Externalisation de la paie et de la gestion de la formation

Réduction et maîtrise des coûts, recentrage sur le cœur de métier, gains en productivité... sont autant de raisons qui poussent les entreprises à externaliser tout ou partie de leurs applications et processus RH: 3ème édition de l’étude de MARKESS International

Réduction et maîtrise des coûts, recentrage sur le cœur de métier, gains en productivité… sont autant de raisons qui poussent les entreprises à externaliser tout ou partie de leurs applications et processus RH. Certaines activités, jugées contraignantes et fortement transactionnelles ou nécessitant des compétences techniques spécifiques, sont déléguées auprès de prestataires externes alors que d’autres, plus stratégiques, sont gardées en interne.

Cette 3ème édition de l’étude de MARKESS International consacrée à l’externalisation des applications et processus RH s’intéresse cette année plus particulièrement à la paie et à la gestion de la formation, les deux domaines RH qui seront les plus externalisés d’ici 2009.

Sur un échantillon (*) de 220 entreprises basées en France interrogées au premier semestre 2007, plus d’un tiers d’entre elles se présentent comme ouvertes à l’externalisation de tout ou partie de leurs applications et/ou processus RH, toutes formes contractuelles confondues et quels que soient les domaines RH concernés.

Domaines RH Externalisés par les Entreprises
France, 2007-2009 Source : MARKESS International

De loin, la paie conserve la tête des domaines RH confiés, pour tout ou partie, à un prestataire externe (autre qu’expert-comptable) par ces entreprises.
Bien que certains profils d’entreprises (petites ou a contrario, grandes entreprises) ont atteint une certaine maturité dans ce sujet, l’externalisation de la paie reste dynamique.

Nombreux sont les catalyseurs :

• Un contexte législatif et réglementaire mouvant : allocations de formation dans le cadre du DIF - Droit Individuel à la Formation -, loi Fillon modifiant le calcul des cotisations retraite, normalisation de la DADS-U, conventions collectives, accords de branche et d'entreprise spécifiques, etc. ;
• De nombreux projets à venir : retenue de l’impôt sur le revenu à la source, exonération des charges sur les heures supplémentaires, dématérialisation du bulletin de paie...

Cela devrait se traduire par une croissance d’ici 2009 tant du nombre d’entreprises optant pour l’externalisation de cette fonction que du nombre de processus relatifs à la paie qui seront externalisés.

Ainsi, les entreprises déjà adeptes de l’externalisation du calcul de la paie, de l’impression des bulletins de paie, de la production du fichier d’écritures comptables ou de l’archivage des données en paie, etc. devraient étendre l’externalisation à d'autres processus inclus dans le traitement de la paie comme les déclarations sociales et fiscales, la validation légale, l’édition des attestations (ASSEDIC, maladie, etc.) et l’édition des soldes de tout compte.

Externalisée en 2007 à même hauteur que le recrutement et l’administration du personnel (soit par 17% des entreprises ouvertes à l’externalisation RH), la gestion de la formation (ou la prise en charge de toutes les tâches administratives relatives à la formation) sera d’ici 2009 le deuxième domaine le plus externalisé avec 42% des entreprises adeptes.

Dans ce domaine, l’actualité est également riche en éléments pouvant venir impacter la façon dont les entreprises prennent en charge la gestion de la formation. Comme pour la paie, le contexte législatif et réglementaire actuel a de fortes conséquences sur la gestion de la formation :

• La Réforme de la Formation de 2004 qui laisse augurer d’une véritable mutation dans le monde de la formation où l’on passe d'une gestion massive à une gestion personnalisée. Les entreprises doivent ainsi adopter une approche individualisée afin de proposer une gestion de parcours personnalisée aux salariés, ce qui complexifie la gestion administrative de la formation ;
• La loi de programmation pour la cohésion sociale de janvier 2005 dont un volet oblige les entreprises à négocier un dispositif de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) de façon triennale.

D’autres facteurs sont également à prendre en compte pour les entreprises : évolutions technologiques, départs massifs en retraite, évolution des métiers, contrats de professionnalisation, compétitivité, maîtrise des budgets formation, etc. Face à ces enjeux, le responsable de la formation passe d’un profil de pédagogue à un profil plus polyvalent d’expert, de gestionnaire, de technicien de la gestion de la formation, gérant aussi bien le développement des compétences que le financement des formations, bien au-delà de la simple gestion administrative. D'où une montée en puissance de l'externalisation des tâches associées à cette fonction.

(*) Echantillon non représentatif de l'univers des entreprises basées en France

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MARKESS International est un cabinet d’études et de conseil qui analyse depuis plus de 9 ans le rôle des technologies de l’information dans la transformation et la modernisation des organisations, entreprises privées et administrations.
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