Adjoint(e) administratif (ve) – poste à pourvoir immédiatement – Accès Bénévolat

Présent dans la communauté montréalaise de l’est depuis 1982, Accès Bénévolat est un organisme communautaire sous régional qui met l’action bénévole et l’entraide au service de la communauté. Sa mission est d’accompagner et de soutenir les initiatives du milieu communautaire par la promotion du bénévolat et le déploiement de ressources bénévoles.

Accès Bénévolat compte sur un réseau de plus de 300 organisations, partenaires actifs de la promotion du bénévolat. Offrant un bénévolat de choix aux personnes qui désirent s’engager, Accès Bénévolat donne, par la même occasion, un précieux coup de pouce aux organismes dans son milieu.

Résumé de la fonction

Sous l’autorité de la direction générale et dans le respect des limites autorisées, l’adjoint (e) administratif (ve) coordonne ou exécute des tâches reliées au secrétariat, à l’administration et à la comptabilité dans le but d’optimiser l’administration de l’organisme et le déroulement des activités. En étroite collaboration avec la direction générale, il ou elle soutient la direction générale et l’équipe de travail dans la planification et la réalisation de leurs activités.

Ce poste demande de la discrétion et requiert, en plus de la maîtrise du français et des techniques de bureautique, tact, entregent et courtoisie, sens de l’organisation et initiative.

Responsabilités et tâches

• Accueille les visiteurs et répond aux demandes d’information générale
• Dépouille, distribue le courrier, traite les questions relevant de sa compétence et assure la circulation de l’information
• Tient à jour l’agenda commun de l’équipe et de la direction générale
• Assiste la direction générale dans la relation et les activités avec le conseil d’administration
• Assure le suivi du calendrier des échéanciers liés à l’administration (demandes de financement, réclamation des taxes, déclarations diverses, renouvellements services, etc.)
• Rédige la correspondance administrative et les procès-verbaux
• En collaboration avec les membres de l’équipe, veille à la révision linguistique et à la présentation adéquate des lettres officielles, rapports et autres documents
• Assume la logistique des réunions et des activités
• Compile les statistiques ou données pertinentes pour le suivi du plan d’action, des rapports de la direction générale et du rapport annuel
• Prépare et envoi les documents requis pour les redditions de comptes et des demandes de financement
• Collabore avec le responsable du soutien aux organismes dans la gestion des affiliations des membres
• Effectue les classements
• Gère la petite caisse, les comptes payables et recevables et effectue les dépôts
• Participe à l’élaboration du budget annuel
• Voit au bon fonctionnement des équipements de bureau et de sécurité
•  Garde à jour la liste des mots de passe des différents accès qui lui sont autorisés
• S’assure de la disponibilité des fournitures de bureau et d’entretien
• Accomplit, sur demande et dans la mesure de ses compétences, toute autre tâche connexe à la fonction

 Qualités personnelles et professionnelles

• Discrétion, jugement, honnêteté
• Courtoisie, entregent
• Initiative et autonomie
• Méthode et sens de l’organisation
• Polyvalence, débrouillardise et souplesse devant la diversité des tâches (capacité à gérer plusieurs tâches à la fois)
• Être à très à l’aise dans l’interaction par téléphone et courriel et avoir un intérêt marqué pour la planification
• Croyance en la valeur du bénévolat et sensibilité aux causes sociales et humanitaires

Exigences

• DEC en secrétariat ou en bureautique, AEC – programme d’adjoint administratif
• Trois (3) années d’expérience pertinente, selon le diplôme à l’appui de la candidature. Une expérience de travail supérieure peut compenser une scolarité moindre et vice-versa
• Expérience et habileté pour les communications téléphoniques et par courriel
• Maîtrise du français à l’oral et à l’écrit, anglais fonctionnel
• Bonne capacité rédactionnelle
• Maîtrise de Word, Excel, PowerPoint et Outlook
• Habilité à travailler avec une base de données
• Facilité à travailler en équipe
• Connaissances en comptabilité, un atout

Heures semaine
35 h /semaine Salaire
18,19$ Nature du poste
Poste permanent à pourvoir immédiatement, temps plein Comment postuler

Veuillez faire parvenir une lettre de motivation ainsi qu’un curriculum vitae avant le 4 juillet 2019
À l’attention de Tatiana Carol, directrice générale
par courriel à dg@accesbenevolat.org

Date limite pour postuler
Le jeudi 4 juillet 2019