Avec la dématérialisation des documents, les documents physiques sont progressivement remplacés par leur version numérique. Ainsi, même la signature manuscrite laisse peu à peu place à la signature électronique. Rien de plus naturel, puisque cette solution facilite considérablement la gestion secrétariat. Adieu les montagnes de papiers archivés dans un coin du bureau et les longues heures à imprimer des centaines, voire des milliers de contrats. Néanmoins, avant de choisir cette solution, il convient de se renseigner sur les types de documents qui peuvent être signés numériquement et de savoir dans quels cas utiliser une signature électronique.
Qu’est-ce qu’une signature électronique ?
Aussi appelé signature numérique ou signature digitale, ce mécanisme de signature est loin d’être un simple scan d’une signature manuscrite. En effet, contrairement à l’image de la signature traditionnelle qui ne détient aucune valeur légale, la signature électronique a bel et bien une valeur juridique. Il s’agit en fait d’un procédé technique dans lequel le signataire appose son accord sur un document électronique à l’aide d’un outil nommé certificat numérique, que l’on porte sur de multiples supports (clé USB, PC, smartphone, carte d’identité, carte à puce, etc.). On emploie largement cette solution dans les ventes à distance, les contrats internationaux, ou encore la gestion entreprise (communication interne). Elle est spécialement conçue pour simplifier les formalités tant pour les clients que pour les entreprises et corps administratifs, afin d’éviter le gaspillage de papier. Facilitez la signature de vos documents avec des solutions numériques telles que le docage en visitant https://www.docage.com/.
Dans quelles situations utiliser la signature électronique ?
La réponse est toute simple : on peut l’utiliser à tout moment, en toute circonstance. Qu’il s’agisse d’un cas personnel ou professionnel, la signature digitale peut s’employer sur tout type de document et de transaction (contrat de vente, accord de confidentialité, document RH, règlement, formulaire…). La seule condition, c’est d’avoir entre ses mains une version dématérialisée du document à signer. Parfois, vous employez la signature numérique sans même vous en rendre compte : lors de la confirmation d’une inscription par la saisie d’un code envoyé par SMS, par exemple. La transmission du code générera un certificat numérique à la volée et propre à chaque utilisateur, qui fera office de signature électronique.
Quant aux types de fichiers que l’on peut signer numériquement, on note les documents Word, PDF, JPG, XML… Faites attention aux fichiers qui modifient automatiquement le contenu (changement de date automatique, entre autres). Le plus pratique reste le format PDF qui garde la mise en pages du document et offre ainsi une meilleure stabilité, pouvant même contenir plusieurs signatures digitales.
Mais à quoi elle sert au juste ?
La signature digitale est à un fichier numérique, ce que la signature manuscrite est à un document physique. Elle a donc la même fonction qu’une signature traditionnelle, celle de démontrer qu’un document a bien été approuvé par une personne identifiée. Elle permet de sécuriser les emails, d’assurer la gestion de tâches/contrats/bons de commandes, d’accéder à des sites sécurisés, d’effectuer des déclarations sociales ou fiscales, de payer ses factures, et de répondre aux divers appels d’offres. Pour ce faire, la signature numérique fait appel à différentes techniques cryptographiques. Ce procédé permet à la fois de garantir l’identité du signataire, l’intégrité du fichier (absence de toute modification), et la non-répudiation du document signé par le signataire. Ce qui la distingue par rapport à la signature manuscrite, c’est qu’elle assure plus la sécurité du document en le scellant. Cependant, afin d’être le plus efficace possible, son mécanisme doit être authentique, non réutilisable, inaltérable, infalsifiable, et irrévocable.
Quels sont les principaux avantages de la signature électronique ?
Les bénéfices qu’on peut tirer de la signature numérique sont nombreux, notamment la possibilité de faire plus d’économie en vous permettant de signer vos papiers sans les imprimer. Non seulement vous économiserez votre encre, mais vous utiliserez aussi moins de papiers et réduirez les frais d’envoi de documents. En plus, cela vous évitera de vous déplacer pour rencontrer l’autre partie signataire. Tout ce dont vous aurez besoin, c’est d’une connexion internet. Outre cela, vous augmenterez également votre productivité. Imaginez le temps que vous et tous vos collaborateurs perdez à imprimer, signer, scanner puis renvoyer toutes les paperasses à signer ! Alors qu’avec une signature digitale, trois clics suffisent pour boucler le tout et se remettre au travail. Un autre avantage également, et non des moindres, est la sécurité de vos documents. Malheureusement, nul ne peut nier qu’une signature manuscrite est très facilement altérable. La signature numérique a été spécialement conçue dans le but de contrecarrer tout acte frauduleux en rapport à l’usurpation de signature. Dématérialiser vos documents permet également de les archiver sans en conserver une version physique dans votre entreprise, pour éviter toute fuite et compromettre la confidentialité du contenu. Il réduit aussi les risques de perdre vos papiers ou de passer de longues heures interminables à essayer de les retrouver parmi une montagne de documents.