Start-up : comment faire pour rédiger une facture ?

Comment faire pour bien rédiger une facture en start-up ? La réponse à cette question n’est pas toujours simple et exhaustive quand on rentre dans le monde de l’entrepreneuriat (si vous êtes auto-entrepreneur par exemple).

Quelles sont les mentions obligatoires à faire figurer sur la facture ? Peut-on traiter cette tâche sur un logiciel de type Excel ? Ou faut-il passer par un logiciel de facturation dédié pour éditer ses factures ?

Dans cet article, nous vous partageons nos bonnes pratiques, dans le domaine de la compta, pour éviter tous les obstacles à la facturation.

1. Prêtez attention à la structure de votre facture

– Les différents types de factures

Il existe plusieurs types de factures et chacune nécessite une attention particulière.

La facture standard intervient lors de la vente d’un produit ou lorsqu’une prestation de service est terminée.

La facture d’avoir est émise pour rectifier une facture erronée, accorder une remise, annuler une vente.

La facture d’acompte, aussi appelée facture de provision, est rédigée lorsque le client avance une partie du montant à payer.

La facture d’avancement, ou facture de situation, généralement pratiquée dans le secteur du BTP, correspond à des factures intermédiaires selon l’avancement d’un chantier.

La facture pro forma s’apparente à un devis provisoire qui prend la forme d’une facture. Elle n’a pas vraiment de valeur légale.

La facture de régularisation concerne les provisions sur charge dont les montants réels sont inférieurs au relevé de consommation. Cela concerne généralement les factures d’électricité, d’eau ou de charges communes immobilières.

La facture de clôture, comme son nom l’indique, intervient à la fin d’un contrat ou d’une mission de prestation de services par exemple.

– Les mentions obligatoires

Pour chacune de ces factures, les mentions obligatoires sont classées par catégories : l’identité du vendeur, le destinataire de la facture, les références, les biens ou services proposés, le montant à régler, les conditions de paiement.

Décryptons un peu plus en détail ces catégories :

L’identité du vendeur doit comporter la raison sociale ou le nom du vendeur, l’adresse, le numéro SIRET et le lieu d’immatriculation, le numéro d’identification TVA (pour les montants supérieurs à 150 €), le statut juridique, le montant du capital social (le cas échéant).

L’identité de l’acheteur est la raison sociale ou le nom du vendeur, ainsi que son adresse postale.

La référence de la facture correspond au numéro du document édité. À noter que celui-ci doit être unique et que la chronologie des numéros doit se suivre. N’oubliez pas d’indiquer la date de la facture.

La liste des biens ou des services facturés doit faire mention de leur dénomination (la plus explicite possible), du montant unitaire de chaque produit, de la quantité commandée, de la date de livraison ou de fin d’exécution du service.

Le montant de la facture se découpe en 3 éléments : le montant total hors taxes (HT), la TVA applicable, le montant total toutes taxes comprises (TTC). N’oubliez pas d’indiquer clairement toutes les mentions relatives à l’application ou non de la TVA.

Les conditions de paiement font état de la date d’échéance du paiement, des pénalités applicables en cas de retard et des éventuelles conditions d’escompte pour les paiements anticipés.

– La personnalisation

Au même titre que l’ensemble de vos documents commerciaux, vous pouvez tout à fait personnaliser vos factures. Si vous possédez une charte graphique et un logo, n’hésitez pas à les intégrer à celle-ci.

Cette touche de personnalisation est très importante pour marquer son personal branding. Du moment que votre facture est lisible et que les mentions obligatoires sont facilement identifiables, vous pouvez laisser libre cours à votre personnalité !

2. Exemples de supports de facturation pour start-up

Bien que la facture papier existe toujours, elle est bien loin des procédés utilisés par les start-ups. Toutefois, nous avons estimé qu’il était utile d’en parler dans ce billet.

Notamment pour vous faire prendre conscience des inconvénients majeurs des supports papier. Cela vaut aussi bien pour le traitement des notes de frais !

• Risque de perte de documents,
• Impossibilité de mettre à jour,
• Diffusion par courrier postal,
• Écriture manuelle chronophage.

Une autre alternative couramment utilisée par les TPE et PME est la facture automatique sur Excel. Ce procédé a été largement exploité pendant de nombreuses années et il est possible de trouver des centaines de modèles grâce à une simple recherche sur Google.

Mais la troisième et dernière solution est sans aucun doute la plus fiable au quotidien : le logiciel de facturation automatisé. Il permet non seulement de limiter les risques d’erreurs, d’avoir un meilleur suivi de ses contrats et clients, de gagner du temps, mais aussi de simplifier et d’automatiser le traitement des devis et factures. Avec un logiciel de facturation, la préparation des éléments comptables devient rapide et automatique, sans risque de non-respect des mentions obligatoires.

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Alors n’attendez plus, équipez-vous d’un assistant comme un logiciel de gestion ou un comptable sur lequel vous pouvez vous reposer au quotidien afin de collecter et saisir automatiquement vos factures !

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