Réunions à distance : quelle solution adopter ?

Note de la rédaction :
Durant la crise, les différents contributeurs au blog ne peuvent pas faire comme s'il n'y avait pas de #COVID_19. Nous nous sommes réunis (virtuellement !) pour vous apporter des réponses adaptées face au défi que notre société et notre secteur du tourisme affrontent. Nous vous proposons donc des billets de blog adaptés et plus nombreux, de nouveaux formats, des réflexions et des outils pour passer le temps du confinement sans le perdre. N'hésitez pas à nous faire vos propositions et retours.

Je ne sais pas vous, mais personnellement depuis dix jours, j'ai l'impression de passer ma vie en visioconférence. De réunion d'équipe en websem en rendez-vous individuel, je suis passé mettre dans l'art de l'arrière plan virtuel.

Nos organisations dans leur immense majorité se sont donc retrouvées en situation d'échange par visio du jour au lendemain. On pourra écrire beaucoup sur la façon de faire une réunion d'équipe en visio, sur le rythme différent, sur les moyens de réussir une bonne visio, mais aujourd'hui, je voulais faire un rapide tour des principaux outils existants sur le marché, et utilisés par les offices de tourisme. Quelques uns ont bien voulu me faire un retour d'expérience que je vous mets ici.

Préalablement, je vous donne deux liens :

Zoom.us, puissant et plein de ressources

Nous utilisons zoom.us pour l'équipe de la MONA depuis quelques mois, que ce soit en solution de réunion à distance ou de webséminaire.

Cette solution américaine est puissante : bonne qualité de vidéo, possibilité de multiplier les intervenants (Paul Arsenault me témoignait d'une réunion de six heures à 38 personnes dans son université!), outils de conversation, de partage d'écrans au point. La fonction "arrière-plan virtuel" permet de se transporter immédiatement sur une plage enchanteresse ou dans son vrai bureau, comme nous l'avons fait avec les collègues de la MONA cette semaine

Coté webséminaire, le premier forfait permet d'accuillir 100 participants, mais la possibilité de diffuser en live sur une page facebook ou une chaine Youtube permet de gagner facilement en audience.

Coté formation ou séminaire à distance, l'option "salle de conférences" permet de diviser un groupe en plusieurs ateliers. Top!

Le seul point négatif que je verrai pour cette solution est au niveau tarif. En version gratuite, la réunion se coupe au bout de 40 minutes, et il faut recommencer. La version payante est à 14 euros par mois, et 37 euros pour l'option webséminaire.
Durant la crise, Zoom permet aux enseignants de bénéficier gratuitement de la version pro, si le compte est fait avec une adresse de lycée ou d'université. Intéressant à savoir.

Pour en finir avec Zoom, je vous partage la bonne pratique de Paul Arsenault pour des réunions avec de nombreux participants (plus de 15, de mon expérience). Ca s'applique d'ailleurs à d'autres systèmes de visio

De Google Hangouts à Meet Google

Google Hangout, vous connaissez si vous utilisez gmail ou google agenda, c'est la solution visio intégrée. Pour les organisations qui utilisent Google GSuite, la solution s'appelle Meet Google

Voici le témoignage de Régis Alexandre, directeur de l'office de tourisme Gap Tallard Vallées dans les Hautes Alpes

" Notre office de tourisme utilise la solution Google GSuite depuis plusieurs années. Nous avions, précédemment à ce confinement, déjà utilisé le service Hangout mais uniquement pour ses fonctions de messagerie instantanée. Ayant fait installer à toute l'équipe de l'Office de Tourisme l'application Hangout dans leur navigateur Chrome, ce dispositif permet de communiquer entre nous lorsque nous sommes repartis sur différentes réunions ou bien pour envoyer un message court à tout le monde sans pour autant polluer les boîtes de réception de nos e-mails.

Nous n'avions encore jamais testé sa version visioconférence en salle de réunion virtuelle, ce que nous avons fait dès la mise en confinement.

La prise en main est des plus faciles, d'autant qu'il n'y a rien à télécharger ni à installer pour nous. Pour le premier essai, j'ai ouvert une salle de réunion virtuelle puis j'y ai invité les participants via un email. Dès notre seconde réunion - j'avais pris le temps de tester toutes les fonctionnalités et cherché quelques astuces - j'ai un peu changé de méthode. Habituellement nous utilisons Google Agenda pour programmer nos rendez-vous et nos réunions. Nous créons un évènement dans l'agenda et invitons les participants. Et bien pour nos visioconférence nous faisons pareil. Nous créons un évènement dans lequel, sous le champ du titre (1 ou 2 champs) nous ajoutons une conférence. Celle-ci génère automatiquement une réunion en salle virtuelle, puis il suffit d'inviter les participants. Dès lors, chacun des participants dispose des renseignements nécessaires dans son agenda et n'aura plus qu'à cliquer sur le lien le moment venu pour entrer dans la salle de réunion. Une fois en visioconférence, le fonctionnement est très simple. On dispose des miniatures de l'ensemble des présents sur une colonne à la droite de l'écran. Chaque participant, lorsqu'il prend la parole, se retrouve en partie centrale en plein écran. Toutefois, je n'ai pas trouvé de paramétrage permettant la formation d'une seule mosaïque globale.

Nous pratiquons nos réunions à une dizaine de personnes environ (Hangout gratuit c'est 10 maximum quant à Meet Google c'est 30). Afin que ce ne soit pas la cacophonie, nous demandons, comme à l'école, de lever la main pour indiquer que l'on souhaite prendre la parole. Ça fonctionne très bien. Si non parfois, il nous arrive dans l'empressement de parler à deux ou trois en même temps, cela fonctionne également. Les fonctions de coupure de micro et d'image sont facilement accessibles car juste en partie centrale et apparaissent au survol de la souris. Durant la réunion nous pouvons nous transmettre des fichiers présent sur notre Drive, nous pouvons également les ouvrir pour travailler dessus en faisant un partage d'écran. Il est également possible de partager l'un ou l'autre des écrans, pour ceux qui travaillent en bureau étendu. Il y a également un outil pour tchater durant la visio mais ça c'est vraiment du basique , rien d'extraordinaire. Les participants peuvent entrer et sortir à volonté de la salle de réunion virtuelle. C'est une possibilité bien pratique pour alterner entre deux salles de réunions virtuelles. La salle de réunion virtuelle est bien évidemment accessible depuis un PC (Mac également 😉), tablette et smartphone. Ce qui veut dire qu'un(e) collaborateurs (trice) peut participer à la réunion depuis son smartphone en situation de mobilité. Quelques points négatifs tout de même. Depuis l'arrêt de Google Hangout on Air, il n'est plus possible de faire une large diffusion d'une réunion, d'un séminaire ou d'une présentation. Il n'est pas non plus possible (nativement) d'enregistrer sa réunion pour un éventuel Replay. Pour celles et ceux qui disposent d'une excellente connexion fibrée, ils ne peuvent pas se voir en HD ni en 4k 😉 Il y a certainement bien d'autres faiblesses ou manques à cet outil mais pour nous, Office de Tourisme Gap Tallard Vallées, cela comble déjà beaucoup de nos besoins."

Merci Régis pour ce témoignage, qui est confirmé par d'autres offices de tourisme qui ont trouvé simple d'utiliser naturellement cette extension de Google.

Pause café pour l'équipe de l'office de tourisme d'Agen

Microsoft Teams, gratuit pour six mois

De nombreuses organisation utilisent la solution collaborative de microsoft "Office 365". Dans la version pro, il y a l'offre Microsoft Teams qui permet les réunions à distance. Durant la crise, la solution est gratuite pour six mois.

Nous avons demandé à Stéphanie Tonon, directrice de l'Office de tourisme d'Albi, qui utilise cette solution pour son équipe de 15 collaborateurs, quels en étaient les points forts :

" Dès le premier jour de confinement on a cherché une solution pour pouvoir se voir et faire des réunions à plusieurs. Julien mon community manager avait pensé à skype entreprise ...qui a été racheté par Microsoft du coup on a pris microsoft team...super facile pour nous tous puisque pour le travail on avait tous une adresse gmail. Donc julien a expliqué à tout le monde comment se connecter... et voilà dès le premier jour on a pu faire des réunions en visio. C'est super pratique pour continuer à se voir et travailler de concert sur un projet. Et puis j'ai créé un groupe CSE... on se parle tous les jours pour faire un point sur les déclarations gouvernementales, les conditions de travail, je les tiens informé aussi de ma gestion du personnel (mise en chômage technique puisqu'il faut leur accord par exemple) on peut échanger en se voyant c'est quand meme mieux que par téléphone.

Et les points faibles ? :

Pour l' instant on n'en a pas trouvé ...

Stéphanie, quel bon conseil donnerais-tu ?

Peut-être juste rappeler qu'il faut que le logiciel soit constamment ouvert pendant la journée de travail pour que les gens voient quand on les appelle. Mais nous sommes aussi énormément sur slack et quand je veux appeler quelqu'un je mets un mot dans slack et dans les 2 minutes on s'appelle sur microsoft team. Et puis surtout comme on est plusieurs à parler la consigne que j'ai imposé c'est que celui qui veut parler lève le doigt.. comme ça on s'entend tous sans parler en même temps ou se couper la parole.

D'une manière générale j'ai eu l'impression cette semaine d'une efficience incroyable, tout le monde était au taquet sur les dossiers, sur slack aussi parce qu'au-delà des échanges de boulot on plaisante aussi... tout le monde s'est dit au revoir vendredi avec un mot cool, Le fait aussi de se voir en visio est super important pour garder le lien et continuer nos méthodes de travail, on travail beaucoup en petits groupes habituellement sur les dossiers transversaux et du coup ça nous permet de garder en toute sérénité nos habitudes de travail et d'échange.

Rainbow, en mode projet

A l'office de tourisme Bugey Sud Grand Colombier, on utilise Alcatel-Lucent Rainbow ™, qui est un service de collaboration dans le cloud d'Alcatel-Lucent Enterprise, qui permet aux équipes de communiquer et de collaborer à distance.

Emmanuelle Bebi-Hegoburu, directrice de l'office de tourisme nous explique : " Rainbow a été mis en place il y a quelques mois par le responsable Systèmes d'Information de notre communauté de communes, Dame Badiane. L'outil était jusque-là plus ou moins utilisé, en fonction des agents et des besoins collaboratifs.
Avec le confinement et la généralisation du télétravail, tout le monde est passé sur Rainbow.

Notre utilisation quotidienne de Rainbow :
A l'Office de Tourisme, nous sommes 9 à l'utiliser quotidiennement, sur PC, tablettes et /ou smartphones. Il nous permet de collaborer de manière plus efficace malgré la distance entre les bureaux.
Les fonctionnalités que nous utilisons le plus :
- Les bulles pour travailler en mode projet, avec partage de fichiers (que ce soit en interne comme en externe), recherche de messages et possibilité d'envoyer la conversation par mail.- Le chat, au quotidien, pour échanger sur toutes les problématiques.
- La visioconférence, qui peut accueillir jusqu'à 30 participants (avec la formule Entreprise)
- La " chaîne " où Dame a organisé tous les documents utiles.

Les avantages :
Rainbow a l'avantage d'être très intuitif et convivial. La prise en main comme la recherche de fichiers sont faciles, la visioconférence comme les appels sont fluides. Les points faibles :
Alors.... Aucun !
Mon conseil : abusez des bulles pour gérer vos projets d'équipe !

Le coût : En mode entreprise, Rainbow coûte de 2 à 4 euros/mois par utilisateur. Mais pendant la période de confinement, une offre d'essai gratuite de 3 mois est proposée. Profitez-en !

Discord, la solution des gamers

Nous sommes 4 à l'utiliser

Discord, c'est avant tout un outil pour les gamers, mais qui semble super facile d'utilisation. C'est la plus jeune recrue de l'office de tourisme Cévennes Méditerranée qui l'a proposé à Christel Caravelle, la directrice, très satisfaite de cet outil gratuit.

Cristel nous explique :

Les points forts : la solution est en français, elle est très simple d'utilisation et la vidéo est d'excellente qualité. La fonctionnalité de partage de fichiers est facile tout comme le chat.
L'utilisation via une application smartphone est top : nous avons une collègue qui est chez elle sans ordinateur mais qui peut suivre quand même nos échanges, à son rythme.
I l n'y a pour moi aucun points faibles : Aucun
Mon bon conseil : Restez chez vous ☺️ Si vous avez des gamers dans l'équipe l'installation sera d'autant plus simple, ils maîtrisent !

J'utilise Whereby avec des gens extérieurs à l'équipe quand je sais qu'il faut une solution simple, ne nécessitant ni téléchargement d'un logiciel ni d'ajouter un contact à l'avance (personnellement je n'aime pas du tout quand on me propose un skype: il faut chercher le contact de l'autre dans l'annuaire avant, l'ajouter, etc... Oui il en faut peu pour me décourager). Whereby te permet de créer une "salle" que d'autres personnes peuvent rejoindre simplement en allant sur l'url de la salle. Avec le plan gratuit, un utilisateur a le droit de créer une seule salle (l'url reste et peut être utilisé dès qu'une visio est nécessaire), où peuvent se retrouver max 4 utilisateurs. Il y a la fonction partage d'écran qui est hyper facile à trouver et à utiliser. C'est assez fluide en terme de qualité.

Whereby, pour des échanges simples

En bref pour moi cette solution est bien quand tu as besoin de faire une visio avec un partenaire qui n'est ni équipé d'un autre logiciel, ni habitué à faire ça, et que tu n'as pas envie de passer avant par une phase de test et de "tu as téléchargé le logiciel? Tu m'as trouvé dans les contacts ? Je ne sais pas comment ajouter quelqu'un? Tu me vois tu m'entends? Je dois aller où ??" Etc... Je l'utilisais d'habitude quand je faisais des visio pour des entretiens d'embauche stagiaires, et depuis la semaine dernière donc pour des visio avec quelques presta/partenaires sur des projets pour lesquels on aurait plutôt eu tendance à se voir. Le point faible (outre les limites de la version gratuite) c'est qu'une fois que les gens ont l'url ils peuvent potentiellement rejoindre ta salle n'importe quand alors que tu es en pleine visio un autre jour.. . 😊

Whereby (auparavant Appear.in) est un service très simple où chaque utilsateur possède une salle de réunion.

Pour Emmanuelle Déon, directrice de l'office de tourisme du Pays de Haguenau en Alsace, c'est une solution complémentaire à Mricrosoft teams, utilisé par l'équipe :

Une alternative souvent citée à Whereb y est Jitsi.Meet, qui permet également une visioconférence immédiate.

La visioconférence, est-ce écologique ?

Evidemment, la bande passante de la vidéo consomme de l'énergie et impacte la planète. Mais il faut relativiser lorsque la visioconférence remplace un déplacement.

Une étude de Green.it de 2016 (Merci Guillaume Cromer pour la recherche) de 2016 montre que les réunions à distance intéressantes pour l'environnement dès 5 participants :

1 seul trajet court en avion pénalise les efforts faits par tous les autres participants ;
Train et téléprésence se valent pour une réunion de 3 heures x 5 participants en national ;
Au-delà de 5 participants, il faut envisager une réunion à distance ;
Dès que l'on bascule en transnationale, la réunion à distance s'impose.

Et plein d'autres

Evidemment, je n'ai pas tout traité dans ce papier, car d'autres collègues utilisent Facebook Workplace, Go to Meeting, ou encore ou messenger...
On est preneur d'autres témoignages dans les commentaires.

Jean Luc Boulin est directeur de la Mission des Offices de Tourisme Nouvelle-Aquitaine (MONA). Cette structure, unique en France, regroupe les Pays Touristiques et les Offices de Tourisme de Nouvelle-Aquitaine. Elle est soutenue par le Conseil Régional. Deux missions principales lui sont confiées : la structuration touristique des territoires et la professionnalisation. Dans ce cadre là, la MONA assure une veille permanente sur le etourisme et accompagne des expériences dans son réseau. Directeur de l'office de tourisme de l'Entre-deux-Mers (Gironde) et du pays d'accueil touristique du même nom pendant plus de dix ans, Jean Luc Boulin dirige la MONA depuis sa création en 2003. Le manque de source d'information au même endroit sur le etourisme institutionnel et le besoin d'échanger sur cette formidable mutation du métier des offices de tourisme vers l'Internet ont donné l'idée à Jean Luc Boulin de créer ce blog "etourisme.info", qui se veut être le creuset de l'etourisme institutionnel sous toutes ses formes. Jean-Luc Boulin est également enseignant en Master Tourisme AGEST (aménagement et gestion des sites et territoires touristiques) à l'université de Bordeaux Montaigne. Le site Internet de la MONA. |Email : jlboulin at etourisme.info (cette adresse apparait en toute lettres pour éviter les robots). |Twitter : @JeanLucBoulin