Pourquoi et comment organiser son bureau ?

En toute chose, avoir une bonne organisation est essentiel. Cela vaut aussi bien dans la vie personnelle que dans le cadre d’une activité professionnelle.

Au travail, l’organisation dont il est question concerne vos outils de travail, votre agenda, votre liste des tâches, mais aussi vos notes, votre boite mail et votre bureau. En effet, un bureau bien aménagé vous permet en général d’être plus productif.

Il y a encore d’autres bénéfices que vous pouvez tirer d’une bonne organisation. Nous en parlons plus en détail dans cet article en plus de vous donner les clés pour organiser votre espace de travail comme il se doit.

Pourquoi est-ce important de bien organiser son bureau ?

Pour être plus performant bien évidemment. Mais, vous pourrez en tirer d’autres bénéfices. En effet, une bonne organisation vous procure plus de motivation, favorise la concentration et vous fait gagner énormément de temps.

Pour trouver la motivation qui vous manque tant

Votre environnement de travail a une influence sur vos émotions, votre créativité et votre motivation. Une étude conduite par l’Université d’Exeter démontre même que la productivité et le niveau de satisfaction au travail augmentent considérablement quand une personne à une maitrise totale sur son espace professionnel.

C’est dire à quel point l’aspect visuel de votre environnement de travail compte énormément. Ainsi, vous ne pouvez pas vous soustraire à ce devoir d’organisation.

Imaginez une pièce dans laquelle tout est sens dessus dessous et qui manque cruellement d’organisation. Voudriez-vous y travailler ou même y passer du temps ? Maintenant, projetez-vous dans une pièce bien aménagée dans laquelle tout semble parfaitement ordonné.

Vous vous sentez certainement plus en phase avec la description qui a été faite de cet espace. Votre positionnement par rapport à ces deux pièces est tout à fait normal. Dans un bel environnement, on a tendance à se sentir plus à l’aise, ce qui a pour effet de nous motiver davantage.

Pour rester concentré

Le niveau de concentration détermine votre rendement. Plus longtemps vous restez concentré, plus vous êtes assuré d’être performant au travail. Mais de nombreux facteurs comme le stress ou l’encombrement de votre espace professionnel peuvent facilement vous faire perdre de vue l’essentiel.

Pour qualifier l’encombrement dont il question ici, on parle de désordre visuel. Ce qui se passe, c’est qu’on est plus attiré par une pile de documents posés sur le bureau ou par un post-it à peine décollé sur le tableau d’affichage que par l’exécution d’une mission.

Pour éviter d’être distrait, vous devez absolument prendre le temps d’organiser votre bureau. Ce faisant, vous augmentez vos chances de rester concentré et d’être productif.

Pour gagner du temps

De nombreuses études ont démontré que lorsqu’un espace est mal aménagé, un travailleur peut perdre beaucoup de temps à chercher des documents ou du matériel. Aucune entreprise ne peut espérer prospérer dans ces conditions. Ce qu’il faut faire c’est de bien organiser votre espace de travail.

En mettant de l’ordre dans vos effets, vous pouvez être assuré de gagner du temps dans l’exécution quotidienne de vos différentes tâches. Vous recherchez un document spécifique ou une note ? Vous savez précisément dans quel tiroir vous dirigez. N’est-ce pas plus simple d’avoir accès à tout ce dont vous avez besoin rapidement ?

Comment organiser son bureau ?

Recensez tout ce qui se trouve sur votre bureau et débarrassez-vous du superflu

C’est la première étape et c’est de loin la plus importante. Vous ne pouvez pas passer outre cette phase de recensement si vous espérez des résultats au bout du processus.

Vous devez donc faire le point de vos effets en veillant à les hiérarchiser. La technique des codes couleur à l’aide de post-it marche assez bien pour distinguer le nécessaire de l’inutile. Ainsi, vous devez constituer trois groupes : documents et objets à jeter, documents à conserver et documents en cours.

Une autre astuce pour se débarrasser de la paperasse, c’est de consigner dans votre agenda ou d’inscrire sur votre calendrier, vos délais et notes de réunion. Vous pouvez aussi sauvegarder toutes vos données sur le Cloud, sur un disque dur externe ou sur une clé USB.

L’objectif de cette catégorisation, c’est de pouvoir identifier et surtout d’avoir à portée de main les éléments les plus importants (documents, fournitures, matériaux, etc.) dont vous vous servez au quotidien.

Compartimentez, rangez et classez vos fiches

Une fois l’étape du recensement achevé, vous devez organiser votre bureau en trois zones de fonction :

• Dans la première zone se retrouve une partie de vos accessoires et fournitures de bureau (stylos, ciseaux, post-it, traceur, bloc-notes, calendrier, etc.). Vous pouvez y positionner aussi votre ordinateur, votre imprimante ainsi que votre téléphone.
• Dans la deuxième, rangez tous vos dossiers en cours.
• Dans la troisième, les papiers divers à conserver absolument.

Certaines fiches (fiches actives) seront classées dans des chemises à dossiers et disposées sur votre bureau. Vous pouvez aussi utiliser des classeurs et autres bannettes.

Les autres (fiches inactives) seront conservées dans des boites de rangement. Prenez le soin de les étiqueter. Aussi, votre stock de fournitures de bureau doit être rangé dans des tiroirs.

Entretenez et astiquez votre espace de travail

Votre espace de travail doit être propre et fonctionnel. C’est ce qui vous motivera à travailler. Pour ce faire, il est recommandé d’avoir une routine d’entretien. L’idéal serait de vous en charger tous les soirs après votre service.

Ainsi, avant de partir, rangez chaque objet ou document à sa place, archivez vos fichiers, jetez à la poubelle ce qui doit l’être, etc. En clair, prenez le temps de remettre de l’ordre sur votre bureau.