animer des conférences en ligne avec vos prospects.

• Le mode Tableau Blanc collaboratif pour écrire et partager ses idées.
• Les sous-groupes afin de créer des petits ateliers séparés lors des visio-conférences.
• L'enregistrement des sessions pour ne rien oublier.
• La fonction "arrière plan" pour masquer le cadre de son domicile.
• La gestion de mots de passe ou de salle d'attente pour sécuriser ses réunions.
• ...

En conclusion, comment réussir sa transformation digitale ?

Les outils digitaux ou de transformation digitale sont à la portée de toutes les entreprises.

Vous avez vu avec ces 7 outils qu'assurer la transformation digitale de son entreprise n'est pas un problème d'outils, mais plutôt d'une prise de conscience que le digital est devenu indispensable.

Ce n'est plus une question de budget ou de maîtrise de l'informatique, mais simplement de prendre du recul et de choisir les outils qui vont vous permettre de gagner en efficacité au quotidien, que cela soit pour du graphisme (logo...), des actions marketing (référencement Google...) ou le suivi de votre activité commerciale.