Comment mettre en place un suivi de projet

Mettre en place un suivi d’avancement du projet est impératif, car il faut savoir où l’on va ! Sans ce mécanisme, impossible d’avoir la lisibilité permettant d’orienter les actions, de comprendre les retards d’exécution puis de prendre des décisions permettant de les corriger. Impossible aussi de mesurer ce qui a déjà été fait et ce qui reste à faire. Explications.

Buts de la mise en place d’un suivi de projet

Lorsqu’au sein d’une organisation un travail est confié à un collaborateur, il faut déterminer de façon précise les travaux devant être entrepris. Il faut aussi avoir une idée du découpage chronologique des travaux et des moyens de confirmer l’atteinte des résultats. Le suivi de projet ce sont des outils de contrôle et de validation. Ainsi, il sera possible à chaque étape de confirmer de la façon la plus précise possible si le travail a été accompli. 

Les contraintes rencontrées dans l’exécution du travail seront répertoriées tout comme les stratégies de résolution de ces difficultés permettant d’atteindre les objectifs. En dehors de l’avantage de donner une visibilité immédiate, ces données serviront aussi à l’archivage et à la documentation. Les “bonnes pratiques” de l’organisation seront conservées et permettront aux générations suivantes de s’enrichir des stratégies ayant prouvé leur efficacité dans le passé.

Mise en place pratique d’un suivi de projet

Avant d’utiliser un logiciel de suivi de projet et de faire des rapports, toute la genèse du suivi commence avant la mise en place du projet. Il faut prévoir dès la rédaction du projet quelques points cardinaux :

• D’abord, quand les vérifications seront faites. Cela peut être hebdomadaire, mensuel, trimestriel, semestriel, annuel…
• Ensuite, il faut inclure les mécanismes de vérification. S’agira-t-il d’une transmission de documents via internet, via la poste ? L’équipe de suivi se déplacera-t-elle ?
• Enfin, il faut déterminer la composition de l’équipe de vérification.

Avantages du processus de suivi du projet

Dans toute société en particulier et généralement dans toute organisation, le suivi de projet occupe une place importante. Pour les gestionnaires du projet, cela permet de s’assurer de l’effectivité des différentes phases des activités et d’activer le décaissement des différents versements. 

Pour les partenaires accompagnant le projet, ce sera un moyen d’avoir une visibilité pour savoir à quel moment ils doivent intervenir dans le projet. À quelle échéance des “livrables” devront être remis aux équipes du projet.

Des outils tels que les diagrammes de Gantt permettront de visualiser de façon précise les activités.