Pomodoro ou l’art de faire des pauses

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Vous revenez peut-être des rencontres du etourisme de Pau, avec un léger étourdissement face à l'ampleur des projets à mettre en place et vous ne savez pas par quel bout commencer.

Vous avez toujours 10 000 idées en tête et pas assez de toute une vie pour les mettre en place.

Alors c'est le bon moment pour prendre un peu de recul sur votre façon de gérer votre temps de travail!

Est-ce que cela vous arrive parfois :

• de travailler sur deux dossiers en même temps, en ayant votre boîte mail ouverte tout en recevant vos notifications messenger, vos sms et vos alertes slack? Car, oui vous êtes vraiment multi tâches 🙂
• de collectionner les T o Do List sans jamais réussir à en boucler une seule
• d'avoir une (légère) tendance à la procrastination? Vous savez le oui, ok, ça serait chouette mais est-ce que c'est vraiment raisonnable, est ce qu'on a vraiment le temps de, est ce que, est-ce que, est-ce que....... et finalement d'en être toujours au même point une heure après :- )

En résumé de ne jamais avoir le temps de faire tout ce que vous avez planifié dans la journée, d'a voir du mal à vous poser et d'avoir tendance à vous éparpiller. Cela vous parle? Alors c'est peut-être le bon moment de regarder de plus près comment vous gérer votre temps et si cela ne vous parle pas mais que vous aimez quand même vivre de nouvelles expériences, alors Go!

le nom vient de pomodori "tomate en italien", qui décrit ici le minuteur en forme de tomate, l'acteur principal de cette expérience

Le Pomodoro est une technique pour optimiser son temps de travail. C'est assez simple à mettre en place. Cela permet de limiter les interruptions de travail et in fine de gagner du temps en évitant de s'éparpiller.

L'idée est de planifier vos tâches, en les organisant par plages de travail de 25 minutes et en prévoyant à la fin de chaque de séance une pause de 5 minutes. (au bout de 4 séances une pause plus longue de 15, 20 minutes est prévue)

Comment ça se passe?

1 - Identifiez vos tâches à faire, divisez les par séquence ( séquence 1 : traiter mes mails; Séquence 2 : ......) et planifiez les par tranche de 25 minutes! Si vous aimez encore avoir un crayon et une feuille de papier à côté de vous, c'est parfait pour écrire votre liste. (En fait c'est une To do list améliorée auquelle on ajoute la notion de temps et qu'on divise en tâches courtes)

2 - Lancez le minuteur (le fameux pomodoro, si vous n'avez pas de minuteur tomate sous la main, votre smartphone fera l'affaire)

3 - Concentrez -vous sur la tâche à faire. Faîtes votre maximum pour ne pas vous éparpiller et ce jusqu'à ce que le minuteur sonne!

4 - Ensuite prenez une pause de 5 minutes, une vraie pause! (un truc qui vous fait plaisir, comme par exemple prendre l'air, écouter de la musique, mais pas de consulter votre smartphone, on est d'accord 🙂 )

et ensuite enchaînez sur la tâche suivante

Pour mettre toutes les chances de votre côté :

• Le plus dur finalement c'est de pouvoir rester concentré pendant 25 minutes sur une seule tâche sans être tenté d'aller voir ailleurs s'il n'y aurait pas un truc plus cool à faire 🙂
• Eteindre toutes les sources possibles de distractions (email, réseaux sociaux, téléphone si possible). C'est un peu plus compliqué "d'éteindre ou de mettre en off" ses collègues 🙂 mais c'est possible d'afficher "ce matin, j'ai pomodoro" (donc merci de me laisser tranquille 🙂 et je serai entièrement disponible dans deux heures" )
• Prendre vraiment des pauses! Ok, vous êtes capables de travailler non stop 3 heures sans vous arrêtez, mais est-ce que c'est vraiment bon pour vous et votre efficacité? Finalement après avoir travaillé 25 minutes sur ce dossier épineux, vous y verriez peut-être plus clair en allant prendre l'air pendant 5 minutes plutôt qu'en continuant à ruminer le problème, non?

Pourquoi cela fonctionne?

• Cela a un côté récompense car il y a une certaine satisfaction à rayer sa tâche accomplie dans le temps prévu
• Cela permet de supprimer les interruptions de travail.
• Cela vous oblige à planifier plus précisément vos tâches de la journée. Si par exemple aujourd'hui, vous devez plancher sur votre futur plan d'actions touristiques 2020, il peut-être intéressant de le découper en plusieurs tâches (une ou deux séquences sur la communication web, une ou deux sur la stratégie d'accueil par exemple...). Le principe c'est d'évaluer le temps qu'il vous faut et de s'y tenir.
• Cela permet aussi d'être plus efficace dans les tâches planifiées. Oui vous auriez pu passer deux heures sur ce dossier mais finalement est-ce que ces 25 minutes n'étaient pas suffisantes?
• Cela permet de se concentrer sur une tâche et de ne pas faire 10 choses en même temps. (Nous ne serions pas fait pour mener à bien deux tâches cognitives simultanément)
• et parce qu'on prend vraiment du plaisir à savourer les minutes restantes pour faire quelque chose qui nous donne vraiment envie quand on s'aperçoit qu'on a terminé avant que le minuteur ne sonne!

Prendre des pauses nous fait un bien fou! Nous passons tellement de temps coincé dans notre tête au travail, enfermé dans des bureaux que prendre 5 minutes pour prendre l'air est juste indispensable!

Vous êtes prêt à essayer?

Alors Go, et notez à la fin de votre première fois, ce que cela vous a apporté, ce que vous avez aimé ou pas et donnez -nous vos petits trucs pour gérer votre temps!

Soyez persévérant, donnez la chance au Pomodoro. Cela ne sera peut-être pas parfait la première fois mais en 3 ou 4 essais, vous réussirez à trouver votre rythme.

J'utilise depuis plusieurs années les méthodes d'intelligence collective au service de différents projets (world café, démarche appréciative, forum ouvert et différentes techniques de créativité...). Je trouve qu'elles apportent une nouvelle vision de nos métiers, où l'humain est véritablement mis au cœur du projet, l'humain dans le respect de chacun. J'étais, jusqu'en avril 2019, Directrice de l'Office de Tourisme du Pays d'Ancenis -Val de Loire, où j'avais notamment en charge les missions traditionnelles concernant le management d'équipe, les stratégies concernant la communication, l'ingénierie de projet, l'animation de réseau.... Je me lance actuellement dans une nouvelle aventure d'accompagnement des structures touristiques sur leurs projets avec des méthodes de projets collaboratives, créatives et humaines ou comment créer les projets de demain en associant l'équipe, les socio-professionnels et les élus.