Secrétaire administrative – Office municipal d’habitation de Montréal OMHM

Sous la supervision d’un directeur de Service ou de Module, le rôle principal du titulaire consiste à alléger le travail de son ou ses supérieurs par la prise en charge et la résolution de problèmes. Il participe à la coordination des activités et dossiers de l’unité administrative. Il assure également le support administratif et clérical de ce groupe et est appelé à exécuter les tâches et activités caractéristiques de secrétariat.

Admissibilité:

• Formation : Diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques de bureau.
• Expérience : Trois années d’expérience pertinente à un poste de secrétariat.
• Équivalences : Secondaire V général (DES) et une formation complémentaire en secrétariat ou bureautique et six (6) années d’expérience à un poste comparable ou
• Secondaire V professionnel (DEP) en techniques de secrétariat et six (6) années d’expérience pertinente.

Divers:

Connaissances générales minimum requises:

• Excellente connaissance du français parlé et écrit
• Connaissance fonctionnelle de l’anglais parlé et écrit
• Aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles
• Sens de l’organisation et de la planification
• Connaissances des divers logiciels et équipements bureautiques.

Exemples de tâches et responsabilités:

• Assiste son supérieur dans l’ensemble de ses fonctions.
• Traite la correspondance reçue, rédige et signe la correspondance d’ordre général, assemble la documentation nécessaire au personnel de l’unité pour le traitement des dossiers.
• Participe à la coordination et au suivi des différents dossiers traités au sein de l’unité et suggère des méthodes de fonctionnement.
• Assure le suivi et la compilation des relevés d’assiduité du personnel, complète ou prépare les formulaires relatifs aux vacances, maladie, demandes de remboursement ou autres documents relatifs à la gestion du personnel.
• Exécute la réception, le filtrage et l’acheminement du courrier, des appels téléphoniques, des courriels et des visiteurs.
• Fixe ou déplace les rendez-vous du supérieur selon les priorités, lui rappelle les dates de ses réunions et prépare la documentation requise, confirme sa présence à des réunions ou propose un remplaçant au besoin. Fait des arrangements relatifs aux déplacements de son supérieur (transport, hébergement, avance de fonds, etc.).
• Recueille les données nécessaires à la préparation ou à la révision des réquisitions et budgets, et s’assure de la disponibilité des crédits; procède à la vérification et au paiement de factures, à des transferts budgétaires et au suivi du budget dans le système financier. Peut-être appelé à gérer une petite caisse pour le remboursement de factures internes.
• Procède aux commandes et à la gestion des fournitures de bureau.
• Effectue le classement, le déclassement annuel et la gestion documentaire des documents de l’unité administrative.
• Assiste à des réunions, prend note des échanges et rédige des comptes rendus ou des procès-verbaux reflétant l’esprit des discussions et des décisions intervenues.
• Assure la transmission d’informations relatives aux politiques, procédures, lois et règlements régissant les activités des unités administratives.
• Effectue la révision finale des documents émis par le personnel de l’unité afin de s’assurer de la qualité de la présentation, de l’absence d’erreurs grammaticales, d’orthographe ou autre. Assure, au besoin, la mise à jour de documents et renseignements dans l’Intranet et l’Internet.
• Assure, lorsque requis de le faire, l’exécution de toute autre activité connexe qu’il est raisonnablement en mesure d’accomplir.

Heures semaine
35 Salaire
44 177 Nature du poste
temporaire

Comment postuler

Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur curriculum vitae accompagné d’une lettre de présentation
ainsi que leurs attestations d’études à l’attention du Service des ressources humaines, au plus tard le 5
juillet 2019 à 16 h 30 par courriel à l’adresse suivante : ressources.humaines@omhm.qc.ca

Seuls les candidats retenus seront contactés.

Date limite pour postuler
Le samedi 6 juillet 2019