Pourquoi utiliser une application ou un logiciel comptable pour traiter ses notes de frais ?

Adieu les tickets de caisse, les tableurs Excel, les pochettes de papier, la validation chronophage de la fin de mois. Désormais, vos salariés ont la possibilité, à l’aide de leur téléphone mobile, de gérer leurs dépenses et notes de frais en toute sérénité, grâce à un logiciel de comptabilité adapté.

Les process d’antan étaient fastidieux, coûteux, peu optimisés. Aujourd’hui les solutions de gestion des notes de frais sont simples, automatiques, innovantes, et permettent d’automatiser un tas de tâches.

Découvrez quels sont les avantages des applications ou des logiciels de gestion des notes de frais, et surtout nos bons conseils pour bien choisir votre système de gestion des frais professionnels.

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L’intérêt de s’équiper d’un logiciel comptable pour traiter les notes de frais

Le poste des frais professionnels est un poste de dépense très onéreux notamment pour les sociétés qui comptent de nombreux collaborateurs en voyages d’affaires.

Les outils de gestion automatisés offrent de nombreux avantages que ce soit pour les employés, les managers ou les services comptables.

Avec un logiciel de notes de frais, les erreurs et les abus sont largement évités et le traitement automatique des données garantit un processus plus fiable pour l’entreprise.

Le remboursement des frais est beaucoup plus rapide pour les salariés grâce à la transmission des justificatifs en fur et à mesure ou en temps réel via cette solution de gestion. Il suffit de les prendre en photo et le tour est joué !

Le logiciel de gestion des notes de frais a aussi la faculté de redonner de l’autonomie aux collaborateurs, tout en veillant à ce que l’équipe administrative et financière puisse garder un contrôle et une visibilité sur la trésorerie.

Et la liste des autres avantages de l’automatisation de la gestion des notes de frais est longue :

• Dématérialisation des justificatifs,
• Approbation en temps réel par le manager,
• Import et export intuitifs,
• Calcul des frais kilométriques,
• Imputation en comptabilité générale et analytique,
• Gain de productivité,
• Budgets mieux répartis,
• Paperasse réduite (moins d’impression, d’archivage, de formulaires à remplir…),
• Repérage des doublons,
• Calcul automatique des sommes à payer,
• Solution de cartes de paiement physiques et virtuelles pour simplifier et sécuriser vos achats professionnels,
• Simple d’utilisation,
• Travail collaboratif beaucoup plus simple,
• Accessible depuis n’importe quel ordinateur, et ce même en déplacement,
• Écritures comptables facilitées,
• Moins de risques d’amendes de la part de l’URSSAF en cas de mauvaise gestion comptable,
• De belles économies en perspective,
• Meilleure gestion des voyages,
• Gage de transparence pour la société,
• Plus de traçabilité.

Gérer les notes de frais de son entreprise n’est pas toujours une mince affaire. Alors si comme Bonduelle, vous souhaitez gagner trois jours de traitement par mois, misez sur les outils électroniques de gestion des frais professionnels.

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Conseils pour bien choisir son système de gestion des frais professionnels

Vous êtes le responsable de la gestion des notes de frais dans votre entreprise ? Vous souhaitez investir dans un logiciel efficace pour l’ensemble des membres de la société ? Avant de choisir une solution de traitement des dépenses professionnelles, vous devrez prendre en compte les besoins réels de l’entreprise et ceux de vos équipes.

Faites un point sur la situation actuelle 

• De quoi avez-vous besoin ?
• Combien d’utilisateurs avez-vous ?
• Avez-vous besoin d’un enregistrement automatique des informations ?
• Quel est le montant maximum des paiements par collaborateur, par nature, par période ?
• Le reporting doit-il avoir lieu en temps réel ?
• Aimeriez-vous une comptabilisation automatique ou encore des exports comptables sous différents formats ?
• Comment souhaitez-vous contrôler les paiements ?
• L’outil doit-il être accessible sur ordinateur, sur mobile, ou les deux ?
• L’interface et les fonctionnalités sont-elles paramétrables ?
• Assurez-vous que la solution choisie vous permettra d’être en conformité avec les règles en vigueur (stockage des justificatifs).
• Avez-vous besoin de croiser des données pour les étudier ?
• Souhaitez-vous des alertes en cas de dépassement de plafond ou de dépense inhabituelle ?

L’ergonomie est aussi un point important à prendre en considération. N’oubliez pas que si vous faites appel à un tel outil, c’est avant tout pour gagner du temps et limiter les contraintes !

Votre nouvel outil de gestion des notes de frais devra donc être facile à prendre en main et composé d’un accès rapide aux données importantes.

Veillez également à vous assurer que le service proposé soit réactif en cas de problème.

Bien choisir son logiciel de gestion des notes de frais est avant tout un choix stratégique. Pour qu’une entreprise gère au mieux ses dépenses, elle doit pouvoir s’appuyer sur des outils fiables qui répondent à des besoins clairement identifiés. L’étape la plus importante sera donc de faire un audit détaillé de vos besoins. Pour éliminer toute problématique, testez notre application mobile de gestion des notes de frais !

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