Comment utiliser Google Drive: un guide complet (pour les débutants)

Google Drive est une suite de productivité complète basée sur le cloud. Il comprend un traitement de texte, des feuilles de calcul, un outil de présentation et, bien sûr, un courrier électronique. Et voici comment vous téléchargez Google Drive et l'utilisez comme un boss…

Si vous souhaitez accomplir des tâches et que vous n'utilisez pas Google Drive, vous manquez l'une des applications de productivité basées sur le cloud les plus utiles de la planète.

Qu'est-ce que Google Drive? Les bases

Google Drive, comme DropBox, est une solution de stockage basée sur le cloud dans sa forme la plus simple. Il fonctionnera sur tous vos appareils, de votre ordinateur de bureau à votre téléphone, ainsi que sur plusieurs plates-formes sur macOS, Windows et Linux, vous permettant de sauvegarder et de gérer vos fichiers et données en ligne à tout moment.

Mais ce n'est que la pointe de l'iceberg. Google Drive est une suite de productivité complète, qui comprend tout ce que vous obtenez avec la suite Office de Microsoft – donc, un traitement de texte, des feuilles de calcul, des planificateurs de présentation, etc. – mais ici, vous ne paierez rien pour accéder à ces outils.

Tout ce dont vous avez besoin pour accéder à Google Drive est un compte Gmail. Une fois que vous avez cela, vous êtes prêt à partir. Google Drive est libre d'adhérer, mais si vous voulez plus d'espace de stockage, vous devrez apporter de l'argent supplémentaire. Voici une ventilation des prix de stockage de Google Drive.

Prix Google Drive (mis à jour pour 2020):

Version gratuite – 15 Go de stockage, accès à toutes les fonctionnalités
Forfait 100 Go – 2 $ par mois, accès à toutes les fonctionnalités
Plan 1 To – 10 $ par mois, accès à toutes les fonctionnalités
Plan de 10 To – 100 $ par mois, accès à toutes les fonctionnalités

Débuter avec Google Drive: premières choses à faire

Une fois que vous êtes connecté, vous verrez ce qui est essentiellement une ardoise vierge. Vous devez d'abord ajouter un numéro de téléphone et un e-mail de sauvegarde; cela vous permettra d'accéder à votre compte Google Drive en cas de problème. Croyez-moi, vous ne voulez pas être verrouillé de votre compte Google Drive, alors assurez-vous de joindre votre numéro de téléphone et de configurer un e-mail de sauvegarde pour Google Drive. Cela vous couvrira en cas de problème.

Création de nouveaux documents dans Drive

L'UX pour Google Drive est délibérément basique. Il est conçu pour être simple. Sur le côté gauche de Drive, vous disposez de quelques options: Nouveau, Priorité, Mon Drive, Partagé avec moi, Récent, Favoris et Corbeille. En dessous, vous trouverez un indicateur de stockage qui vous indique la quantité de stockage que vous avez utilisée. Vous pouvez également acheter plus d'espace de stockage Google Drive dans cette section (voir l'image ci-dessous).

Si vous souhaitez démarrer un nouveau document, que ce soit un traitement de texte, une feuille de calcul ou une présentation, cliquez simplement sur le bouton NOUVEAU situé dans le coin supérieur gauche de Google Drive. Cliquez sur NOUVEAU pour afficher les options suivantes:

À partir d'ici, tout ce que vous avez à faire est de sélectionner une option, Google Docs, par exemple, et il chargera un nouveau document sur lequel vous pourrez commencer à travailler. Cependant, avant de commencer à travailler dans Google Drive, vous devez d'abord configurer une sorte de système de dossiers. Il est important de le faire tôt, car il gardera tous vos fichiers organisés. Et c'est pratique lorsque vos fichiers commencent à se constituer. Croyez-moi, j'ai appris cette leçon à la dure.

Création de dossiers dans Google Drive

La création d'un nouveau dossier dans Google Drive est simple: sélectionnez Nouveau> Dossier> Nom du dossier. Donnez au dossier Google Drive un nom spécifique, «Idées», par exemple, de cette façon, une fois que vous aurez commencé à créer des documents, vous disposerez d'un système de classement robuste. Encore une fois, la configuration des dossiers dans Drive est l'une des choses les plus importantes à faire lors de votre premier démarrage.

Voici un exemple de ce à quoi pourrait ressembler votre système de dossiers Google Drive:

Dossier d'idées
Articles de blog
Tâches SEO
Dépenses
Carnet de voyage

Vous pouvez ajouter N'IMPORTE QUEL type de fichier Google Drive à vos dossiers. Par exemple, supposons que vous travaillez sur un nouveau projet, qui implique de nombreuses notes, idées notées dans Docs et également des feuilles de calcul.

Vous pouvez ajouter tous ces fichiers dans un dossier intitulé Nouveau projet. Vous voulez être super organisé? Vous pouvez ensuite diviser le dossier Nouveau projet en ajoutant des dossiers internes dans le dossier principal Nouveau projet – un pour les feuilles de calcul, un pour les notes et un pour les idées, par exemple.

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Une fois que vous avez créé un dossier dans Drive, il sera stocké sur la page principale de Drive dans la section FOLDERS qui se trouve juste en dessous de l'accès rapide sur l'écran d'accueil.

À partir de là, vous pouvez aller plus loin en codant par couleur vos dossiers et en les réorganisant par date, nom ou le plus récent. Vous pouvez créer autant de dossiers que vous le souhaitez. Et si vous souhaitez fusionner des dossiers, faites simplement glisser et déposez un dossier dans un autre.

Vous pouvez également glisser-déposer tous les fichiers errants dans les dossiers appropriés. Sur le bureau, faites-les simplement glisser-déposer. Sur mobile, cliquez sur le menu hamburger du dossier / fichier, sélectionnez «déplacer», puis sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez l'envoyer. Facile.

Types de documents Google Drive (un aperçu):

Google Docs: Docs est votre traitement de texte. Comme Microsoft Office, vous pouvez créer une variété de documents texte, des rapports aux brochures en passant par les brochures et les dépliants. Fondamentalement, Docs est la version Google de Microsoft Word.
Google Sheets: Sheets est l'application de feuille de calcul de Google. Il est complet, accepte les fichiers CSV et vous pouvez importer et exporter des fichiers Excel.
Google Slides: Slides est comme Powerpoint; avec Slides, vous pouvez facilement créer des présentations, en utilisant une gamme d'outils et d'options d'édition. Il est simple à utiliser et fonctionne très bien.
Google Forms: Google Forms est un outil super utile qui vous permet de créer des questionnaires, des formulaires d'enquête et à peu près tout le reste entre les deux. Une fois que vous avez créé un document dans Google Forms, vous pouvez le partager n'importe où en ligne, des réseaux sociaux à votre blog.
Dessin Google: Google Drawing est essentiellement une version allégée d'Adobe Illustrator. Ce n'est pas aussi puissant qu'Illustrator, mais c'est une excellente option pour esquisser des idées et des conceptions.
Script Google Apps: Google Apps Script est une plate-forme de développement d'applications qui permet aux développeurs de coder rapidement des applications pouvant être utilisées avec l'écosystème Google Drive.
Google Jamboard: Google Jamboard est une application de tableau blanc interactif qui permet aux utilisateurs de créer des tableaux d'humeur et des collages qui peuvent ensuite être consultés sur des appareils compatibles. Et en raison de la nature de Drive, Jamboard permet aux utilisateurs de collaborer, en ajoutant des images et des fichiers pour augmenter le tableau d'humeur ou le collage.

Modules complémentaires de Google Drive: applications que vous pouvez associer à Google Drive

Comme Slack, Google Drive s'intègre à des milliers d'applications tierces. Google Drive dispose d'un marché dédié où vous pouvez télécharger des modules complémentaires pour Drive, appelé G Suite Marketplace.

Dans G Suite Marketplace, vous trouverez des modules complémentaires pour toutes sortes d'applications de productivité et d'entreprise. Vous n'avez pas besoin d'utiliser ces modules complémentaires pour Drive, cependant, ils sont juste là pour les utilisateurs qui nécessitent des fonctionnalités supplémentaires ou une intégration avec des applications d'entreprise tierces existantes.

Comment connecter Google Drive à votre PC

Google Drive fonctionne comme une application sur votre téléphone et votre tablette. Il fonctionnera également dans votre navigateur. Mais le moyen le plus simple d'accéder et d'enregistrer des éléments dans Drive est peut-être de le connecter directement à votre PC. Cela créera un système de dossiers sur votre PC qui se connecte directement à Google Drive, afin que vous puissiez enregistrer des éléments de votre PC directement dans Drive.

L'installation de Drive sur votre PC et / ou Mac est simple, il vous suffit de télécharger l'application Google Drive en utilisant les liens ci-dessous:

Installation de Google Drive sur Android et iPhone

Si vous souhaitez que Google Drive soit opérationnel sur votre téléphone ou iPhone Android, accédez simplement à Google Play ou à l'App Store d'Apple et téléchargez l'application Google Drive.

Une fois que vous l'avez téléchargé, Google Drive fonctionnera exactement de la même manière que sur le bureau. Il sera légèrement différent en cours d'exécution sur un écran plus petit, mais tous vos dossiers et fichiers seront situés exactement aux mêmes endroits.

Vous pouvez ensuite créer et modifier des documents Google Drive où que vous soyez. J'aime exécuter Google Drive sur mon iPad Pro, afin de pouvoir lire, augmenter et modifier des fichiers lorsque je voyage. Cela fonctionne très bien et me permet de rester au courant des choses. De plus, toutes les modifications que j'effectue sont automatiquement enregistrées et sauvegardées sur le cloud.

Téléchargements multiplateformes

Étant donné que Google Drive fonctionne dans le cloud, il est totalement indépendant de la plate-forme, donc même si vous avez un téléphone Android, un PC Linux et un iPad et un MacBook, vous pouvez accéder et télécharger des fichiers en toute simplicité. Tout ce que tu dois faire est localisez le fichier que vous souhaitez télécharger, cliquez sur le menu hamburger et appuyez sur l'option de téléchargement. Cela téléchargera le fichier sur l’appareil que vous utilisez.

De même, vous pouvez télécharger des fichiers sur Drive en utilisant les options de partage sur votre téléphone et / ou votre tablette – sélectionnez simplement le fichier que vous souhaitez partager et sélectionnez Google Drive dans les options de partage. Google Drive est pris en charge sur toutes les principales plates-formes mobiles et informatiques.

Collaboration dans Google Drive

Google Drive est conçu pour être utilisé par des individus et des équipes de personnes. Vous pouvez l'exécuter juste pour vous-même ou l'exécuter en tant que système de fichiers principal de votre entreprise, afin que tous les membres de votre équipe aient accès à certains dossiers et fichiers.

Vous pouvez partager des fichiers uniques avec des membres de l'équipe, des dossiers entiers ou l'intégralité du contenu de Google Drive. Moi personnellement? J'aime partager l'accès fichier par fichier et dossier par dossier. Par exemple, mon compte Work Drive contient des tonnes de données auxquelles mon équipe accède régulièrement.

Cependant, je n'ai pas besoin de tous les membres de mon équipe dans chaque dossier et fichier de mon Drive, je leur attribue donc un accès en fonction du rôle de chaque personne. Exemple: nous avons une feuille principale qui suit l'ensemble de notre contenu, mots clés, volume de recherche et titres. Toute l'équipe a accès à ce fichier, car il doit être constamment mis à jour.

Inversement, j'ai également des dossiers de facturation et de correspondance avec des partenaires et annonceurs potentiels. Seuls moi-même et un autre membre de l'équipe ont accès à ces dossiers. Ça a du sens? Bien. OK, alors comment autorisez-vous les membres de votre équipe à accéder à certains dossiers et documents Google Drive?

Facile: recherchez et sélectionnez le document ou le dossier que vous souhaitez partager> cliquez sur l'icône PARTAGER (voir l'image ci-dessous)> entrez l'adresse e-mail de la personne avec laquelle vous souhaitez partager l'accès avec. Une fois que vous avez fait cela, cette personne recevra alors un e-mail avec un lien qui lui donne accès au dossier.

Modification hors connexion dans Google Drive

Pour tirer le meilleur parti de Google Drive, vous aurez besoin d'une connexion Internet. C'est une application basée sur le cloud, donc une connexion Internet est indispensable. Cependant, Google Drive permet la modification et l'accès hors ligne, il vous suffit de l'activer.

Activer l'accès / la modification hors ligne dans Google Drive: accédez à PARAMÈTRES> Général> Localisez HORS LIGNE, cliquez sur

Une fois cette opération effectuée, vous pourrez accéder et modifier des documents dans Google Drive lorsque vous ne disposez pas d'une connexion Internet. Toutes les modifications et modifications seront ensuite mises à jour dans le cloud une fois que vous serez reconnecté à Internet. Cela signifie que vous pouvez modifier et créer en volant, ou lorsque vous êtes dans les bâtons, loin d'une connexion Internet fiable.

Comment supprimer des fichiers dans Google Drive

La suppression de fichiers et de dossiers dans Google Drive est simple; sur le bureau ou l'ordinateur portable, cliquez simplement sur le dossier ou le fichier que vous souhaitez supprimer, puis appuyez sur la touche Suppr de votre clavier. Sur un appareil mobile, y compris les tablettes, sélectionnez le fichier et / ou le dossier que vous souhaitez supprimer, puis sélectionnez «Plus d'actions», accédez à l'option de suppression et cliquez dessus et, BOOM, votre fichier ou dossier est supprimé.

Emballer…

Ce fut un assez long post, non? Je pense que nous avons couvert tout ce que vous devez savoir sur la mise en route de Google Drive. Le principal point à retenir ici est cependant simple: Google Drive est l'un des meilleurs outils de productivité et de collaboration gratuits du marché. Il est simple à utiliser, fonctionne sur toutes les plates-formes et dispose de tout ce dont vous avez besoin pour exécuter et gérer n'importe quel projet et / ou entreprise.

Je dirige mes entreprises sur Drive depuis des années maintenant, collectant et stockant des factures, développant des idées, collaborant à des projets, créant des articles comme celui que vous lisez maintenant et à peu près tout le reste. La seule différence est que J'utilise G Suite professionnel de Google, qui est essentiellement la version d'entreprise de Google Drive de Google.

G-Suite est plus ou moins la même chose, sauf que vous recevez des e-mails de marque, plus de stockage, et cela coûte de l'argent – mais presque rien du point de vue des coûts par rapport aux fonctionnalités. Pour les utilisateurs occasionnels, la version gratuite de Google Drive sera tout ce dont vous aurez besoin. Cependant, si vous êtes un utilisateur professionnel, vous voudrez certainement utiliser G Suite – vous pouvez voir tous les prix et plans ici.

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