Pourquoi valoriser les outils de communication en entreprise ?

La communication est un des piliers de la réussite des entreprises. En effet, plus la hiérarchie et la division des tâches se complexifient, plus il devient difficile de communiquer efficacement. La démocratisation récente du télétravail demande ainsi des efforts supplémentaire pour faciliter la communication des employés indoor (dans les locaux de l'entreprise) et outdoor (chez soi). L'ensemble des outils dédiés à la communication font partie du Système d'Information (SI).

Il est important de valoriser les outils de communication en entreprise pour ainsi répondre à ces problématiques et optimiser l'activité économique de son entreprise. Retrouver des informations peut être fastidieux, le temps consacré à cette activité influe négativement sur la productivité de l'entreprise.

Dialoguer rapidement et efficacement

Pour transmettre au mieux l'information, il est important de bien choisir ses canaux de communication. Toutes les solutions ne se valent pas, il faut décider en fonction de la pertinence de l'information et de son accessibilité dans le temps.

La messagerie électronique

Bien que les emails existent depuis plus de 50 ans, la messagerie électronique reste l'un des moyens les plus efficaces pour communiquer une information pertinente et garder une trace écrite.

En effet, les messages électroniques comme Microsoft Outlook ou Gmail proposent des outils de tri et de recherche très efficaces. L'envoi d'emails au sein d'une même organisation est presque instantanée puisque l'email ne quitte pas le réseau local.

De plus, l'email reste à l'heure actuelle l'outil le plus utilisé pour communiquer entre professionnels en interne et en externe puisqu'un professionnel reçoit en moyenne 50 emails par jour.

Le forfait mobile et le smartphone

Le smartphone est le meilleur outil de communication pour les particuliers et devient de plus en plus prisé par les professionnels pour sa flexibilité. Les récentes évolutions en matière de téléphonie virtuelle et de réseau 4G et 5G permettent de remplacer totalement le poste téléphonique fixe au quotidien par un smartphone.

De nombreux forfaits mobiles avec ou sans engagement existent sur le marché ( SFR, Orange, Bouygues, Free et autres opérateurs) pour répondre aux besoins des entreprises.

Ces forfaits mobiles permettent aussi de voyager en Europe et ailleurs. Les différents forfaits proposés par les opérateurs incluent très souvent un montant bloqué de données mobiles disponibles à l'étranger. Le choix du forfait mobile se fait donc en fonction des déplacements professionnels. Le forfait mobile du smartphone peut aussi servir en cas de secours puisque le réseau cellulaire est indépendant du réseau internet fibre.

Les services de messageries instantanées

La communication dite "instantanée" permet d'envoyer rapidement une information textuelle, visuelle ou encore vocale. Les messages instantanés sont en général réservés pour des informations au caractère peu important ou dont il n'est pas nécessaire de garder une trace.

Les applications de discussion comme WhatsApp et Messenger montrent vite des limites au sein d'un milieu professionnel a cause du faible nombre de fonctionnalités. Il existe des solutions plus adaptée comme Slack, Rocket Chat ou Microsoft Teams.

En effet, ces plateformes permettent de diviser l'ensemble de l'entreprise en plusieurs salons de conversations. Les informations sont ainsi envoyées au bon endroit et elles sont accessibles aux bonnes personnes. D'autres fonctionnalités sont inclues comme les appels vidéos, le partage instantané de documents ou encore la sauvegarde d'informations importantes.

Partager au travers d'outils numériques

Les outils de gestion

Les outils de gestion d'entreprise permettent de gérer et de stocker des informations plus complexes. Un ERP (Enterprise Resource Planning) ou PGI (Progiciel de Gestion Intégré) permet de gérer et de suivre les informations des services opérationnels : finance, administratif, vente, ressources humaines ou encore support. L'ERP est en général un logiciel composé de plusieurs composants.

Il est ainsi possible de n'utiliser qu'une partie des fonctionnalités utiles pour son entreprise. Certains outils de gestion de projet comme Trello offrent une version gratuite. De nombreuses plateformes en ligne possèdent une application mobile pour favoriser l'utilisation des notifications sur smartphones.

Les outils de partage de fichiers

Les outils de partage de fichiers comme Google Drive ou Dropbox permettent de stocker dans le cloud des fichiers et ainsi les rendre accessible à tous.

Il est important de bien garder une copie de tous les documents d'entreprise puisque ceux-ci peuvent avoir une valeur plus tard, ou possèdent une valeur pour d'autres employés. Ces plateformes présentent un autre avantage puisqu'il est possible d'éditer en temps réel des documents. Cela favorise le travail collaboratif.

L'inter connectivité des applications

Il est possible d'interconnecter ses applications pour automatiser certains processus. Les outils Zapier et IFTTT permettent de créer des actions automatiques à partir des différents outils de communication. Il est par exemple possible, à la réception d'un email, de déplacer automatiquement une pièce jointe dans Dropbox ou Google Drive en fonction du format de fichier.

Les possibilités sont vastes puisque de nombreux outils peuvent être liés de cette façon, ce qui permet de gagner du temps sur plusieurs niveaux du système d'information.