Traiter vos factures dans le cloud : 9 avantages

Les solutions dans le cloud sont de plus en plus utilisées par les entreprises pour gérer bon nombre de leurs aspects administratifs et comptables. La digitalisation du traitement des factures est l’exemple le plus frappant dans le domaine.

Mais quels sont les avantages majeurs de traiter ses factures dans le cloud ? C’est ce dont nous allons parler aujourd’hui !

1. Une efficacité augmentée

Grâce à la technologie OCR présente dans les logiciels en ligne, le traitement des factures est beaucoup plus rapide. Généralement, c’est près de 80 % du temps de travail dans les services financiers qui est alloué à la saisie manuelle des données.

En utilisant les services sur le cloud d’un logiciel de traitement des factures, l’efficacité de vos équipes sera augmentée et vous pourrez alors leur confier des tâches à plus grande valeur ajoutée : gestion des budgets, analytique, prévisionnel, etc.

2. Une simplification des process

L’automatisation des tâches, et notamment celle de la facturation, est un process très simple à utiliser. Après avoir convenablement paramétré votre outil, vous n’aurez plus besoin d’attendre la fin du mois pour envoyer votre facture à votre client. La flexibilité du cloud permet ainsi une meilleure réactivité et rapidité.

Les envois se font de manière automatique, ce qui vous donne une meilleure vue d’ensemble de votre activité. De plus, si votre outil dispose d’un bon système de gestion des paiements (rapprochement), vous pourrez automatiser les relances clients de vos factures impayées, sans effort.

3. Des indicateurs disponibles en illimité

Un autre gros avantage de traiter ses factures dans le cloud : pouvoir avoir accès à ses informations 24h/24, 7j/7, et de n’importe où.

Un client vous relance pour une facture manquante, en quelques instants vous lancez une recherche dans votre outil et vous ne faites pas patienter votre client. Vous pourrez, par ailleurs, faire le point sur beaucoup d’autres informations : nombre de factures traitées, délai moyen de paiement, encours client, etc.

4. Réduction des coûts

Une fois votre abonnement mensuel payé, vous n’aurez plus à investir dans du matériel pour l’élaboration ou l’envoi de vos factures électroniques. Sur le long terme, ce facteur n’est pas négligeable car il permet de réaliser de belles économies ! Plus de papier, de cartouches d’encre, d’enveloppes, de timbres, etc.

5. Des fournisseurs satisfaits

L’utilisation d’un logiciel intelligent de gestion des factures permet d’entretenir une bonne relation avec ses fournisseurs. En effet, en limitant les dossiers qui traînent sur vos bureaux et en automatisant, autant que votre trésorerie le peut, vos propres paiements, vous améliorerez grandement vos rapports avec vos fournisseurs.

Car le traitement des factures fournisseurs fait également partie de votre gestion comptable ! En les réglant rapidement, vous pourrez sans doute obtenir des escomptes, ou éventuellement, construire une relation solide et durable dans le temps.

6. Contrôle de la qualité

La saisie manuelle des factures est souvent synonyme d’erreurs ou de fraudes. Les solutions basées sur le cloud détectent rapidement les maladresses les plus courantes : taux de TVA, coordonnées bancaires, montants totaux, etc.

Vous vous assurerez ainsi de toujours être en conformité avec la loi et d’assurer la bonne traçabilité de vos factures entrantes.

7. Un gain de temps

Il est aussi important de rappeler que le traitement des factures de façon automatisée permet de limiter le temps de création, d’envoi, de traitement, mais surtout d’archivage.

Avec les logiciels de facturation en ligne, quasiment toutes ces tâches chronophages sont supprimées.

8. Un gain d’espace

Nous avons vu que les solutions dans le cloud permettent de ne plus se soucier de l’archivage. Bien au-delà de cet aspect, vous n’aurez plus à vous encombrer d’armoires et de classeurs.

Dans le contexte actuel, où le télétravail devient monnaie courante, vous assurez à vos collaborateurs de pouvoir travailler aisément à distance. Une simple connexion internet suffit pour pouvoir travailler votre facturation.

9. Une solution plus écologique

Si l’écologie est un sujet qui vous tient à cœur, l’utilisation du cloud pour gérer vos PDF est la solution ! Bien que ce sujet soit assez mitigé selon les utilisateurs, sachez que le cloud vert est possible.

Alors profitez du digital pour limiter les conséquences de votre activité sur l’environnement !

Comme vous pouvez le constater, la facturation électronique est très avantageuse. D’une part pour celui qui envoie les données, mais aussi pour celui qui les reçoit. Et ces avantages sont valables aussi bien pour les professionnels que pour les particuliers !

Que vous soyez une start-up, une petite ou moyenne entreprise, ou un grand compte, il existe de nombreuses solutions de dématérialisation.

Alors si vous n’avez pas encore envisagé votre comptabilité dans le cloud, c’est le moment ou jamais ! Chez iPaidThat nous faisons tout ce qu’il faut pour offrir à nos clients un système puissant, flexible et intégré.

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