3 résolutions d’un Chef de département pour la gestion de ses ressources externes.

Période des fêtes de fin d'année, campagnes de cartes de vœux, il est l'heure pour tous (ou presque) du bilan. Lors d'une discussion avec l'un de nos clients Responsable de département, nous parlons de la pluie, du beau temps, d'OBMS puis vient la question " Quelle leçon tirer cette année en matière d'achats et gestion de prestations intellectuelles? " . Sa réponse a été qu'il souhaite tirer davantage du parti de ses talents externes afin d'apporter plus de valeur à l'entreprise.

Vos ressources peuvent vous apporter plus, permettre à l'entreprise de faire des choix plus stratégiques en matière d'innovation par exemple ou de porter un regard avec plus de recul qu'un interne.

Pour cela, voici ses 3 résolutions:

RÉSOLUTION 1: Un meilleur sourcing

Aller au-delà d'un simple sourcing, cela parait simple mais pourtant. La cause d'un grand nombre de prestations jugées de mauvaise qualité (ou simplement moins bien que ce qui était attendu) pourrait être due à un besoin mal exprimé. L'expression du besoin est la première étape dans vos projets d'externalisation et pas des moindres. Ainsi être plus précis et plus clair quant à ce qui est attendu permet d'éviter le risque de recevoir des réponses incohérentes ou de laisser passer des profils plus adaptés.

RÉSOLUTION 2 : Une meilleure intégration
Lors des phases d'Onboarding pour vos projets en Assistance Technique, le prestataire intègre vos équipes d'internes. Ces derniers possèdent une meilleure connaissance du produit, de la cible (le client) et des méthodes de travail propres à votre entreprise. Préparer davantage vos travailleurs externes en leur donnant le plus d'informations clés avant de démarrer le projet pourrait s'avérer être bénéfique et apporter un gain en productivité et en efficacité. Egalement, un retour d'expérience de Freelances démontrait que parmi les désavantages qu'ils pouvaient rencontrer en étant travailleur indépendant il y avait le fait de ne pas se sentir suffisamment intégré aux équipes internes. Ce manque d'appartenance peut pousser ces derniers à rester dans leur coin, ne pas échanger et par conséquent garder une idée, des suggestions utiles à l'entreprise. Qui sait?

RÉSOLUTION 3: Un meilleur feedback
Dans un premier temps en début de projet par un " Constat d'étonnement ". Il consiste, après 3 semaines, à demander à votre ressource de faire un constat de ce qui l'aura étonné ,au sein de l'entreprise, aussi bien en positif qu'en négatif.
Ensuite, à la fin de votre projet externalisé, arrive le moment de juger la qualité de la prestation rendue par le prestataire. Au-delà du reporting fait entre son fournisseur et lui, de la note qualité attribuée pour la prestation, donnez l'occasion au consultant de faire à son tour le compte-rendu de son expérience. C'est obtenir le retour d'une personne qui a l'expérience du produit et un regard extérieur avec le recul nécessaire pour donner son avis. Un avis sur le produit, les processus utilisés par l'entreprise et d'éventuels axes d'amélioration à considérer.

Il s'agit là de principes simples mais qui ne sont pas forcément appliqués à ce jour par l'ensemble des responsables de département, IT manager en charge de gérer des ressources externes pour la transformation digitale de leur entreprise. Pourtant, ils pourraient permettre ne serait-ce qu'une infime mais bénéfique amélioration à l'entreprise qui aura su tirer plus de l'intelligence de vos talents externes.

N'hésitez pas à partager entre lecteur vos avis et résolutions pour cette nouvelle année.