Le remboursement des frais professionnels en 5 points

Les dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle sont des frais professionnels. La procédure de remboursement qui en découle est soumise à plusieurs règles que l’employeur doit impérativement respecter. Et comme vous vous en doutez, la gestion de ce processus est souvent complexe et fastidieuse pour l’entreprise.

Quels frais rembourser ? Qu’entend-on par frais réel ? Comment calculer ses frais de déplacement ? Comment récupérer la TVA ? Comment prouver ses frais ? Voilà les grandes questions auxquelles nous allons répondre dans ce billet.

1. Quels frais rembourser ?

Avant toute chose, pour que le remboursement des frais en entreprise se fasse correctement, trois règles de base sont importantes à connaître :

• Les frais doivent avoir été engagés dans l’intérêt de l’entreprise,
• Vous devez disposer d’un justificatif,
• Les frais doivent être remboursés à l’euro près.

Les principaux frais remboursables sont :

·   Les frais de restauration

Les repas d’affaires sont remboursables à hauteur de 100 %.

Les frais de repas personnels des gérants sont remboursables en fonction du régime d’imposition.

Les frais des sociétés assujetties à l’impôt sur les revenus sont pris en charge si le trajet entreprise-domicile ne permet pas au dirigeant de rentrer déjeuner chez lui.

Pour les sociétés soumises à l’impôt sur les sociétés, les frais pris sur le lieu de travail ne sont pas pris en charge par la société.

·   Les frais de déplacement

Tous les frais engagés suite à un déplacement professionnel sont susceptibles d’être pris en charge et remboursés par l’entreprise. Il s’agit notamment des frais de péages, de stationnement, les notes d’hôtels, les billets d’avion ou de train…

·   Les cadeaux offerts aux clients et autres partenaires

En cas d’avance de frais engagés dans l’intérêt de l’entreprise, bouteilles de vin, fleurs, chocolats… ceux-ci sont remboursables par l’entreprise. À noter qu’il existe un plafond par bénéficiaire de l’ordre de 65 € TTC par an pour bénéficier du remboursement de la TVA.

·   Les loyers et les charges en cas d’exercice à domicile

Si vous utilisez une pièce de votre domicile pour exercer votre profession, vous pouvez demander à l’entreprise le remboursement d’une quote-part de votre loyer. Vous pouvez également y inclure vos dépenses d’électricité, d’internet ou de téléphone.

·   Les frais d’habillement

Les vêtements professionnels obligatoires ou nécessaires (blouse, pantalon de travail, robe d’avocat…) peuvent être pris en charge par l’employeur.

2. Qu’entend-on par frais réel ?

Dans le domaine des frais professionnels, deux notions sont souvent mises en avant : les frais réels et les frais au forfait. À quoi correspondent-elles ?

Lorsque l’on parle de remboursement au frais réel, on entend par là que l’entreprise rembourse l’exacte somme dépensée par le salarié. Cependant celui-ci doit être en mesure de présenter des justificatifs et doit respecter les règles de la politique de dépenses de l’entreprise.

Le remboursement au forfait, quant à lui, signifie que l’entreprise procède au remboursement des frais engagés sous la forme d’une allocation forfaitaire. Les montants sont définis par l’URSSAF.

Les allocations forfaitaires concernent uniquement les salariés. Les dirigeants d’entreprises ne peuvent prétendre qu’au remboursement au réel.

3. Comment calculer ses frais de déplacemnent

Le calcul du tarif lié au déplacement professionnel par l’entreprise suit certaines spécificités.

Comme nous l’avons vu, les frais de déplacement concernent toutes les dépenses effectuées par un salarié au cours d’un voyage professionnel. Ces dépenses doivent être remboursées par l’employeur sous certaines conditions : à l’aide de pièces justificatives et/ou l’utilisation de son véhicule personnel.

Si les conditions requises sont respectées, l’employé sera remboursé.

·   Calcul des frais de déplacement avec un véhicule personnel

Montants auxquels le salarié a droit lorsqu’il fait usage de son véhicule personnel pour les besoins de son emploi.

Le montant de l’indemnité est calculé en fonction de la puissance fiscale du véhicule utilisé et du nombre de kilomètres parcourus par le salarié.

·   Calcul des frais de déplacement avec les transports en commun

Ces frais (bus, train, métro, tram…) sont remboursables sur présentation d’un reçu ou d’une facture.

Pour booster la productivité de vos collaborateurs et de votre équipe financière, automatisez la gestion des frais professionnels. Les avantages ? Un gain de temps, des coûts maîtrisés et optimisés, zéro papier.

4. Comment récupérer la TVA sur les frais professionnels ?

Pour que l’entreprise puisse récupérer la TVA sur les notes de frais, les conditions suivantes doivent être respectées :

• Les dépenses doivent avoir été engagées dans l’intérêt de l’entreprise,
• L’employeur doit posséder une facture au titre de chaque dépense qui mentionne le montant de la TVA payée,
• La facture doit être libellée au nom de l’entreprise,
• La TVA doit être exigible chez le fournisseur.

5. Comment prouver vos frais professionnels ?

Vous l’aurez compris maintenant, la première chose à prouver est que vous avez réellement dépensé une somme d’argent pour le compte de la société.

La seconde : démontrer qu’il existe un lien entre les frais exposés et votre profession.

Ce dernier point est d’ailleurs très important en cas de contrôle du fisc. Si celui-ci estime qu’il s’agit de choses dont vous n’avez pas réellement besoin pour votre activité, la déductibilité de vos frais sera déclinée.

La gestion des frais professionnels n’est pas compliquée lorsque l’on connaît les règles à suivre. Et cela est d’autant plus vrai, si vous êtes équipé(e) d’un bon logiciel comptable !

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