Un VMS, oui, mais un VMS indépendant !

Vous avez décidé d'utiliser un VMS (Vendor Management System). Vous en avez assez que chacun crée son propre process d'achat et voulez plus de visibilité sur votre activité.

En en discutant avec l'un de vos fournisseurs, celui-ci vous annonce qu'il possède sa propre solution VMS et vous propose de l'utiliser pour gérer tous vos achats de P2I plus simplement. L'affaire semble gagnant-gagnant... A tord !

Si utiliser un VMS comporte de nombreux avantages (standardisation des processus d'achat, meilleure collaboration avec les fournisseurs, reporting plus détaillé), demander à l'un de vos fournisseurs de prestations intellectuelles de devenir également votre fournisseur de VMS comporte des inconvénients et des risques.

Un seul fournisseur : un seul point de contact

L'avantage principal de choisir la solution VMS de l'un de vos fournisseurs est de n'avoir qu'un seul point de contact, que vous connaissez d'ailleurs peut-être déjà et en qui vous avez confiance. De plus, puisque son métier est de vous fournir des prestations intellectuelles, il vous apporte sa propre connaissance métier pour améliorer vos process et faciliter vos échanges avec vos fournisseurs. C'est un gage de confiance supplémentaire pour lui confier la gestion de ses propres prestations intellectuelles mais aussi celles de vos autres fournisseurs.

Fournisseur et VMS : risque de conflit d'intérêts

Cependant, lorsque vous couplez VMS et fournisseur de prestations intellectuelles, ce fournisseur acquiert une visibilité sur les données de vos autres fournisseurs ce qui lui offre une position privilégiée dans le traitement de vos prochains appels d'offres. En effet, comme toutes les données de vos achats de prestations intellectuelles passent par le VMS, le fournisseur qui le développe peut connaître l'activité des autres fournisseurs et adapter ainsi la sienne en fonction. La concurrence entre vos fournisseurs est biaisée. Vous ne pouvez plus être certain d'avoir la meilleure offre pour répondre à vos besoins de P2I.

Gardez votre indépendance !

De plus, en lui confiant toutes vos données d'achats P2I, vous devenez de fait dépendant de ce fournisseur. Si vous avez contracté avec lui parce que vous aviez une relation de confiance établie, que se passera-t-il au moindre litige ? Pour répondre au mieux à vos besoins de P2I, vous avez besoin de pouvoir contracter ou vous séparer d'un fournisseur en fonction de votre demande de ressources externes. Or, dans le cas d'un fournisseur de prestations intellectuelles et de VMS, vous perdez en flexibilité et il peut y avoir un risque sur vos données le jour où vous souhaitez changer de VMS.