Gestion de Projet : Qu’est-ce qui fait un Bon Chef de Projet ?

Pour ceux et celles d'entres vous qui se posent la question" mais en fait : un chef de projet c'est quoi ? ", j'ai retrouvé sur le net cet article rédigé par Jason Poulain et que vous pouvez retrouver sur son site http://www.jasonpoulain.com. Du coup, je l'ai moi-même relu avant de le poster et c'est vraiment intéressant isn't it ?

" Un bon manager doit savoir travailler sur lui-même pour manager son équipe efficacement. Qu'en est-il du chef de projet qui doit gérer une multitude de parties prenantes, dont son équipe projet, mais surtout un budget qui peut atteindre des sommes considérables ?

Dans le PMBOK Guide, le Project Management Institute explique qu'il n'y a pas assez de place pour décrire les qualités d'un bon chef de projet, et nous renvoie vers le reste du corpus de connaissances sur la gestion de projet. Dans les appendices de ce même livre, on trouve cependant un article très complet que je vous résume ici.

Un chef de projet efficace dispose à la fois de connaissances techniques, interpersonnelles mais aussi conceptuelles. Elles l'aident à analyser les situations auxquelles il fait face, et à interagir avec son équipe et les autres parties prenantes de façon appropriée.

Voilà plusieurs des compétences interpersonnelles qu'un chef de projet doit utiliser à bon escient :

L'art du leadership c'est de faire travailler un groupe de personnes vers un objectif commun, et de leur permettre de former une véritable équipe. Le chef de projet doit inspirer le respect et la confiance pour diriger son équipe. Pas la peur et la soumission. Le leadership est important pendant toutes les phases du projet, mais prend une dimension critique au début de ce dernier, quand l'essentiel est de communiquer une certaine vision du projet, et de motiver les membres de l'équipe.

Tout au long du projet, le chef de projet doit s'assurer que cette vision reste partagée par les membres de l'équipe, de même que la stratégie définie pendant l'initiation du projet, qui peut évoluer pendant le déroulement de ce dernier.

Le team building c'est un processus qui consiste à aider un groupe d'individus partageant un objectif commun à collaborer les uns avec les autres, mais aussi avec le leader, les parties prenantes extérieures, et l'organisation. Lorsqu'il est fait de manière efficace, le Team Building permet, associé à un bon leadership, de mettre en place un vrai travail d'équipe.

Les activités de Team Building rentrent dans deux catégories :

• Les tâches à effectuer : établir des objectifs, définir et négocier les rôles et les procédures
• Les processus : relations interpersonnelles avec une bonne communication, gestion des conflits, motivation et leadership

La création d'un environnement favorable au travail d'équipe inclut de gérer les problèmes des membres de cette dernière lorsqu'ils se présentent, en les gérant comme des challenges pour l'équipe et non en blâmant les individus. Le Team Building peut acquérir une dimension encore supérieure si le chef de projet est soutenu par la hiérarchie dans cette démarche, tout en favorisant l'implication des membres de l'équipe, en mettant en œuvre les récompenses appropriées, en faisant naître un sentiment d'appartenance à l'équipe (identité d'équipe), et en promouvant la confiance et les communications transparentes.

Le Team Building est nécessairement un processus continu. De fait, les changements sont inévitables dans le contexte d'un projet. Pour les gérer efficacement, il faut poursuivre ou renouveler constamment l'effort de Team Building. Les bénéfices de cette démarche sont multiples : confiance mutuelle, échanges d'information de qualité, meilleure prise de décision, et maîtrise réelle du projet.

Le succès d'un projet dépend directement de l'implication des personnes qui travaillent dessus, ce qui est directement lié à leur niveau de motivation.

En gestion de projet, le chef de projet doit, pour motiver les membres de son équipe, créer un environnement favorable à la réalisation des objectifs du projet, mais aussi à la satisfaction de l'équipe. Certains préfèreront le sentiment du travail bien fait suite à un défi stimulant, d'autres une promotion ou une rémunération attractive. Il est important que les individus soient séduits par cette rémunération, et qu'elle soit équitable et éthique.

La communication a été identifiée comme un des facteurs les plus importants de succès ou d'échec d'un projet. Une bonne communication au sein de l'équipe projet et entre le chef de projet, les membres de l'équipe et toutes les parties prenantes extérieures est essentielle. Une communication transparente est le chemin le plus rapide vers un véritable travail d'équipe et une haute performance. Cela améliore les relations entre les membres de l'équipe projet et crée une confiance mutuelle.

Pour bien communiquer, le chef de projet doit être au courant des styles de communication des autres acteurs, des spécificités culturelles (coutumes, choses à ne pas faire/dire), de l'état des relations entre les acteurs, des différentes personnalités, et du contexte global de la situation. Prendre en compte tous ces facteurs permet une bonne compréhension mutuelle et donc des communications réussies. Les chefs de projet doivent identifier les différents canaux de communication, comprendre quelles informations ils doivent transmettre et de quelle information ils ont besoin, et quelles compétences interpersonnelles peuvent les aider à bien communiquer avec les différentes parties prenantes.

La mise en œuvre d'activités de Team Building permet de déterminer les styles de communication de chacun des membres de l'équipe projet (directif, collaboratif, logique, explorateur, ...), et permet aux chefs de projet de préparer leurs communications en prenant bien en compte les relations entre les individus et les différences culturelles.

L'écoute est un pan majeur de la communication. Les techniques d'écoute permettent à celui qui les pratique de se rendre compte des problèmes des autres acteurs, d'être un bon négociateur, plus efficace dans la gestion des conflits, la prise de décision et la résolution de problèmes.

En français on a tendance à connoter le mot " persuader " négativement. On lui préfère largement le mot " convaincre ", qui laisse une place au libre-arbitre. Sachez que le verbe utilisé dans le PMBOK Guide est " to influence ". Je ne l'ai pas traduit par " influencer " parce que cela me semblait trop fort par rapport au sens du texte. Apparemment les Américains jugent que le chef de projet, s'il est compétent, ne doit pas avoir de scrupules à influencer les membres de son équipe pour atteindre les objectifs qu'il a fixés. Jugez par vous-même !

La persuasion est une stratégie qui consiste à partager le pouvoir et à utiliser nos compétences interpersonnelles pour amener les autres à coopérer de façon à atteindre des objectifs communs. Pour persuader les membres de l'équipe projet, le chef de projet peut utiliser les techniques suivantes :

• Diriger par l'exemple, et continuer à impliquer les membres de l'équipe projet
• Expliquer ses décisions
• Savoir adapter ses interactions avec les autres, s'ajuster au style de l'audience
• Utiliser son autorité avec doigté et compétence. Favoriser la collaboration au long-terme

Il existe quatre grands styles de prise de décision utilisés par les chefs de projet : ordre, consultation, consensus, au hasard. Quatre facteurs majeurs affectent le type de prise de décision : contraintes de temps, niveau de confiance, niveau de qualité et acceptation. Les chefs de projet prennent leurs décisions seuls, ou peuvent inclure l'équipe de projet dans le processus de prise de décision.

Les chefs de projet et les équipes projet utilisent parfois un processus de prise de décision standard, comme le modèle en six phases ci-après :

• Définition du problème : explorer complètement, clarifier puis définir le problème
• Génération de la solution du problème : mener un brainstorming pour faire émerger plusieurs solutions possibles et éviter la prise de décision prématurée
• Des idées à l'action : définir les critères d'évaluation, lister le pour et le contre de chacune des possibilités et choisir la meilleure solution
• Préparation de la solution : inclure les membres clés pour obtenir leur acceptation et l'implication nécessaire au bon fonctionnement de la solution
• Préparation de l'évaluation de la solution : analyse post-implémentation, évaluation, et enregistrement des leçons apprises
• Evaluation du résultat et du processus : évaluer la réussite de la solution au problème, ou si les objectifs du projet ont été atteints.
• Conscience politique et culturelle : pour éviter le stress et les conflits

Un chef de projet est amené à faire de la politique durant son projet, tant les parties prenantes ont des normes, des backgrounds et des attentes différents. Un bon usage de la conscience politique et de l'autorité aide le chef de projet à atteindre ses objectifs. Au contraire, ignorer ou éviter la politique dans le projet, ainsi qu'une mauvaise utilisation de l'autorité peuvent causer des difficultés dans la gestion de projet.

Les chefs de projet opèrent aujourd'hui dans un contexte global, et plusieurs projets existent dans un environnement de diversité culturelle. En comprenant et en tirant partie des différences culturelles, le chef de projet a de grandes chances de créer un sentiment de confiance, et des relations gagnant-gagnant entre les parties prenantes. Les différences culturelles peuvent exister entre les individus ou les organisations, et toucher les parties prenantes internes ou externes. Une des bonnes façons de manager la diversité culturelle est d'apprendre à connaître les différents membres de l'équipe projet et de bien préparer la communication (par la création du communication plan) dans le project management plan.

La culture comportementale (on pourrait même dire l'habitude) définit ces comportements et ces attentes qui surgissent indépendamment de la situation géographique, ou de différences de langage. La culture peut influencer la rapidité du travail, le processus de prise de décision, et pousser à agir sans préparation appropriée. Cela peut entraîner stress et conflits au sein de certaines organisations, et par là affecter la performance des chefs de projet et des équipes projet.

La négociation c'est une stratégie de discussion avec des parties ayant des intérêts partagés ou opposés aux nôtres, avec pour objectif d'établir un compromis ou un accord. La négociation est une partie importante de la gestion de projet, et quand elle est bien faite, augmente les chances de succès du projet.

Les compétences et comportements suivants sont utiles pour une négociation efficace :

• Analyser la situation
• Distinguer les demandes et les besoins - les leurs et les vôtres
• Se concentrer sur les opportunités et les problèmes plutôt que sur les positions des personnes
• Demander beaucoup et offrir peu, mais rester réaliste
• Quand vous faites une concession, faites comprendre que vous céder quelque chose de valeur, n'abandonnez pas tout simplement

Assurez-vous toujours que les deux parties aient l'impression d'avoir gagné. C'est une négociation gagnant-gagnant. Ne laissez jamais partir l'autre partie quand elle a l'impression d'avoir été lésée. Ecoutez et soyez compréhensible. "

Je me permettrais juste de rajouter une phrase qui me guide lorsque je manage une équipe ou tout simplement lorsque je communique avec les autres et qui, je trouve, résume le post ci-dessus : " si tes hommes te craignent : ils se battront pour toi mais si tes hommes te respectent : ils mourront pour toi. "

Gestion de Projet : Qu'est-ce qui fait un Bon Chef de Projet ?