Comment rationaliser la collaboration avec ces applications G Suite ?

Si votre organisation dispose de G Suite, mais que les utilisateurs utilisent principalement Gmail ou Google Agenda, il existe différents moyens pour améliorer la collaboration avec d'autres applications G Suite.

Dans de nombreuses situations, un tel déplacement pourrait techniquement se produire rapidement : déplacer des fichiers vers Google Drive, supprimer les applications Office, débrancher le serveur, demander aux utilisateurs d'utiliser Docs, Feuilles et Diapositives, puis terminer le projet.

Comment tirer le meilleur parti de Gmail et de Google Agenda ?

Il ne faut pas négliger certaines des fonctionnalités les plus utiles et les plus récentes de Gmail et de Google Agenda, telles que les envois programmés d'emails, les documents liés pour les réunions et l'accès aux applications. L'envoi programmé vous permet de choisir une date et une heure futures pour la diffusion de votre courrier électronique. Il s'agit d'un excellent moyen de garantir le suivi de la communication, ainsi que de réduire ou d'arrêter l'envoi de l'email en dehors des heures de travail normales.

Voici une vidéo en anglais expliquant l'utilisation de G Suite :

Vous pouvez aussi inclure des liens vers des documents pertinents dans les invitations Google Agenda, ce qui évite aux personnes de rechercher des fichiers. Par exemple, pour une réunion de planification de projet, vous pouvez créer un lien vers un document Google Doc contenant des détails et une feuille comprenant un budget.

Comment déplacer des fichiers vers Google Drive ?

Pour déplacer des fichiers du serveur vers Google Drive, le mieux serait de le faire ce projet par projet ou par équipe. C'est une bonne occasion de supprimer les fichiers ou les dossiers en double. G Suite offre au moins quatre outils pour faciliter la transition.

Shared Drives, anciennement appelé Team Drives, permet aux utilisateurs de G Suite de créer des dossiers dans lesquels les éléments sont détenus par le lecteur partagé, et non par une personne ne particulier. Le flux de fichiers Google drive permet d'installer un logiciel qui offre un moyen familier d'accéder aux fichiers.