Bien choisir le lieu pour vos événements pros d’envergure

L’une des tâches les plus dures à faire dans l’organisation évènementielle, c’est trouver le lieu adapté à votre événement et à votre budget. Plusieurs critères doivent être passés en revue pour ce faire. Voici quelques points qui vous permettront de trouver plus rapidement et efficacement le bon lieu où organiser votre événement professionnel.

La renommée et l’envergure de votre événement

Les événements que vous organisez sont une occasion pour la communauté que vous vous êtes construite de se serrer la main. Ils pourront alors échanger sur les expériences qu’ils ont eues en faisant appel à vos services. Votre événement vous permet également de sortir du virtuel et de vous engager dans une relation durable avec vos collaborateurs ou clients. C’est pour toutes ces raisons que l’organisation d’un événement ne s’improvise pas.

La renommée et l’envergure de l’événement que vous organisez comptent énormément lorsque vous devez choisir la salle. Vous pouvez les déterminer facilement si vous connaissez le profil type des invités et leur nombre. Optez pour un lieu qui dispose déjà d’une renommée internationale pour des événements de grande envergure, ce qui est le cas pour le centre de Congrès en Suisse à Lausanne. Il s’agit notamment de l’un des lieux les plus prisés des professionnels dans la région lémanique. La modernité des lieux va séduire vos invités et sera digne de la notoriété de votre entreprise.

La capacité d’accueil

Il est inutile de faire la visite d’un lieu qui ne peut pas accueillir l’ensemble de vos invités pendant une journée. Il vous faut alors un centre spacieux et modulable, si vous devez par exemple faire une formation pour trois catégories d’invités. Il vous sera également utile si vous avez deux ou trois personnes qui doivent faire leur représentation en même temps. La modularité est un critère important, elle signifie que le bâtiment en question peut s’adapter à toute sorte d’événements. SwissTech Convention Center propose notamment un bâtiment à trois auditoires avec deux mécanismes de modularité : murs coulissants et technologie Gala Venue. Le centre est donc 100 % flexible et il peut faire jusqu’à 20 pièces. Que vous prévoyiez 40 ou 3000 invités, vous pourrez profiter de ce bâtiment moderne.

Les services proposés

Organiser un événement n’est pas facile, c’est pourquoi vous devez choisir un lieu qui vous facilite la tâche. Pour ce faire, il faut qu’il ait une large palette de services accompagnant la location de la salle. Les services proposés vous aident pour une organisation optimale. Voici quelques prestations qui pourront être les clés du succès de votre événement.

Les services humains

• Évent Manager : S’agit-il du tout premier événement d’envergure que vous avez à organiser ? Entourez-vous si possible d’une équipe professionnelle en mesure de vous accompagner tout le long de la réalisation de l’événement.
• Un service traiteur : un service traiteur là où vous louez votre salle vous permet de ne plus vous soucier du choix de prestataire pour ce service en particulier. Offrez à vos invités une expérience culinaire mémorable surtout s’ils viennent d’autre pays ou d’autres régions ! De plus, vous pouvez être certain de confier le service traiteur à un professionnel qui a fait ses preuves. Discrétion et efficacité seront donc au rendez-vous, car vous avez affaire à un traiteur et une équipe expérimentée. Ils ont l’habitude de travailler dans les lieux pour vous assurer l’excellence.
• Des hôtesses : rares sont les événements qui n’ont pas d’hôtesses de nos jours. D’autant plus que lorsque vous organisez un événement d’envergure dans un lieu de notoriété, il faut au moins des hôtesses d’accueil. Vous pouvez également demander à votre prestataire de location de Centre s’il peut mettre des hôtesses à votre disposition. Si ce n’est pas le cas, vous devrez faire appel à une agence spécialisée, ce qui peut être un casse-tête en plus.
• Le nettoyage : le nettoyage avant ou à la fin de la journée fait souvent l’objet d’insatisfaction. Alors, n’hésitez pas à demander qui doit l’effectuer tous les jours avant que l’événement débute et qui prend en charge la remise en état du lieu à la fin du contrat de location.

Les services techniques et matériels

• Les matériels audiovisuels : s’il vous est possible d’obtenir les matériels nécessaires sur les lieux, cela vous fera une belle économie et des choses à penser en moins. On peut par exemple mentionner le projecteur, l’éclairage et les effets sonores. Assurez-vous d’avoir une équipe technique performante qui peut animer vos présentations avec la location des matériels.
• L’agencement et la décoration : l’agencement qui peut être capital pour certains types d’événements. Renseignez-vous alors sur la possibilité d’avoir des agencements ainsi qu’une décoration adaptée à vos besoins si cela vous est utile. Pour savoir ce dont vous pouvez avoir besoin, il convient de commencer par l’agencement et la décoration qui accompagnent la location de la salle. C’est en fonction de cela que vous pourrez savoir si vous devez rajouter des mobiliers ou de la déco en plus.
• Il y a également les petites valeurs ajoutées que l’on peut vous proposer dans un centre en particulier : le système de vote, service de traduction, éclairage personnalisé, effets sonores, retransmission en direct, etc. Ce sont toutes ces petites choses qui feront que votre événement sera à la hauteur des attentes de vos convives.

La facilité d’accès du lieu

Bien choisir le bon endroit pour organiser un événement pro, c’est également vous assurer que le lieu est facilement accessible. C’est-à-dire que les invités doivent le trouver aisément. S’ils doivent arriver directement de l’aéroport, la proximité peut être un atout de taille pour un lieu en particulier. Les convives doivent pouvoir trouver un parking rapidement s’ils viennent en voiture. En principe, s’ils peuvent se rendre sur le site de lieu où se déroulera l’événement, ils doivent pouvoir trouver un plan d’accès.

Les activités et les hôtels à proximité

Si votre événement se tient pendant plusieurs jours, il faut vous assurer qu’ils aient de quoi s’occuper lorsqu’ils ne sont pas à la conférence ou au séminaire. Vous pouvez même organiser des animations sportives ou culturelles auxquels ils peuvent participer. En optant pour un endroit qui n’est pas bien loin des hôtels étoilés dans les villes, vous pouvez également vous assurer que tout le monde sera à l’heure.