Idées reçues : les devis et factures, ça prend du temps !

Episode 2 – Pilotage d’entreprise et idées reçues : « les devis et factures, ça prend du temps ! »

Les nouvelles générations de solutions de gestion dédiées aux TPE, telles qu’EBP Horizon, permettent de doter les dirigeants d’outils aussi ergonomiques que collaboratifs et de faire disparaître les idées reçues sur la gestion et le pilotage d’entreprise.

L’aspect parfois technique de la comptabilité est une fausse idée reçue que nous avons traitée dans un précédent article et qui fait partie des a priori qui freinent la digitalisation de la gestion au quotidien. Beaucoup de dirigeants pensent que « faire les devis et les factures, ça prend du temps » et que le bon vieux tableur (et les habitudes qui vont avec) fait bien l’affaire. On vous prouve le contraire… Prêts ?

La facturation ? Le nerf de la guerre pour une entreprise !

Votre expert-comptable vous l’a probablement dit : une entreprise qui ne peut pas facturer ou qui prend du retard dans sa facturation est une entreprise en danger. C’est donc un point essentiel de la performance de gestion d’une entreprise. Et ça, quelle que soit sa taille. Encore faut-il être en mesure d’établir sa facturation (et ses devis) de façon rapide et fiable. Et surtout d’en assurer le suivi.

Ce qui peut paraître une évidence sur le papier, ne l’est pas toujours sur le terrain. Vous-même, combien avez-vous croisé d’entreprises venues établir un devis que vous n’avez reçu que le 31 décembre ? Ou qui ont effectué des travaux et ne vous ont adressé la facture qu’en fin d’année ?

La faute à qui ? Essentiellement à la difficulté d’établir des devis et des factures rapidement et surtout de tracer les différentes étapes : devis, bons de commande, factures, règlements…
Or, le suivi des devis et de la facturation sont deux étapes indispensables pour assurer la croissance du chiffre d’affaires de l’entreprise mais aussi la solidité de sa trésorerie.

Comment deviser et facturer sans perdre de temps ?

Connaissez-vous l’histoire du bûcheron ? Il était une fois un homme qui se promène dans la forêt. Sur le chemin, il croise un bûcheron qui scie une grosse branche avec une scie mal aiguisée. L’homme lui demande pourquoi il n’aiguise pas sa scie pour être plus efficace. Le bûcheron lui répond qu’il n’a pas le temps, il est en train de scier…

La morale de cette histoire s’applique parfaitement à la facturation et à la création des devis. Nombre de collaborateurs et de dirigeants peinent à créer leurs devis ou à facturer par manque d’outils adaptés (et donc de temps…). Sans devis pas de facture, sans facture pas de CA, sans CA pas de trésorerie… Vous voyez le tableau ?

Encore beaucoup d’entreprises utilisent les outils de bureautique pour créer leurs factures et devis. Cela implique de construire des tableurs pour assurer le suivi de leur activité et de se retrouver confrontés à 3 difficultés majeures :
- les listings ne sont pas mis à jour en temps réel (ce qui rend difficile le pilotage de l’activité),
- ils ne sont pas conçus pour un travail collaboratif (les mails s’accumulent),
- et ils ne sont que très rarement accessibles en mobilité…
Sans compter la difficulté de l’expert-comptable à suivre l’activité de son client…

EBP Horizon, la plateforme full web pensée pour les entrepreneurs

Devis – Facturation – Trésorerie – Compta

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Des solutions de gestion qui veulent du bien à votre facturation (et à votre chiffre d’affaires !)

Seule l’automatisation de la gestion des devis et factures grâce à un logiciel permet de résoudre cette problématique. Les nouvelles générations de solutions de gestion telles qu’EBP Horizon permettent de saisir en quelques clics efficaces les documents commerciaux. Les factures et devis créés alimentent automatiquement les tableaux de bord, proposant en temps réel un aperçu du CA prévisionnel (grâce à la consolidation des devis), de la facturation, des retards de règlement et de la trésorerie. L’analyse et le pilotage de l’activité sont facilités, les dérapages identifiés et les mesures de corrections plus rapidement mises en place.
Autre point fort de ce type de solution : l’accès en mobilité qui permet de créer des devis n’importe où et donner rapidement une évaluation budgétaire et technique aux clients.

Grâce aux nouveaux outils digitaux de gestion, les entreprises gagnent aisément du temps (et de l’argent), sont plus réactives, renforcent leur relation client et développent leur image de marque grâce à des outils modernes et innovants.