Adjoint·e administratif·ve – Festival du nouveau cinéma de Montréal (FNC)

Contractuel du 8 mai 2019 au 8 novembre 2019
Date limite pour postuler: 11 avril 2019

IMPORTANT: Le/la candidat.e doit être admissible à la subvention salariale Emploi Québec.

Depuis sa création en 1971, le Festival du nouveau cinéma de Montréal (FNC) est voué à la diffusion et au développement des nouvelles pratiques dans le domaine du cinéma et des nouvelles technologies. Il constitue un tremplin pour faire connaitre des œuvres originales et inédites, favorisant le développement du cinéma d’auteur et de la création numérique.

L’adjoint.e administratif.ve relève de la responsable du financement public et des relations gouvernementales mais il/elle occupe une position centrale, en relation avec les différents départements du Festival : programmation, communication, production… Il/Elle a pour principale tâche d’assurer un travail général de bureautique et de réception (accueil, gestion des appels, messages et invitations) mais peut répondre à d’autres tâches administratives connexes en soutien aux différents départements du Festival.

DÉFINITION DES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

> Assurer l’accueil des personnes qui se présentent au bureau du Festival
> Recevoir, noter et transmettre les appels téléphoniques, prendre les messages
> Répondre à toute question concernant les soumissions et solliciter les personnes compétentes au sein du Festival selon la nature de la demande
> Donner les informations pertinentes relatives à la programmation, la billetterie et les lieux du Festival
> Assurer le suivi administratif des réunions d’équipe : préparer l’ordre du jour, prendre des notes et rédiger les minutes

> Effectuer un travail général de bureau :

• Gérer le courrier, y compris via messageries, et recevoir les fax
• Gérer la boite courriel de la réception, répondre aux courriels et les transférer aux personnes concernées
• Collaborer à l’organisation matérielle du Festival et veiller notamment au bon fonctionnement des outils informatiques
• Assurer l’ordre dans l’espace d’accueil et dans l’espace de repas
• Assurer l’inventaire et la gestion des journaux ainsi que de la documentation à la disposition du personnel
• Assurer la gestion de l’entrepôt. Veiller à l’inventaire des fournitures de bureau, de la cuisine et faire les commandes appropriées

> Gérer les listes d’invitations pour les différents évènements du Festival (Ouverture, Clôture, évènements spéciaux, activités professionnelles, etc):

• Collecter les coordonnées et mettre à jour les informations dans les listings existants
• Configurer l’envoi à travers notre plateforme de publipostage (Mailchimp)
• Compiler les RSVP et formaliser les listes des confirmés

> Assurer un soutien administratif ponctuel auprès des autres départements du Festival, notamment :

• Programmation : collecter le matériel promotionnel en lien avec les films confirmés de la programmation, coordonner la saisie d’informations sur Zone Festival, gérer l’agenda des invités pendant le Festival, et autres tâches administratives relatives à la programmation
• Communication : contribuer à la gestion des listes d’invités lors de la soirée d’Ouverture et de Clôture
• Administration : soutenir la responsable du financement public dans la préparation des demandes de subventions et des rapports d’activités notamment via la collecte d’informations et de données auprès des autres départements

PROFILS ET EXPÉRIENCES RECHERCHÉS

> Excellente maitrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit et des outils de bureautique Office MAC (Word, Excel, Powerpoint, Mail)
> Personnalité accueillante et souriante
> Dynamisme, autonomie, esprit d’initiative, flexibilité, proactivité et sens de l’organisation
> Capacité à travailler en équipe de façon soutenue, aptitude au travail sous pression et à faire face à des délais courts inhérents au mode évènementiel
> Connaissances en base de données (Mailchimp) et plateformes de soumissions (FilmFreeway, Withoutabox et Zone Festival)
> Connaissances informatiques (configuration des boîtes mails, préparation des ordinateurs, etc.) un atout

CONDITIONS

> Le/la candidat.e doit être admissible à la subvention salariale Emploi Québec. 
> Durée de l’emploi : approximativement du 8 mai au 8 novembre 2019, soit 26 semaines
> Nombres d’heures par semaine : 40 (base)
> Rémunération : variable selon expérience

Les personnes intéressées doivent faire parvenir une lettre de motivation et leur curriculum vitae par courriel au plus tard le 11 avril 2019 à Clotilde de Swarte cdeswarte@nouveaucinema.ca. Seules les personnes retenues seront contactées.