Écrire un mail, c’est donné à tout le monde, non ? Mais avez-vous atteint le degré du mail parfait ? Recevez-vous systématiquement la réponse que vous attendiez ? Vous est-il déjà arrivé que votre collègue vous fasse la tête à la machine à café ? N’auriez-vous pas été un peu sec sans le vouloir dans votre mail ? Écrire un mail, d’accord, mais il faut savoir y mettre les formes…
Se faire comprendre… pour mériter la réponse qu’on attend !
Souvent, lorsqu’on demande quelque chose à un collègue, on ne sait pas comment s’y prendre. Soit on tourne autour du pot, de peur de paraître trop direct, soit on est trop autoritaire, car on n’emploie pas le bon ton ou alors on est chiche en formule de politesse. Trouver le juste milieu, un casse-tête ? pas forcément, il faut se contraindre à appliquer une méthode simple mais cadrante.
La nomenclature : la clé de la réussite !
Quelques règles simples à appliquer à chaque mail que vous envoyez vont vous aider à vous faire comprendre :
- Privilégiez les objets clairs : ne pas tergiverser
- Ajoutez une indication en début d’objet : AR Action requise, RR Réponse requise, LR Lecture requise, FYI For Your Information. Ainsi votre interlocuteur sait quelle implication vous requérez.
- Limitez le nombre de destinataires : n’envoyez qu’aux personnes vraiment concernées… Et si vous avez le courage, oubliez “En Copie” ! Si la personne n’a pas d’action à faire suite à votre mail, ne lui pourrissez pas son inbox avec des mails inutiles !
- Réduisez la taille de votre mail : allez à l’essentiel, ne brodez pas (vous ne postulez pas pour gagner le prochain Goncourt !)
- Assignez à chaque personne la tâche que vous attendez de lui. Vous pouvez utiliser la nomenclature suivante : @untel : merci de faire cette chose d’ici demain
- Mais pensez tout de même à mettre une formule de politesse… Un merci, un smiley, histoire de détendre l’atmosphère ! Et évitez, s’il vous plait, l’hémorragie de !!! et ??? comme si vous vous étiez endormi sur votre clavier !!!!!!???? C’est plutôt agressif, vous ne trouvez pas ?????????
Je Maîtrise Mon Temps
La méthode J2MT, peut vous aider à atteindre l’écriture du mail parfait. Cette méthode d’organisation de son travail a pour finalité de gagner du temps dans tous les aspects de vos missions. Les règles citées ci-dessus sont le pilier de cette solution d’organisation, qui se base sur un concept simple : soyez précis et allez droit au but… C’est le meilleur moyen de gagner en productivité. Car si vous êtes clair dans vos attentes, vous recevrez les bonnes réponses. Vous n’aurez donc pas besoin de renvoyer un, voire plusieurs, mails pour préciser, ré expliquer, redire en boucle ce que vous attendez. Vous évitez la réception de plusieurs mails qui vont s’accumuler dans votre inbox et qui vont vous faire perdre du temps, en lecture, en énervement (décidément on ne vous comprend pas !) et en réponse, à reformuler différemment…
Une fois vos demandes faites et les réponses attendues reçues, vous pouvez avancer. Vous avez les clés pour résoudre le problème que vous avez soumis à vos collègues, vous avez les réponses que votre client attend. Tout le monde est plus serein, et vous évitez les tergiversations pour noyer le poisson. Alors, soyez franc et direct, allez droit au but. Vous gagnerez en crédibilité !
Pas de mail parfait sans une inbox parfaite !
Pour pousser le bouchon un peu plus loin, on peut extrapoler sur la gestion de son inbox. Car la rigueur que vous mettez dorénavant dans l’écriture de vos mails, pourquoi ne pas la mettre aussi dans la gestion de vos mails ?
Inbox Zéro, mythe ou réalité ?
L’idée de mieux gérer l’écriture des mails, c’est d’en recevoir moins et des plus pertinents. Comme vous avez reçu la réponse que vous attendiez, vous pouvez donc transformer le mail en tâche : une réponse = une action = une tâche. Comme cela le mail ne stagne pas dans votre inbox. Car, on ne va pas se mentir, le jour où vous voudrez le traiter, vous allez le chercher… parfois longtemps… en filtrant par mot-clé (que vous pensez vous souvenir comme apparaissant dans l’objet), par destinataire parfois… alors que si vous l’avez transformé en tâche, vous avez déjà fait une première action de qualification… Et c’est ce qui importe : vous avez qualifié les informations primordiales, à savoir : urgent ou non ? Important ? Impliquant d’autres personnes ou que l’on peut faire soi-même ? Rapide ou long ?
Éviter les mails inutiles en 3 points
Maintenant que vous et vos collègues avez considérablement réduit les échanges de mails inutiles en ayant appliqué les règles ci-dessus, vous avez encore quelques habitudes à mettre en place pour limiter la réception de mails inutiles. Et ce, pour plusieurs raisons : ne plus gaspiller son temps en lectures et traitement de mails sans intérêt, ne plus gaspiller d’énergie en stockant des mails inutiles dans le Cloud :
- Désabonnez-vous des envois automatiques. Envoyer vers “indésirables” ne fait que déplacer le problème. Le mail existe et a été envoyé. autant éviter cela, puisque qu’on ne veut pas ce mail !
- Évitez les envois de mails à toute l’entreprise. Privilégiez les réseaux sociaux d’entreprise, ou les bloc-notes virtuels, tels que Paper.
- Supprimez définitivement les mails sans intérêt. Pas la peine de stocker des mails plus encombrants qu’autre chose !
Afin de trouver d’autres astuces d’écriture à proprement parler, vous pouvez lire cet article très inspirant, qui se focalise sur la forme et sur des idées d’écritures, pour gagner en lisibilité !
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