Comment enrichir vos rapports et présentations avec de beaux graphiques

Il est important d'illustrer les rapports et les présentations avec des photos ou encore des graphiques afin qu'ils soient agréables à voir donc captivants, mais aussi et surtout faciles à comprendre. Actuellement, des outils sont disponibles pour vous aider à créer et personnaliser vos graphes même si vous n'êtes pas un " expert " en la matière.

De l'importance des graphiques dans un rapport

La plupart des gens regardent les images avant d'entamer une lecture. En général, ils décident de poursuivre lorsqu'une ou des images ont particulièrement éveillé leur curiosité. Ainsi, il est primordial de mettre en valeur les statistiques essentielles de vos rapports à l'aide de graphiques. Ce genre d'illustration est facile à lire, à comprendre et à interpréter, faisant plus rapidement passer l'information à communiquer. Par ailleurs, il a été prouvé que la majorité des personnes ont une mémoire visuelle et retiennent plus aisément les données imagées.

Après la rédaction, enregistrez votre travail sous format PDF. Ce type de fichier conserve fidèlement la mise en page d'origine et les images, peu importe le système d'exploitation ou la version de logiciel sous lequel vous l'ouvrez. En effet, il arrive quelquefois que les légendes des graphiques se dés-ordonnent ou les bâtons se décalent lorsque vous ouvrez votre présentation sur un nouvel appareil. Avec un fichier PDF, vous n'aurez pas ce genre de problème. De plus, le format PDF assure la sécurité de vos documents. Des systèmes de mots de passe ou signatures numériques sont disponibles afin qu'aucun individu non autorisé ne puisse modifier leur contenu.

Comment bien exploiter les graphiques dans vos présentations ?

Après avoir rédigé un rapport, il faut le présenter. Seules les parties stratégiques et essentielles doivent être mises en évidence, d'où l'utilité d'un diaporama PowerPoint. Il s'agit d'un outil permettant de diffuser un résumé des points importants du rapport pour accompagner une présentation orale. Les graphiques attirent l'attention de l'assistance et sont plus expressifs. Pour les personnaliser, utilisez des codes couleurs pour chaque catégorie et choisissez le type adéquat.

N'oubliez pas les légendes et les titres pour que tout le monde puisse suivre et comprendre le message que vous êtes en train de faire passer à l'oral, rien qu'en regardant le diaporama. Avec PowerPoint, il est même possible d'afficher petit à petit les barres, bâtonnets ou section de votre graphique pour maintenir l'attention du public et créer un effet de surprise par rapport aux résultats. En effet, si vous les exposez tous en même temps, vous leur donnerez les informations finales en avance et ils auront tendance à ne plus vous écouter.

Les outils

Pour les débutants, la création de graphiques pourrait sembler difficile. Cependant, il existe actuellement de nombreux outils gratuits ou payants, extrêmement faciles à utiliser pour vous aider dans votre tâche. En voici quelques exemples.

Chartify

Parmi les meilleurs outils gratuits et faciles à utiliser, vous pouvez compter Chartify. Il suffit d'ouvrir le site, sélectionner le style de graphique que vous souhaitez créer parmi les 8 proposés et procéder à la personnalisation. Le plus intéressant avec Chartify c'est que les données sont renseignées directement sur l'image, vous n'avez donc pas besoin de remplir de tableau. Quand vous êtes satisfait de votre travail, vous pouvez le télécharger ou juste le partager. Voici le lien sur ce service: https://chartify.io/

Movavi

Il vous permet non seulement de transformer/synthétiser vos documents en PDF, mais également de convertir vos photos en format PDF. Si vous avez une image ou un graphe en format JPG ou PNG, vous pouvez l'insérer facilement dans votre rapport PDF. Découvrez comment faire sur https://pdf.movavi.com/fr/convertir-jpeg-en-pdf.html

ChartBlocks

Dans la catégorie des outils payants, il y a ChartBlocks. À noter qu'il offre tout de même une version gratuite mais les options sont restreintes. Une fois que vous avez ouvert le site, il suffit de vous inscrire et vous connecter. Ensuite, suivez les directives du site pour réaliser la création et la personnalisation de votre graphique. À la fin, vous pouvez le télécharger en format PNG, PDF, SVG, EPS ou PS selon vos besoins. Il est également possible de le partager sur le Web. Le site est : https://www.chartblocks.com/fr/

D'autres plateformes comme ChartGo, LIVEGAPCHARTS, Hohli, PICTOVIA ou même Google Drive sont également excellentes dans le domaine.

Pour rédiger de bons rapports et préparer des présentations intéressantes, il est important de savoir créer des graphes. Plusieurs logiciels qui offrent des options plus qu'innovantes et faciles à utiliser sont disponibles sur la toile pour vous aider. Ensuite, insérez-les dans vos documents pdf ou sur PowerPoint pour un travail bien enrichi.

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