La dématérialisation : quels avantages pour le fonctionnement des entreprises ?

De nos jours, l'époque où il fallait passer des heures dans la salle d'archives pour ne trouver qu'un seul dossier tend à ne plus exister. De fait, plusieurs entreprises ont choisi de s'engager résolument dans un processus de dématérialisation de leurs différents procédés administratifs. C'est un choix bien fondé, d'autant plus qu'il garantit plusieurs avantages non négligeables.

Quel est le but visé par un processus de dématérialisation ?

La dématérialisation est un processus grâce auquel une entreprise, ou une structure habituée à gérer de la paperasse se tourne progressivement vers le numérique. C'est en d'autres termes une informatisation des différents procédés administratifs menés par ladite structure. Elle implique essentiellement une numérisation méthodique de tous les documents ayant trait à la vie de l'entreprise. Ceux-ci sont ensuite référencés dans une base de données centrale, ceci afin de garantir une meilleure traçabilité de documents. Il est par conséquent plus facile de trouver un document. En plus l'accès à la bonne information est possible pour tous les acteurs de la chaine de travail.

Les enjeux de la numérisation pour les entreprises

Nous sommes à l'ère du numérique, qui soit dit en passant est en nette évolution. Les entreprises, quels que soient leur domaine d'activités et leur taille, doivent donc s'adapter aux défis qu'imposent ces nouveaux changements. Ceci implique justement qu'elles doivent s'engager sur la voie de la numérisation de leurs documents et de l'informatisation des procédés de gestion. Ceci est d'autant plus nécessaire puisque grâce à une plateforme de dématérialisation le gain de temps est assez conséquent. Mais ce n'est pas le seul avantage dont cette démarche permet de jouir.

En effet, elle permet aussi de garantir une meilleure sécurité des documents. Il n'y a donc plus de risque que des documents sensibles soient détruits faute d'un mauvais entretien ou d'un incendie. Les risques de perte suite à un vol sont eux aussi moins importants. À tout cela, il faut ajouter le fait que, grâce à ce procédé, on peut supprimer le papier au profit de l'informatique, donc les entreprises sont alors passées à une politique de " Zéro papier " . L'espace réservé aux archives peut par conséquent être réduit, ou utilisé à d'autres fins. Précisons aussi que cela peut avoir un effet positif sur les revenus de l'entreprise.

Existe-t-il des désavantages au processus d'informatisation ?

Il n'y a pas que des avantages à se tourner vers la numérisation de son entreprise. En effet, l'exécution d'une telle politique nécessite une grande consommation de ressources énergétiques. Ce qui bien évidemment se répercute sur l'environnement. En plus de cela, il faut signaler les risques de piratage de données sensibles, qui peuvent être utilisés à diverses fins. De même lorsque vous ne maitriser les implications du processus, vous pouvez aussi commettre des erreurs.

Mais heureusement, il est possible de prévenir la survenue de telles déconvenues. Pour ce fait, il est conseillé de faire appel à des spécialistes du domaine pour procéder à l'informatisation. Aussi, tous les acteurs de la chaine devront être sensibilisés sur l'utilisation du système et ses différentes implications.