Comment choisir son logiciel de gestion ?

26 avril 2019

Dans un monde où le numérique prend une place toujours plus importante, il semble impensable que la gestion de son entreprise reste à l’âge de pierre.

Les bénéfices qu’apportent les logiciels de gestion ne sont plus à prouver. Si vous en doutiez encore, voici comment votre solution de gestion peut devenir source de business pour votre entreprise.

Aujourd’hui sur le marché des logiciels de gestion, les éditeurs rivalisent d’ingéniosité et d’innovation pour proposer des solutions, toujours plus intuitives, toujours plus adaptables aux besoins les plus simples comme les plus avancés. Mais lequel choisir et sur quels critères ?

Logiciel de gestion commerciale simple ou ERP intégré ? Installé sur ordinateur ou en cloud ? Les possibilités sont multiples, et en tant qu’entrepreneur, vous pourriez vite vous y perdre, et investir dans un outil inadapté. Nous vous proposons de voir, en quelques points clés, comment choisir le futur compagnon de votre gestion quotidienne.

Bien définir son besoin

La toute première question à vous poser est : pourquoi souhaitez-vous vous équiper ? On trouve maintenant toute sorte de solutions ayant des utilités définies. Facturation, gestion commerciale au sens large, pilotage et reporting, comptabilité, CRM, etc. La liste est longue ! Avant même de vous mettre à la recherche de votre futur outil, il est nécessaire de bien définir quelle utilisation vous souhaitez en faire.

Vous pouvez également vous demander à qui le logiciel est destiné. Si vous êtes seul à l’utiliser pour faire vos devis et factures, un simple logiciel de facturation sera amplement suffisant. Pour une structure plus importante, une solution de gestion commerciale sera plutôt conseillée. Elle pourra être utilisée à la fois par votre force de vente pour la gestion des devis, des rendez-vous ou encore de leurs commissions, mais aussi par le service facturation. Il vous faudra donc pouvoir travailler à plusieurs en simultané sur votre logiciel. À l’inverse, une solution de comptabilité sera plutôt destinée uniquement à votre service comptable.

Choisir une solution adaptée à son métier

Savez-vous qu’il existe des solutions spécifiques à certains métiers ? Professionnels du bâtiment, commerçants, ou bien encore professions libérales : plus besoin de perdre du temps à adapter votre logiciel aux spécificités de votre activité. Ils sont conçus d’office pour en tenir compte.
Et pourquoi ne pas opter pour une offre modulaire ? Le principe est simple, un logiciel de gestion généraliste, auquel on vient greffer le module adapté à son besoin. De cette manière, vous pouvez construire un outil au plus proche de votre besoin.

Faire le point sur son budget

La facture peut très vite grimper lorsque l’on souhaite déployer un ERP. Sachez que, bien souvent, les logiciels d’un même éditeur se synchronisent entre eux. En plus de vous faire gagner un temps précieux en permettant à vos collaborateurs de travailler sur une base commune, ils seront bien moins coûteux qu’un ERP intégré.
Vous pourrez également trouver des solutions dites « open source ». Il s’agit de logiciels libres de droit, gratuits (ou presque) la plupart du temps.
Votre outil de gestion va accompagner votre développement tout au long de la vie de votre entreprise. Il est donc important de choisir un éditeur pérenne, historiquement positionné sur le marché et bien au fait de la règlementation en vigueur. Vous vous assurez aussi de pouvoir bénéficier d’un accompagnement dans le déploiement et l’utilisation quotidienne, ce qu’un éditeur gratuit ne pourra malheureusement pas vous proposer.

Cloud ou pas cloud ?

Rendre les données de son entreprise accessibles par internet peut faire peur. Les logiciels en ligne ont pourtant bien des avantages comparés à leurs petits frères installés sur ordinateur. Le 1er reste bien-entendu la mobilité. En choisissant un logiciel en ligne, vous permettez à l’ensemble de vos collaborateurs de l’emporter partout avec eux et d’y accéder quand ils le souhaitent.

2ème avantage : la plupart du temps, ce type de solution est disponible sous forme d’abonnement. Vous pouvez ainsi moduler le nombre d’utilisateurs suivant votre besoin, et mettre un terme à votre abonnement quand bon vous semble. Une liberté appréciable, vous en conviendrez.

Aussi, les services et mises à jour sont généralement inclus. Finie donc la mauvaise surprise de devoir acquérir au pied levé la dernière version pour s’assurer de travailler sur une solution conforme et optimisée. Plus besoin non plus de rallonger la facture pour bénéficier d’une assistance dans son utilisation.

Enfin, vous économisez sur le poste « infrastructure ». Le logiciel étant hébergé par l’éditeur, plus besoin d’investir dans des serveurs ou ordinateurs respectant une liste de configurations longue comme le bras. Vous n’avez plus à vous soucier non plus de vos sauvegardes qui sont automatiques. Et en cas de crash PC vous gardez l’esprit tranquille.

Et la sécurité de vos données dans tout ça me direz-vous ? N’ayez crainte, certains éditeurs, comme EBP Informatique, ont fait le choix d’héberger et d’administrer leurs solutions sur des serveurs en France, afin de garder un contrôle total sur le stockage des données de leurs clients.

En conclusion

La mise en place d’une solution de gestion doit avant tout simplifier et optimiser votre gestion au quotidien. Ceci afin que vous puissiez continuer à vous concentrer sur votre cœur de métier.

Quel que soit l’outil que vous choisirez d’adopter, il devra impérativement :

- simplifier vos tâches quotidiennes pour vos devis et votre facturation
– vous donner facilement des indicateurs clés sur votre activité
- vous aider à piloter au mieux les ressources financières de votre entreprise
- vous permettre de véhiculer une image professionnelle auprès de vos clients

Maintenant que vous avez toutes les cartes en main, vous êtes prêts à passer le cap !