Productivité et jonglage d’assiettes tournantes

Rien de tel qu’une belle métaphore pour réfléchir de manière créative sur un sujet. Et dernièrement, je suis tombé sur un article du blog MindTweaks qui comparait avec brio le concept du multitâche avec les jongleurs d’assiettes tournantes :

(voir aussi cette vidéo : Eric Brenn, Plate Spinning Wizard pour observer un jongleur en action)

Ceci rejoint en partie ce que pratique Sébastien Night dans son entreprise et dont nous avons parlé dans l’article précédent, le moment est donc bien choisi pour développer le sujet.

L’idée derrière la métaphore des assiettes tournantes est de maintenir un maximum de projets en rotation dans l’air, avec le moins d’effort possible. Le plus pénible étant de réaliser l’élan initial qui va donner sa stabilité à chaque projet pour qu’il continue à tourner tout seul sans vaciller et tomber par terre. MindTweaks s’en est inspiré pour bâtir une sorte de pseudo-méthode, ou plutôt un certain état d’esprit qui remet au goût du jour le concept du multitâche…

Le multitâche, c’est mal

On lis souvent dans les méthodes de productivité qu’il faut éviter le multitâche comme la peste. Certaines études confirment d’ailleurs que faire plusieurs choses en même temps nous rends moins efficace. Il a même été démontré que le cerveau n’est pas équipé pour se concentrer sur plus d’une tâche à la fois, et que dans le cas où celui-ci est forcé au multitâche, une sorte de goulot d’étranglement nerveux se produit qui fait que les choses sont traitées plus lentement.

Sauf que dans le cas des assiettes tournantes, le jongleur ne va réaliser que du pseudo-multitâche. Car il va s’occuper de chaque assiette qui commence à vaciller l’une après l’autre, de manière séquentielle et non parallèle, tandis que les projets eux continueront à tourner de manière parallèle. La stabilité du système entier sera maintenue avec un minimum d’effort puisqu’on va simplement raviver la rotation des projets vacillants. Et il y aura du temps libre à chaque fois que toutes les assiettes ont suffisamment d’élan, bien qu’une vision périphérique soit nécessaire pour surveiller de temps en temps l’état de rotation des assiettes.

Qui a besoin de la méthode des assiettes tournantes?

Cette méthode est particulièrement indiquée pour les esprits créatifs qui préfèrent travailler dans l’inspiration du moment plutôt que selon un planning précis. Le genre de personne qui fourni le meilleur travail lorsqu’il s’immerge dans le processus de création, et qui a besoin de temps libre informel pour ruminer, réfléchir, expérimenter et prendre du recul face à ses obsessions.

L’approche des assiettes tournantes se distingue des méthodes traditionnelles, où l’on finit toujours par se concentrer sur la méthode elle-même, au lieu des projets qu’on était supposé organiser. D’ailleurs même si on échappe à ce piège, on finit généralement immergé dans un projet obsédant qui nous fait oublier tout de la méthode qu’on était supposé utiliser.

Avec les assiettes tournantes, le but n’est pas de faire les choses, de les organiser et de les planifier. Il est plus simple : appliquer un élan suffisant derrière chaque projet pour qu’il continue à tourner tout seul.

L’idée est de minimiser le temps de maintenance des projets pour libérer le temps, l’énergie et la concentration pour s’immerger dans l’action du moment, passer du temps avec les autres, ou tout simplement contempler son plafond.

Les assiettes tournantes ne remplaceront pas votre liste de choses à faire. Vous n’aurez pas besoin de refondre votre système de productivité ni d’acheter des fournitures. C’est une sorte de plugin qui s’ajoute au système que vous affectionnez.

La méthode des assiettes tournantes

Voici un extrait de la méthode telle qu’elle est décrite sur le blog MindTweaks :

1/ Pour commencer

-1ère étape : Définir vos assiettes tournantes

Listez sept de vos projets ou catégories de tâches. Ce seront vos “assiettes” à faire tourner. Ne détaillez pas trop votre liste, et n’essayez pas de la prioriser.

Si vous en avez beaucoup plus que sept, regroupez-en certaines en catégories.

-2e étape : Notez celles qui semblent *fragiles*

Les assiettes fragiles sont celles qui se casseraient si elles cessaient de tourner et perdaient votre attention. Ce sont toutes les tâches qui requièrent une attention constante (par exemple : nourir le bébé). Typiquement, tout ce qui a une date limite, ou qui aurait un coût financier / émotionnel important si on l’ignore.

-3e étape : Marquez les assiettes selon leur statut de rotation

Le statut de rotation est l’équivalent du statut du projet. Ne passez pas trop de temps à décider quel est le statut de chaque projet. Répondez simplement de manière intuitive aux questions suivantes :

• Est-ce qu’il est actif, qu’il progresse, que vous l’avez à l’esprit? Est-ce que vous le sentez bien? Si oui, vous pouvez le marquer comme projet en Rotation

• Est-ce que la tâche a été reléguée au fond de votre boîte de réception, où elle menace de s’écraser et de s’arrêter sous le poids des autres tâches auquelles vous avez été occupé récemment? Si oui, vous pouvez marquer le projet comme Vacillant

• Est-ce que le projet s’est complètement arrêté, a perdu tout élan, et a basculé hors de votre conscience, de telle façon que si vous y pensez (si vous y pensez), c’est avec un sentiment de regret? Si oui, marquez-le en tant que projet Ecrasé

• Est-ce que certaines de ces tâches ne tournent pas encore mais sont à un stade de planification/recherche de ressources? Marquez ce type de tâche en tant que tâche Prep

2/ En pratique

Il est temps de faire tourner vos assiettes/projets. Le truc est de prioriser, non pas par ordre d’importance, mais de façon à garder suffisamment de rotation sur chaque projet pour qu’il ne s’écrase pas, même ceux où vous n’êtes pas concentré en ce moment. Maintenir ou corriger la rotation d’un projet prends moins d’effort/de temps comparé au fait de créer l’élan initial.

Voici donc quelles sont les priorités à appliquer :

-Priorité 1 : S’occuper des projets vacillant

Vous ne devez pas passer trop de temps ou d’effort ici. Vous appliquerez juste assez de “rotation” pour raviver le projet, pour vous le remettre en tête et vous assurer que votre inconscient y travaille aussi. Ceci peut prendre juste cinq minutes mais ne devrait pas prendre plus de 2 heures (notez aussi qu’un projet *fragile* peut aussi interrompre un projet vacillant).

-Priorité 2 : S’occuper des projets *fragile*

Même s’ils ne vacillent pas encore, les projets *fragile* ont besoin d’un peu plus de rotation et d’attention que les autres, afin qu’ils restent dans la zone de sûreté. Vous ne pouvez pas vous permettre de les voir s’écraser. Concernant le temps qu’on doit y passer, ça va dépendre du type de tâche donnée.

Clairement, les assiettes vacillantes/fragiles sont les plus importantes. Ne laissez pas une assiette *fragile* vaciller. Si vous vous rendez compte que vous avez tendance à faire ça, alors mettez les projets *fragile* en top priorité.

-Priorité 3 : Tout le reste, pour remplir les intervalles de temps

Si vous avez regardé la video, vous noterez que Mr Brenn a beaucoup de temps libre entre les moments où il applique une rotation à ses assiettes. Il a le temps de préparer et de réaliser des tours, et aussi de préparer et de donner l’élan initial à de nouvelles assiettes sur les bâtonnets, et sur la table. On voit bien que s’il n’avait pas eu l’intention de réaliser de nouveaux tours, il aurait pu se vautrer dans un fauteuil, lire le journal et méditer sur l’état du monde, avant de se lever et de faire tourner à nouveau les assiettes.

Ceci constitue donc des intervalles de temps libre, de la place pour respirer et décider sur quoi on va travailler. Vous pouvez ainsi vous consacrer à n’importe quel projet qui vous inspire, ou qui vous obsède. Vous avez le temps de redémarrer des projets qui se sont “écrasés”, préparer de futurs projets, ou bien vous relaxer ou ruminer.

Si vous voulez vous plonger dans un projet prenant, vous pourrez préalablement donner aux autres assiettes un élan supplémentaire pour être sûr qu’elles gardent leur élan. Et tandis que les assiettes tournent vous aurez le temps nécessaire pour choisir vos projets préférés et vous amuser.

3/ La revue continue de l’avancement des projets (votre vision périphérique)

C’est sans doute la partie la plus épineuse des assiettes tournantes : apprendre à garder dans votre “vision périphérique” les assiettes et leur statut. Cette partie est si délicate qu’elle n’a pas encore été décrite sur l’article de MindTWEAKS. On y suggère juste que la capacité à surveiller le statut des assiettes tournantes s’acquiert naturellement, sans effort conscient ni anxiété.

4/ La revue formelle (sur papier ou ordinateur)

Périodiquement, vous vous assierez pour réaliser la revue formelle du statut des assiettes en revenant à l’étape n°1. Vous enlèverez les projets terminés et ceux qui ne sont plus à l’ordre du jour, ajouterez de nouveaux projets, et noterez les assiettes vacillantes et *fragiles*.

Si des projets se sont écrasés, vous examinerez pourquoi ils se sont écrasés : Aviez-vous trop d’assiettes à la fois? Vous êtes-vous rendu compte lorsqu’elles étaient vacillantes? Y’a-t-il eu une force extérieure qui a causé le crash?

Le moment et la fréquence où vous réalisez cette revue dépends de la durée des tâches programmées, de la proximité de leur date d’échéance et aussi de la manière dont vous vous immergez dans vos projets. Vous pourriez les revoir chaque jour, ou tous les deux jour. A long terme, une revue hebdomadaire serait certainement une bonne pratique. On peut aussi faire une revue lorsque quelquechose a brisé le rythme de travail, et que la rotation est compromise -typiquement après 2 ou 3 jours sur un projet intense. Avec un peu de pratique, vous trouverez votre propre rythme.

Conclusion

Il y a beaucoup de chances que cette méthode vous semble triviale et que vous l’appliquiez déjà d’une certaine façon. En tout cas c’est mon sentiment. Cependant il faut lui reconnaître certains avantages par rapport aux méthodes traditionnelles :

-La métaphore : la métaphore avec les assiettes tournantes permet de fixer les idées et de s’approprier plus facilement les concepts décrits.

-La simplicité : comparé à une méthode comme Getting Things Done, il semble beaucoup plus simple de la mettre en oeuvre puisque les projets/tâches sont limitées à sept. Il est donc aussi plus facile de la maintenir.

-L’accent est porté sur l’action : là où des méthodes comme GTD préconisent de détailler au maximum les tâches, favorisant du coup le recours trop courant aux listes de choses à faire, la méthode des assiettes tournantes conseille plutôt de s’immerger complètement sur le projet en cours. Il y a ainsi moins de risque qu’on joue avec ses outils d’organisation au lieu de travailler.

Je rajouterai que cette manière de pensée n’est pas sans me rappeler la gestion des tâches récurrentes dans Sciral Consistancy. Peut-être y aurait-il moyen de formaliser le tout dans un logiciel similaire?

Tags: créativité, efficacité, GTD, métaphore, Méthodes, organisation, plate spinner, plate-spinning, productivité, productivity, projets, spinning plates, tâches
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