Ce que vous devez considérer avant d’adopter Facebook au travail

La nouvelle que Facebook at Work doit être déployé au cours de la première partie de cette année sera bien accueillie par de nombreuses entreprises, en particulier celles qui souhaitent voir une utilisation plus efficace de la technologie sur le lieu de travail et voir un plus grand engagement des employés grâce à des niveaux accrus de connectivité. . Pour les employés habitués à gérer leur vie personnelle via les réseaux sociaux et la technologie, l'arrivée peut sembler attendue depuis longtemps.

La version professionnelle de Facebook reproduira de nombreuses fonctionnalités de la version sociale bien connue, offrant aux employés et aux collègues un éventail de moyens de communiquer, de collaborer et d'interagir. La mondialisation croissante des entreprises et le recours à des méthodes de travail distantes et flexibles signifient que garder les employés connectés de manière significative est essentiel à la réussite de l'entreprise. Comme avantage supplémentaire, l'introduction de méthodes de communication plus efficaces conduit souvent à une réduction de l'utilisation des systèmes de messagerie internes. Cela peut à son tour aider les entreprises à gérer la capacité informatique et réduire la nécessité pour les employés de surveiller le trafic de messagerie inutile.

Comme pour tout système de communication sur le lieu de travail, il existe cependant un certain nombre de risques juridiques que les employeurs qui mettent en œuvre la fonction devraient prendre en compte. En plus des systèmes de messagerie électronique, téléphonique et instantanée existants, Facebook at Work fournira aux employés un autre forum pour exprimer leurs opinions personnelles et discuter de problèmes commerciaux potentiellement sensibles et confidentiels.

Quels sont les principaux points à considérer?

Les employeurs voudront s'assurer que le système est utilisé uniquement à des fins commerciales et doivent garder à l'esprit l'importance des éléments suivants:

• La nécessité de protéger les données et informations confidentielles - Les récents incidents de piratage de grande envergure impliquant des données client rappellent en temps opportun que les informations confidentielles des clients et de l'entreprise doivent être correctement protégées. En outre, la FCA a récemment publié un rapport rappelant aux entreprises de services financiers de faire plus en interne pour protéger le flux d'informations confidentielles et privilégiées. Les conseils s'appliquent également à d'autres secteurs d'activité.
• Transmission de données en toute sécurité et en toute sécurité, en particulier lorsque les entreprises opèrent dans le monde entier - La récente affaire Schrems sur la protection des données et les principes de la sphère de sécurité a mis en évidence la nécessité de garantir que les données sont correctement protégées, en particulier lorsqu'elles sont envoyées hors de l'UE.
• Éviter la discrimination et les commentaires inappropriés ou diffamatoires - Un certain nombre d'affaires judiciaires ont mis en évidence les risques pour les employeurs lorsque les employés utilisent les médias sociaux pour faire des commentaires inappropriés sur le lieu de travail. De tels commentaires peuvent poser un risque réel pour la réputation des employeurs, notamment compte tenu de la portée et de la rapidité des médias sociaux. Les communications sur Facebook at Work peuvent toutes être divulguées en réponse à une demande d'accès de la personne concernée ou dans tout tribunal ou contentieux judiciaire et doivent donc être abordées avec autant de soin que toute autre communication écrite.

Maximiser les avantages et minimiser les risques juridiques

Il y a donc un certain nombre de mesures que les employeurs devraient prendre pour s'assurer que les avantages de l'utilisation d'un tel système ne soient pas éclipsés par le potentiel de risque juridique:

• Soyez clair sur les circonstances dans lesquelles Facebook at Work doit être utilisé et les avantages commerciaux de le faire. Le message doit être cohérent dans toute l'entreprise afin que les employés ne soient pas confus ou doutés. Fournir une formation sur la façon d'utiliser efficacement le système.
• Ayez des directives sur les sujets qui peuvent être discutés. Cela peut inclure, par exemple, la limitation ou l'interdiction de discuter des informations confidentielles des clients ou des informations confidentielles de l'entreprise telles que les résultats financiers et les projections futures, les secrets commerciaux et les plans stratégiques.
• Envisagez des mesures de protection appropriées lorsque les projets commerciaux actuels sont discutés en détail. Des noms de projet ou des mots de code pourraient être utilisés pour éviter de faire référence à des noms individuels ou à des clients.
• Identifiez les membres appropriés des divers groupes et salles de discussion et assurez-vous que les contrôles appropriés sont en place afin que seuls ceux qui doivent être impliqués aient la permission de se joindre.
• Considérez les problèmes de protection des données lorsque les données sont transmises à l'échelle mondiale et comment ils peuvent être atténués.
• Rappelez aux employés la nécessité de veiller à ce que les messages et les conversations ne soient pas discriminatoires, offensants ou diffamatoires. Il faut également dire aux employés de ne pas exclure les membres de l'équipe des groupes de manière inappropriée, car cela pourrait constituer du harcèlement au travail.
• Mettre à jour les directives et politiques en matière de diversité et de discipline en conséquence pour s'assurer que les employés sont conscients des conséquences d'une utilisation inappropriée du système.
• Veiller à ce que les fonctions des RH, de la conformité et des risques, en particulier dans les grandes organisations, soient conscientes des défis que le nouveau système pourrait présenter et que des ressources suffisantes soient en place pour surveiller l'utilisation efficace et légale du système.

L'essor inexorable de la technologie au travail et les avantages évidents qu'elle présente signifient que nous pouvons nous attendre à voir des systèmes tels que Facebook at Work devenir une partie intégrante de la boîte à outils du lieu de travail à l'avenir. Les entreprises qui peuvent exploiter les avantages de ces systèmes tout en évitant les risques potentiels devraient voir leurs efforts récompensés.

Marian Bloodworth, associée du cabinet d'avocats en technologie, Kemp Little Publié sous licence d'ITProPortal.com, une publication de Net Communities Ltd. Tous les droits sont réservés.