Note de frais : peut-on tout rembourser ?

La note de frais permet aux employés ayant avancé pour le compte de l’entreprise des sommes d’argent de se faire rembourser. De son côté, l’employeur profite de certaines exonérations des cotisations sociales pour les remboursements de frais des collaborateurs.

Quels frais professionnels sont pris en compte ? Quelles sont les conditions de remboursement ? Existe-t-il des limites d’exonération ? Pour en savoir plus, lisez ce billet. On vous explique tout dans les moindres détails.

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Note de frais : les différents types de frais professionnels

Les différents types de dépenses professionnelles concernées par une indemnité sur présentation d’une note de frais sont les suivants :

• Les frais de repas : concernent les salariés en déplacement ou contraints de prendre leurs repas sur leur lieu de travail. Il peut s’agir de repas pris au restaurant, sur chantier ou dans les locaux de l’entreprise.

• Les frais de transport en commun : lorsqu’un salarié utilise les transports en commun pour se rendre sur son lieu de travail, l’employeur a pour obligation de prendre en charge 50 % du coût de l’abonnement engagé par le salarié. Cette obligation concerne aussi bien le train, le tram que le vélo.

• Les frais de transport personnel : sans obligation de la part de l’employeur, celui-ci peut néanmoins prendre en charge les frais de transport liés à l’utilisation d’un véhicule personnel pour le trajet domicile-travail. L’allocation prend alors la forme d’une indemnité kilométrique, selon les barèmes imposés, ou d’une prime carburant.

• Les frais de déplacement professionnel : dans le cas où un salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles, l’employeur doit payer les frais de déplacement du salarié.

• Les frais de logement : au même titre que les frais de restauration, les frais d’hébergement, comme les nuits d’hôtel, sont pris en charge par l’employeur si la demeure de celui-ci excède les 50 kilomètres.

• Les frais de technologies de l’information et de la communication : lorsque le salarié est amené à utiliser ses outils personnels à des fins professionnelles, notamment dans le cadre du télétravail (téléphone portable, smartphone, ordinateur, tablette, imprimante, connexion internet, logiciels…), le remboursement des frais exposés par le salarié peut être pris en charge par l’employeur.

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Les conditions de remboursement des notes de frais

Selon l’entreprise, les modalités de gestion des dépenses peuvent différer. En effet, l’employeur a le choix entre deux modalités de remboursement : sur les dépenses réelles, au forfait. Certaines professions liées au bâtiment, par exemple, peuvent même prévoir une déduction forfaitaire spécifique sur le salaire.

Le mode de remboursement est libre et chaque salarié peut être remboursé de façon différente. Généralement, les modalités de remboursement varient en fonction des postes au sein de l’entreprise et des préférences du service comptable.

• Le remboursement des dépenses aux frais réels

Les dépenses réelles donnent lieu à un remboursement du montant exact de la dépense occasionnée sur présentation des justificatifs de dépense (note du restaurant, ticket de péage…).

• Le remboursement forfaitaire

L’allocation forfaitaire est généralement utilisée dans le cadre de dépenses qui se répètent mensuellement. Un plafond est alors fixé par l’URSSAF.

Concernant le régime social des frais forfaitaires, en dessous des plafonds fixés par l’administration fiscale, le remboursement n’est pas soumis aux cotisations sociales. L’employeur n’a donc pas à justifier ces dépenses. Il doit simplement prouver que l’application des allocations correspond aux situations de fait.

Au-delà, le remboursement forfaitaire peut être considéré comme un avantage en nature. Faites toutefois bien attention de ne pas tomber dans la fraude !

Les limites d’exonération et de remboursement

Les limites d’exonération des frais professionnels pour 2021 sont les suivants :

• L’indemnité de restauration sur le lieu de travail est de 6,70 € et concerne les salariés qui travaillent en équipe, le travail posté, le travail continu, le travail de nuit, le travail en horaire décalé. Pour les salariés contraints de prendre leur repas au restaurant, le plafond s’élève à 19,10 €. Pour les autres, l’indemnité de collation hors des locaux de l’entreprise ou sur chantier est de 9,40 €.

• ​Les allocations forfaitaires pour les grands déplacements en métropole et par repas pour les 3 premiers mois sont pris en charge à hauteur de 19,10 €. Au-delà du 3^e mois et jusqu’au 24^e mois, le forfait s’élève à 16,20 €. Du 24^e mois et jusqu’au 72^e mois à 13,40 €.

• Pour les dépenses supplémentaires de type logement et petit-déjeuner sur Paris et dans la région parisienne, le forfait pour les trois premiers mois est de 68,50 €. Au-delà du 3^e mois et jusqu’au 24^e mois de 58,20 € et du 24^e mois et au 72^e mois de 48,00 €. Pour les autres départements de la métropole, les trois premiers mois, 50,80 €, jusqu’au 24^e mois, 43,20 € et jusqu’au 72^e mois, 35,60 €.

Il s’agit des valeurs maximales autorisées par l’administration fiscale en matière de remboursement des frais. Chaque entreprise peut donc opter pour un remboursement moindre.

Ces valeurs ont été confirmées par l’URSSAF le 2 janvier 2021. Pour plus d’informations, veuillez consulter le site LegiSocial.

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