Comment annuler un mail déjà envoyé ?

Combien de fois avez-vous souhaité pouvoir annuler un mail après l’avoir envoyé à une mauvaise personne, simplement que vous avez immédiatement regretté ? Peut-être que vous avez facturé le mauvais client, ou oublié de joindre un fichier avant d’appuyer sur « Envoyer ». Ou peut-être avez-vous envoyé à votre patron un message que vous aviez l’intention d’envoyer à votre meilleur ami ?

Bien que ces exemples puissent certainement être embarrassants, d’autres erreurs peuvent vous causer des ennuis légaux. Par exemple, les fournisseurs de soins de santé et d’autres entités couvertes peuvent violer HIPAA en envoyant un courriel contenant des informations de santé protégées (PHI) à la mauvaise personne. Les entités pourraient envisager des amendes allant jusqu’à 50 000 $ pour une seule erreur de mail.

Heureusement, il existe plusieurs façons d’annuler des mails. Gmail et Outlook offrent tous les deux des fonctions d’annulation natives, même si elles ont quelques limites. Si vous n’utilisez pas Gmail ou Outlook – ou si vous voulez un peu plus de contrôle sur quand et à qui vous pouvez annuler un mail – vous pouvez également utiliser Virtru pour envoyer puis révoquer des messages sécurisés à tout moment.

Allons voir plus de détails sur les possibilités d’annuler un mail déjà envoyé.

1. Annuler un e-mail à l’aide de la fonction Annuler l’envoi de Gmail

Si vous êtes un utilisateur de Gmail, vous connaissez peut-être la fonctionnalité d’annulation d’envoi de Google Labs. Pendant des années, cette fonctionnalité expérimentale était disponible pour les utilisateurs avisés qui voulaient annuler des mails qu’ils avaient envoyés en utilisant ce client populaire. (Si vous utilisez Google Apps for Work (désormais appelé G Suite), vous devez toujours accéder à la fonction Annuler l’envoi via Google Labs.)

En date du 23 juin, la fonctionnalité Annuler l’envoi est passée de Google Labs à Gmail et constitue l’un des nombreux paramètres que vous pouvez configurer directement dans votre boîte de réception. Alors que la fonctionnalité Annuler l’envoi est limitée, elle peut rapidement sauver les utilisateurs d’un embarras potentiel – à condition qu’ils puissent réagir à temps.

Pour configurer la fonction Annuler l’envoi (et assurez-vous qu’elle est activée) :

1. Cliquez sur l’icône en forme de roue dentée dans l’angle supérieur droit de votre écran Gmail.
2. Cliquez sur « Paramètres ».
3. Sélectionnez l’onglet « Général » et naviguez jusqu’à « Annuler l’envoi ».
4. Cochez la case d’option « Activer Annuler l’envoi ».
5. À l’aide du menu déroulant, étendez la période d’annulation de 5 à 30 secondes.
6. Faites défiler vers le bas et cliquez sur « Enregistrer les modifications ».

Notez que cela active uniquement la fonction – c’est une mesure préventive. Si la case à cocher à côté de « Activer Annuler l’envoi » n’est pas sélectionnée au moment où vous avez besoin d’annuler un email, vous n’avez pas de chance.

Une fois que vous avez configuré Annuler l’envoi, il est facile d’annuler des mails, à condition que vous soyez rapide. Dans les 30 secondes suivant l’envoi de votre mail (ou moins, si vous n’avez pas configuré Annuler l’envoi pour 30 secondes), vous verrez une info-bulle jaune en haut de votre boîte de réception indiquant « Votre message a été envoyé. Annuler. Afficher le message ». Cliquez sur « Annuler » pour annuler le mail et vous serez redirigé vers le brouillon de ce mail, dans lequel vous pourrez apporter des modifications ou supprimer entièrement le message.

Bien que la possibilité d’annuler le mail dans les 30 secondes soit une fonctionnalité intéressante, une demi-minute suffit à peine pour reconnaître une erreur, surmonter votre sentiment de panique et arrêter le message – particulièrement si vous avez déjà fermé Gmail ou que vous avez une connexion lente. Dans ce cas, vous n’annulez vraiment pas le mail, mais vous retardez simplement le processus d’envoi.

2. Annuler un mail à l’aide d’Outlook

Microsoft Outlook permet de remplacer ou d’annuler les emails qui n’ont pas encore été lus par le destinataire. Après avoir envoyé votre mail par erreur, allez dans votre dossier « Éléments envoyés » et cliquez sur l’onglet « Fichier ». Dans le menu « Info », cliquez sur le bouton « Renvoyer ou Annuler » et sélectionnez « Annuler ce message ». C’est facile !

Mais, il y a une chose que vous devriez savoir sur l’annulation des mails dans Outlook. Si les destinataires sont également sur Microsoft Exchange, la rétraction des messages est facile. Vous pouvez même utiliser la fonction « Remplacer » pour modifier et renvoyer le mail avec les bons contenus.

Mais si vos destinataires ne sont pas connectés, ou s’ils n’utilisent pas Microsoft Exchange, vous ne pouvez pas utiliser la fonction d’annulation de mail. Si vos destinataires utilisent un autre service, comme Gmail ou Apple Mail, la fonction d’annulation est fondamentalement inutile.

Il y a aussi d’autres problèmes. Selon Microsoft Outlook, les utilisateurs ayant activé le volet de visualisation peuvent toujours être en mesure de lire le message en question. Cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas apporter de modifications et renvoyer le mail – vous pouvez le faire – mais, vous devriez peut-être avertir le destinataire de la raison pour laquelle il reçoit deux messages.