Les notes de frais sans justificatif sont la bête noire des services comptables. Faut-il refuser de rembourser des indemnités un salarié ? Ou, au contraire, risquer de mettre sa société dans l’illégalité ?
Alors que chaque dépense (déplacements professionnels, véhicule personnel, et autres remboursements…) doit être justifiée en fin d’année, comment éviter d’attirer la curiosité de l’administration fiscale ?
Découvrez 5 alternatives pour vous éviter des sueurs froides.
1. Solliciter le fournisseur pour obtenir un second justificatif
La toute première étape à réaliser pour traiter sa note de frais sans justificatif est de repartir à la chasse aux factures. Il suffit pour cela de recontacter directement l’établissement où la dépense a eu lieu, afin de demander un duplicata en bonne et due forme.
Cette solution est facile à mettre en place si vous avez l’habitude de traiter avec un fournisseur spécifique ou si la dépense a été engagée récemment. Bien que le résultat ne soit pas à 100 % garanti, cela permet de résoudre un oubli ponctuel.
2. Soumettre un relevé du compte bancaire ou de sa carte personnelle afin d’attester de la dépense
Pour des montants de faible valeur ou dans des cas exceptionnels, le salarié peut justifier de la somme engagée pour son repas ou encore son ticket de transport par le biais de son relevé bancaire personnel. Encore faut-il que la transaction ait eu lieu par carte bancaire !
Cette deuxième solution dépendra de la tolérance de l’employeur. En complément, il pourra être demandé au salarié de compléter une déclaration sur l’honneur à joindre au dossier.
3. Rédiger une déclaration sur l’honneur
La troisième solution envisageable pour traiter les notes de frais sans justificatif est de rédiger une déclaration sur l’honneur. Cette alternative doit cependant être utilisée avec parcimonie car elle n’est pas parfaite et peu appréciée par l’administration fiscale.
Comme nous venons de le voir, la déclaration sur l’honneur peut faire office de complément au relevé bancaire, ou le remplacer. Elle consiste à rédiger une lettre expliquant le contexte, le type de frais, ainsi que tous les détails concernant le nom du fournisseur, les dates, les lieux… Celle-ci doit également comporter l’identité du salarié, ses coordonnées et sa signature.
Soyez très attentif quant à la rédaction de la déclaration sur l’honneur, car la moindre erreur est passible d’un redressement.
À noter qu’en général cette solution n’est acceptable que si le montant en question ne dépasse pas 35 euros. Les contrôleurs fiscaux peuvent être tolérants si le montant reste raisonnable et que la situation n’est pas récurrente.
4. Passer au remboursement forfaitaire
Le remboursement forfaitaire ne résout pas tous les problèmes, mais il permet d’en éviter une grande partie. Avant chaque déplacement, le salarié reçoit une somme d’argent nécessaire pour couvrir ses dépenses. Afin d’être au plus près possible de celles-ci, il convient d’anticiper au maximum les frais nécessaires pour le bon fonctionnement de l’activité.
La base d’allocations forfaitaires pour frais professionnels est fixée selon un barème de l’Urssaf. Ainsi, un salarié peut être remboursé à hauteur de 19 € pour un repas au restaurant sans justificatif et de 50,50 € pour une nuit d’hôtel et petit déjeuner (68,10 € en Ile-de-France).
Néanmoins, cette quatrième alternative à quelques limites ! Toutes les dépenses non anticipées ou au-delà des plafonds définis par l’URSSAF seront à la charge du salarié, à moins qu’il ne fournisse un justificatif. Potentiellement, cela ne fait que retarder le problème…
5. Digitaliser ses notes de frais
La digitalisation des notes de frais est sans conteste la solution la plus efficace et la plus perspicace.
Une digitalisation réussie vous permet d’offrir à vos salariés l’opportunité de réserver un déplacement chez un client (hôtel, trajet en train, etc.) depuis une plateforme corporate. Ensuite, le manager n’a plus qu’à approuver la requête d’un simple clic et le voyage est payé directement par la société.
Tous les frais annexes (repas, taxis…) nécessaires pour l’activité de l’entreprise sont ensuite intégrés via une application mobile installée sur un smartphone. Il est tellement plus facile de prendre une photo de son reçu ou de sa facture dès sa réception !
Ensuite, le système de reconnaissance de caractère et le cloud s’occupe du reste : sécurisation des données, obligations fiscales et légales, pré-comptabilisation des factures, etc.
Devoir rembourser une note de frais sans justificatif n’est jamais agréable pour le salarié ou l’employeur. Néanmoins, une grande partie des causes de redressement de l’Urssaf est due aux frais professionnels. Afin de limiter autant que possible ce type de situation, les entreprises ont tout intérêt à adapter leur politique de gestion des notes de frais.
Le plus simple est de passer à une solution numérique : cartes dématérialisées, cartes prépayées, dématérialisation automatisée de gestion des notes de frais. Les alternatives sont nombreuses pour sauter la case de la bonne vieille note de frais papier !
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