Outil devenu incontournable, la visioconférence reste toutefois un exercice bien particulier, qui a très souvent besoin d’être optimisé. Voici 12 conseils pour réussir votre réunion à distance. Et nos recommandations pour un bon matériel.
La préparation physique pour votre visioconférence
- Le cadrage : Ajustez votre webcam pour que votre visage et vos expressions soient bien visibles face caméra, c’est-à-dire la caméra à hauteur des yeux. Les webcams de PC ont la fâcheuse faculté de déformer les visages en étant en surplomb. Essayez de corriger cet angle. Une caméra externe permettra bien sûr de résoudre ce problème.
- L’arrière-plan : À domicile ou même au bureau, le présentateur n’est pas toujours dans le meilleur décor pour animer sa réunion. Sans compter les événements impromptus pouvant survenir à tout moment en arrière-plan. Les services de visioconférence comme Zoom ou Teams permette d’ajouter un arrière-plan de votre choix sur laquelle s’incruste votre visage. Un bon moyen d’éviter que le petit dernier s’invite dans la visioconférence…
- L’attitude : Faites attention, il peut vous arriver d’être à la maison pour animer une visioconférence et vous adoptez des attitudes que vous ne prendriez jamais au bureau. Et vous savez ce qu’on dit du langage corporel. On vous conseille donc de faire quelques étirements et grandes respirations pour vous préparer au direct. Choisissez un fauteuil confortable dans lequel vous adopterez une tenue droite pour éviter la fatigue et garder une certaine dignité !
- L’habillement : vérifiez votre tenue (oui, une visioconférence s’anime habillé comme à la ville !) en évitant les vêtements à rayures, le noir et le blanc. Osez la couleur en restant dans des tonalités qui ne soient pas criardes.
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La préparation mentale pour votre visioconférence
- Arrêtez le multitasking : fermez tous les programmes ouverts sur votre ordinateur pour ne laisser ouverts que les outils indispensables à votre visioconférence. Cela vous évitera d’être distrait par des notifications intempestives ou d’être préoccupé par un mail en attente… la concentration est un point-clé pour la réussite d’une visio.
- Fixez les règles de vie : rappelez le code de bonne conduite pour la prise de parole. Les outils de visioconférence proposent presque tous une option Lever la main pour indiquer l’intention d’intervenir ou poser une question. En comité réduit de 4 ou 5 personnes, la prise de parole peut être plus libre. Demandez aux participants de laisser leur micro coupé par défaut.
- N’oubliez pas la zone de chat : elle permet à chacun de s’exprimer sans perturber le déroulement de la visioconférence, penser à recommander son utilisation. Pour l’animateur de la réunion, il est indispensable de vérifier régulièrement ce que les participants expriment dans le chat pour ajuster son discours.
- Misez sur l’interaction : pensez à prévoir un temps pour les questions/réponses en fin de session et même à prévoir d’autres temps d’échange tout au long de la visioconférence.
Les règles d’une réunion face-à-face s’appliquent à la visioconférence
- Communiquer sur les objectifs : Informez les participants en amont des sujets et objectifs de la visioconférence.
- Assurez-vous du niveau d’information des participants : avant la réunion, indiquez par mail les documents à lire, les informations à recueillir et les points à préparer par chacun des participants. Un bon moyen d’optimiser le temps de la réunion. Ou mieux encore, créer un espace collaboratif contenant tous les documents nécessaires.
- Durée : tout dépend bien sûr de l’urgence de la situation et du nombre de sujets à traiter… Mais en termes d’efficacité, une visioconférence ne devrait pas excéder 2 heures. Mieux vaut répartir la réunion en plusieurs réunions plus courtes. La durée idéale est de 40 minutes (c’est d’ailleurs celle qu’autorise le service Zoom dans sa version gratuite). Suffisante pour traiter un sujet et assez courte pour garder la concentration de chacun.
- Des pauses : prévoyez des pauses régulières pour permettre à vos interlocuteurs et à vous-même de souffler un peu, de vous lever de votre chaise, de vous étirer et de vous détendre. Annoncez-les au début de la visio pour préparer chacun à cette possibilité et permettre à tous de s’organiser en fonction.
Nos recommandations image, son et lumière pour une bonne visioconférence
L’image et le son ne sont pas des détails quand on parle de visioconférence : ce sont les outils même du média ! Soigner ces deux aspects va littéralement doper l’expérience utilisateur.
- Une caméra de qualité : une visioconférence professionnelle passe donc d’abord par un bon appareil. La Logitech Brio 4K est souvent citée comme la webcam de référence pour la visio. Mais elle a son prix : 239 euros. D’autres marques comme la Papalook webcam sont plus accessibles et très performantes. Le ticket d’entrée pour une webcam de qualité est de 50 euros, pensez en tous cas à vérifier que la webcam comporte a minima :
- un auto-focus (qui permet de conserver la netteté de l’image pendant la visio-conférence)
- un micro omnidirectionnel intégré avec atténuation de bruits.
Le guide comparatif des webcams Futura-Science pourra vous aider à faire votre choix.
Les caméras haut de gamme permettent aussi de régler automatiquement l’exposition, la stabilité, le cadrage… Les modèles de webcam panoramiques sont très utiles lorsque plusieurs animateurs ou intervenants sont présents dans la même salle.
- Ne délaissez pas le son : les micros incorporés aux PC
enregistrent sans distinguer les bruits de fond et autres claquements de doigts
sur les touches du clavier … une catastrophe. Utilisez une webcam avec micro
omnidirectionnel intégré comme celles indiquées précédemment, ou mieux encore
optez pour un micro additionnel.
- Choisir son micro : le modèle de référence est le Blue de chez Yeti Microphones à 139 euros, très apprécié des podcasteurs et de animateurs qui réalisent des vidéos live. Il permet de sélectionner la source du son, de votre voix, grâce à sa fonction directionnelle. D’autres modèles présentent aussi leurs avantages : vous pouvez faire votre choix en vous aidant du comparatif de selectos.
- Utiliser un casque : vous optimiserez la qualité sonore. Sans casque, vous vous exposez à un effet désagréable de réverbération de la voix : le micro capte le son des enceintes qui sont renvoyées à nouveau dans votre micro, ce qui crée un écho très gênant. Optez pour la version oreillette, c’est-à-dire un casque intra-auriculaire de type AirPod. Votre rôle d’animateur pro sera plus crédible qu’avec un casque de gamer.
Ajouter de la lumière : L’image captée par la webcam est souvent froide. Un visage éclairé par une source lumineuse, naturelle si possible, sera mis en valeur. Il s’agit simplement de se placer à proximité d’une fenêtre et de vérifier l’effet sur votre webcam. Un apport de lumière complémentaire apportera de la chaleur à l’image. À défaut de lumière naturelle, prévoir un éclairage d’appoint.
Pour aller plus loin, suivez la formation Cegos : Réussir ses réunions à distance
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