Secrétaire (téléphoniste-réceptionniste)

Offre d’emploi : SE-20-21
Direction : Secrétariat général et administration
Statut : Emploi temporaire à temps complet (remplacement d’un congé de maternité) Type de poste : Personnel syndiqué
Nombre d’heures par semaine : 35
Horaire de travail : 8 :30 à 16 :30
Ville : Montréal
Salaire minimum : 37 000 $
Salaire maximum : 44 804 $
Maximum à l’embauche : 43 395 $
Début de l’affichage : 23-04-2020
Fin de l’affichage : 06-05-2020

La Commission des droits de la personne et des droits de la jeunesse souscrit à un programme d’accès à l’égalité et les candidatures des membres des groupes visés (les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées) sont encouragées. Si vous êtes une personne handicapée, vous pouvez recevoir de l’assistance pour des mesures d’adaptation pour le processus de présélection et de sélection.

La Commission des droits de la personne et des droits de la jeunesse a été constituée en 1976 par la Charte des droits et libertés de la personne. Son nom et sa mission actuelle proviennent de la fusion, en 1995, de la Commission des droits de la personne et de la Commission de protection des droits de la jeunesse. Nous sommes un organisme indépendant du gouvernement et nous remplissons notre mission au seul bénéfice des citoyens et dans l’intérêt du public. Nous veillons à la promotion et au respect des droits énoncés dans la Charte des droits et libertés de la personne du Québec. Nous veillons aussi à la protection de l’intérêt de l’enfant et au respect des droits qui lui sont reconnus par la Loi sur la protection de la jeunesse et par la loi sur le système de justice pénale pour adolescents. De plus, nous veillons à l’application de la Loi sur l’accès à l’égalité en emploi dans les organismes publics.

Faites partie d’une équipe dynamique et engagée qui vous offrira des défis stimulants et des expériences professionnelles diversifiées.

Exigences essentielles

Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec spécialisation dans le domaine du secrétariat ou une attestation d’études pertinentes dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.

Est également admise une candidate ou un candidat qui détient un certificat d’études secondaires équivalant à une 11e année ou à une 5e année du secondaire reconnue par l’autorité compétente ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente;

Et posséder une (1) année d’expérience pertinente.
Et posséder une excellente connaissance de la langue anglaise parlée et une bonne connaissance de la langue anglaise écrite.

Description du poste

Sous l’autorité de la secrétaire générale et directrice de l’administration ou du secrétaire général et directeur de l’administration, la ou le secrétaire effectue différents travaux de soutien administratif afin de favoriser le fonctionnement efficace du service dont, entre autres, les fonctions liées à l’accueil et à la réception de la clientèle de la Commission.

Plus particulièrement, la ou le titulaire du poste a comme tâche, de façon non limitative, de :

• Recevoir et acheminer les appels téléphoniques aux personnes concernées selon les procédures en vigueur;
• Diriger, au besoin, la clientèle vers les services internes ou externes appropriés;
• Répondre à des demandes de renseignement (par téléphone, par télécopieur ou par voie électronique) relevant de sa compétence;
• Exécuter divers travaux de bureau pour la secrétaire générale et directrice de l’administration ou du secrétaire général et

  directeur de l’administration;

• Effectuer divers travaux de traitement de texte, rédiger de courtes notes de service ainsi que la correspondance courante;
• Recevoir et expédier des messages et documents par télécopieur et courrier électronique;
• Effectuer diverses fonctions liées à la gestion documentaire : procéder à l’épuration et la destruction de documents;

  numériser, importer, voir à l’appellation des divers documents; effectuer toute autre tâche en lien avec l’archivage des

  documents selon les directives établies;

• Assurer le traitement du courrier et de la messagerie du siège social de la Commission;
• Recevoir et trier la correspondance et les colis postaux reçus;
• Faire divers travaux de reprographie;
• Effectuer des appels de service;
• Tenir à jour un registre informatique (grille d’accueil) des demandes quotidiennes reçues par téléphone, en personne ou par

  courrier électronique;

• Effectuer la saisie informatique de données;
• Accueillir et orienter au besoin les personnes se présentant à la Commission ou ayant un rendez-vous avec un membre du

  personnel;

• Effectuer des achats de biens (fournitures de bureau, papeteries, cartes d’affaires, etc.) selon les règles et procédures,

  assurer le suivi des commandes, la validité des factures et la mise à jour des inventaires;

• Accomplir toute autre tâche connexe ou mandat particulier confié par la secrétaire générale et directrice de l’administration ou

  du secrétaire général et directeur de l’administration et compatible avec l’emploi.

  Profil recherché

• Bonne connaissance de la suite Microsoft Office dont principalement Word et Outlook;
• Bonne connaissance des règles et de l’orthographe du français écrit;
• Capacité à utiliser différents outils électroniques et informatiques;
• Capacité à travailler avec méthode et minutie;
• Capacité à travailler en équipe et à transiger avec diverses clientèles;
• Aptitude à établir des priorités, à organiser sa charge de travail et à effectuer des gestes répétitifs;
• Discrétion, initiative et souci du détail;
• Bon jugement et autonomie;
• Tact, doigté et courtoisie.

  Avantages

• Journées de vacances;
• Journées de maladie;
• Assurances collectives;
• Régime de retraite à prestations déterminées;
• Programme d’aide aux employés;
• Accès facile en transport collectif.

  Pour soumettre votre candidature, veuillez consulter le site de la Commission (www.cdpdj.qc.ca) à la rubrique Emplois à la Commission et faites nous parvenir le questionnaire d’identification (facultatif) dûment complété ainsi que votre curriculum vitae en indiquant le numéro de concours (SE-20-21) au plus tard le 6 mai 2020 à 17h00 par courrier électronique à l’adresse suivante :rh@cdpdj.qc.ca.

  Veuillez prendre note que nous communiquerons uniquement avec les candidatures retenues.